02/08/2021

Gestion numérique des documents: Utiliser le potentiel

En tant que responsable financier ou de propriétaire d’une entreprise, il relève de vos activités de remettre en cause sous forme critique les processus internes et de les rationnaliser. D’autres réductions de coûts peuvent être ainsi obtenues sous forme durable. En outre, ce ne sont pas seulement les relations commerciales qui deviennent plus complexes, mais les exigences posées à la «Compliance» augmentent. Plus de règles est synonyme, pour vous, de plus de risques professionnels. Car, en cas de difficulté, vous pouvez en être tenu personnellement responsable. Une gestion numérique des contrats crée ici les bases vous permettant de garder une vue d’ensemble.

De: Andreas Bünter   Imprimer Partager  

Andreas Bünter

Andreas Bünter est expert en gestion des coûts et des recettes des entreprises moyennes. Il conseille des clients de l’industrie, du commerce et de la santé. Il est analyste financier avec dipl. féd. et auteur du livre «Transformation numérique pour accroître sa compétitivité».

Gestion numérique des documents

Des solutions systématiques accroissent la sécurité

Que ce soit avec des partenaires, des clients ou des employeurs – les documents, les conventions, les contrats constituent les fondements de tout déroulement économique au niveau de l’entreprise. Même dans le cadre de projets, il existe une multitude de conventions qui doivent représenter votre entreprise sous forme transparente. De nos jours, il arrive souvent que le nombre de contrats gérés avec les partenaires commerciaux soit plus élevé que par le passé.

Au lieu d’un contrat à long terme négocié en termes de principes avec un partenaire externe fixe, les entreprises passent de plus en plus souvent de petites commandes aux fournisseurs les moins onéreux. Vient s’y rajouter le fait que les contrats sont régulièrement ajustés, notamment dans le cadre des relations avec les fournisseurs, et qu’ils doivent suivre les évolutions récentes.

Une gestion numérique des contrats crée les bases afin de conserver une vue d’ensemble. Ce qui soutient les achats lors de l’évaluation des offres afin de gagner du temps et de faire des économies. Que les achats soient réalisés par du personnel interne ou par des spécialistes «outsourcés», l’accès rapide aux informations par le donneur d’ordre est encore plus important que lorsque cela survient sous forme interne. Viennent s’y ajouter les domaines du traitement des factures, de la gestion administrative du personnel et de l’archivage.

Une solution numérique systématique permet le traitement, la surveillance et l’évaluation complets des factures, des documents et des contrats ainsi que leur sauvegarde et leur archivage sûrs. La gestion des documents peut par ailleurs être organisée sous forme active afin de traiter les libérations de factures, de créer des contrats ou de les résilier. Ce qui représente l’intégralité du spectre d’un processus d’achat resp. contractuel.

Avantages d’une gestion numérique des documents

L’importance économique des contrats pour une entreprise est incontestée. Il est d’autant plus étonnant que certaines grandes entreprises ne disposent pas encore des supports techniques nécessaires entre les départements et les différents lieux afin de créer une gestion solide des contrats qui, en même temps, reste simple à utiliser. Indépendamment des exigences posées par la Compliance qui ne sont pas satisfaites. Il n’est pas rare qu’un petit nombre de développements internes efficaces ou des disques sur des serveurs soient utilisés pour «ranger» les documents.

La gestion électronique de documents est également utile dans les domaines suivants: en matière d’archivage (stockage et récupération faciles), dans la gestion des courriels (cela ne vous surprendra pas), dans le traitement des factures et dans la communication au sein des équipes. Ce dernier champ concerne, par exemple, les domaines de la vente, du service clients en relation avec la production et les prestations de services. Une administration plus efficace du personnel est également possible via une gestion numérique des documents et des workflows.

Parfois, les contrats, les procès-verbaux d’entretiens et d’autres informations pertinentes en termes juridiques se trouvent sur des disques durs locaux, dans le pire des cas, sur des appareils mobiles susceptibles d’être volés comme les ordinateurs portables. De temps à autre, la gestion des contrats archivés se fait sous forme de documents papier, bien que les avantages d’une numérisation des contrats devraient convaincre tout un chacun.

Les entreprises qui se décident à gérer leurs documents et leurs contrats sous forme numérique travaillent de manière plus efficace, moins chère et plus sûre. Car la gestion de documents garantit que toutes les informations seront enregistrées sous forme parfaitement structurée et centralisée. Ce qui fait qu’elles seront identifiables en permanence. Ce qui, à son tour, permettra une meilleure planification pour la direction et offrira un aperçu transparent sur toutes les factures, contrats et relations commerciales.

Collaboration efficace interdépartementale quel que soit le lieu

La gestion numérique des documents peut soutenir la coopération entre les départements individuels. Des processus transdépartementaux vont de la création des offres et la rédaction des contrats aux processus consécutifs de contrôle et de libération pour les offres, les factures, les candidatures et jusqu’à la prolongation des contrats ou leur résiliation en passant par la gestion des modèles correspondants. À l’aide des déroulements définis au préalable, la concordance et la libération des contrats surviennent sous forme électronique entre les départements techniques, juridique, mais aussi de vente, de production et le management. Les dossiers des contrats et les offres peuvent ainsi être mis à disposition d’externes en cas de besoin.

Hausse des bénéfices par gain de temps

Grâce à la gestion numérique des documents, une entreprise peut non seulement travailler de manière plus efficace en termes économiques, mais aussi accroître sa rentabilité étant donné que de nombreux déroulements automatisés et la gestion centralisée de tous les documents importants promettent un gain de temps important.

Capacité concurrentielle

C’est en particulier dans les périodes de grande incertitude économique que les grandes entreprises et celles qui sont actives sur le plan international font confiance aux avantages de la gestion numérique de documents, ce qui leur permet de mieux s’imposer contre des concurrents puissants, dynamiques et à croissance toujours plus rapide.

Des processus automatisés

Avec le rappel automatique des rendez-vous et des délais ainsi qu’avec l’affectation des compétences à des domaines, des départements ou des clients spécifiques, vous êtes en mesure de respecter les échéances contractuelles et de prolonger ou de résilier les contrats dans les délais. En peu de clics, des rapports et des statistiques sont créés et les déroulements de travail sont protocolés pour tous les collaborateurs, ils sont structurés et affectés aux documents correspondants. Les Workflows soutiennent également le traitement des factures reçues (achats), des dossiers personnels et de nombreux autres documents du service à la clientèle et de la maintenance.

Potentiel d’efficacité

Plus il y aura de factures entrantes, plus il y aura de contrats à gérer et de collaborateurs, de départements et de localisations à intégrer, plus le potentiel d’efficacité par le recours à une solution de gestion numérique des documents va s’avérer utile.

Ceci est un article gratuit. Vous souhaitez en découvrir plus? Commandez la Newsletter Finance et Comptabilité et profitez de précieuses informations pratiques 10 fois par an.

Quelques étapes vers la gestion numérique des documents

1. Définition des fondamentaux

Avant de déployer un système de gestion des documents, vous devez faire un état des lieux et clarifier les questions centrales. Il est recommandé d’examiner chaque domaine de l’entreprise au niveau individuel afin d’obtenir un aperçu des exigences posées à la gestion des documents et au logiciel à acquérir. Les experts proposent des séminaires spécifiques à ce sujet au cours desquels  sont analysés, ensemble avec la direction et avec les départements techniques, comment les factures entrantes, les dossiers de contrats et de personnel et les processus en découlant peuvent être représentés au mieux dans la solution numérique.

2. Choix du logiciel approprié

Après une analyse réussie des processus à représenter, on passe au déploiement du logiciel, soit sous forme classique «on premises» (sur place), soit en tant que «Software as a Service» (SaaS) dans le Cloud. L’application sur place peut être intégrée rapidement dans l’informatique de l’entreprise étant donné qu’elle sera liée aux systèmes existants tels qu’un ERP. Sous forme imagée, c’est comme si on ajoutait un moteur extérieur au bateau sans changements dans l’architecture de ce dernier.

Avec une solution Cloud, le client est même encore plus rapidement productif. Car la solution peut être utilisée sans interférer avec l’informatique étant donné que les solutions Cloud travaillent avec des connecteurs qui garantissent l’échange de données en temps réel. Souvent, les Workflows sont préconfigurés. Ce qui permet un déploiement en quelques jours et non plus en quelques mois. La réduction significative des coûts de démarrage et d’exploitation a des effets secondaires bienvenus. Étant donné que les solutions Cloud tournent sur des fermes de serveurs européens et nationaux, les réflexions relatives au stockage de données aux États-Unis ou ailleurs tombent généralement d’elles-mêmes.

Les prix des logiciels de gestion documentaire varient en fonction de la taille de l’entreprise correspondante, autrement dit, du nombre d’utilisateurs et de l’espace requis de stockage (mesuré en Go) sur le serveur. Avec une solution de Cloud Service, il faut noter que tous les fournisseurs ne satisfont pas aux exigences en matière de droit de protection des données dans la gestion des contrats. C’est la raison pour laquelle il faut impérativement veiller à ce que le service soit proposé par un centre informatique certifié ISO qui offre un niveau particulièrement élevé de protection des données.

3. Numérisation des documents

Dès que la solution choisie aura été sélectionnée, l’ancienne situation des données pourra être numérisée. Cela se passe fondamentalement par la conversion du papier au format éprouvé PDF. Comme ce processus est lié à beaucoup de travail, il faut vérifier précisément quels documents doivent être sauvegardés à long terme et doivent rester disponibles. Alternativement, cette étape peut être externalisée, des petites ressources internes jusqu’aux grands volumes de documents. Les entrées de factures, la connexion au système de courriers électroniques («Outlook & Co»), la connexion avec le logiciel de RH, le parc d’imprimantes (multifonctions, scanners) sont des thématiques complémentaires à aborder. Étant donné que ces connexions ont été réalisées des milliers de fois par la plupart des fournisseurs quels que soient les secteurs, on peut escompter l’absence de «défis insurmontables».

4. Transmission du savoir-faire

Pour comprendre l’ensemble des fonctions et tirer au maximum parti de la solution, il est recommandé de suivre une formation dispensée par des experts. Les collaborateurs peuvent ainsi se familiariser avec l’utilisation du produit. Dès qu’ils sentiront un allègement et un gain de temps, vous aurez convaincu les sceptiques dans votre équipe. Seule une utilisation à 100% du Workflow a du sens. Les îlots de données sur un ordinateur portable, en Home Office ou dans l’entreprise doivent disparaître.

5. Lancement live

Si les étapes précédentes ont été réalisées correctement, le lancement de la gestion numérique documentaire deviendra une procédure standard dans laquelle le prestataire vérifiera l’exactitude et la consistance des documents numérisés et alimentera le système en données.

6. Phase de test

Ensuite, une phase de test allant de quatre à six semaines en vaut la peine, dans le cadre de laquelle des adaptations des processus, des profils d’accès et des groupes d’autorisations seront réalisés afin d’accroître la performance de la gestion numérique documentaire.

Les Must Have d’une gestion numérique documentaire

Pour qu’une entreprise puisse optimiser à long terme ses processus internes et garantisse une gestion conforme à la Compliance, les fonctions suivantes sont centrales dans chaque solution de gestion numérique des contrats.

Gestion des délais dans le domaine des contrats: le contrôle automatisé permet aux collaborateurs de bénéficier de rappels dans les délais, même pour des contrats qui courent sur des années. Avec ce rappel, le collaborateur responsable peut soit résilier, soit prolonger le contrat de manière anticipée avant son expiration. Si le collaborateur ne peut pas respecter les délais, ceux-ci sont automatiquement remontés dans la hiérarchie vers le prochain responsable. Cela prévient non seulement l’oubli du délai, cela règle sous forme univoque les responsabilités. Ainsi, l’oubli des échéances appartient désormais au passé.

Interfaces: pour gérer les données des clients et des fournisseurs, de nombreuses entreprises utilisent des ERP et d’autres systèmes de gestion des informations. Afin d’éviter de saisir à double ces informations en utilisant une gestion numérique de gestion documentaire, des systèmes tiers doivent impérativement être intégrés par le biais d’interfaces afin que les données soient à jour en permanence dans le système de gestion des contrats. Les documents issus des systèmes de décompte doivent être repris directement et automatisés via les interfaces correspondantes.

Recherche en texte plein: pour que les documents puissent être contrôlés sans problème par rapport à des mots-clés déterminés, ils doivent être interrogeables par un logiciel de reconnaissance optique des caractères (OCR) ou par d’autres systèmes intelligents de recherche. En parlant de cette fonction, il faut s’assurer que le système d’autorisation ne soit pas contourné. Les collaborateurs qui ne disposent pas d’autorisation en lecture pour un document déterminé ne doivent pas trouver le fichier correspondant en cas de recherche en texte plein.

Création de documents: via une création intégrée de documents, il est par exemple possible de créer, de remettre et d’archiver des lettres de résiliation de contrats. Cette fonctionnalité doit être étendue à la rédaction d’offres, aux factures sortantes, aux contrats de travail, etc. Exploitez au maximum le potentiel des Workflows numériques!

Contrôle des accès: l’accès aux documents et aux données contractuelles déclenche un système extrêmement précis de contrôle des accès. Il est ainsi possible de donner des droits en lecture à des collaborateurs de départements étrangers, à des externes pour des services de rapports ou à des auditeurs pour des contrôles externes.

Mobilité: avec le logiciel correspondant, les collaborateurs sont informés pendant leurs déplacements de toutes les données contractuelles et des processus de contrôles de factures et ils peuvent en permanence y accéder depuis n’importe où. Cette fonction est disponible notamment en cas de négociations de contrats chez les clients ou les fournisseurs sur place, idéalement via une solution de Software as a Service sur le Cloud. Cela reste aussi intéressant lors d’une utilisation en télétravail, dans des Call Centers et dans le service externe.

Conclusion

De nombreuses entreprises ne savent pas comment utiliser leur gestion documentaire sous forme numérique. Pourtant, ses avantages sont clairs: les temps de recherche sont en baisse, les documents peuvent être remplis et signés directement à l’écran. La libération des factures est accélérée, ce qui non seulement fait gagner du temps, mais autorise aussi de meilleures conditions de paiement. Grâce au soutien de la technologie, la communication et l’expédition ne sont pas seulement automatisées, elles sont présentées de manière totalement transparente, globale et reconstituable.

De la rédaction des contrats à leur stockage et finalement à leur archivage en passant par leur libération, la gestion numérique documentaire couvre l’ensemble du processus de gestion des contrats – le tout sous forme numérique, sans rupture des médias par une gestion des contrats à base de papier et simultanément utilisable sur n’importe quel appareil terminal.

De l’acceptation de l’offre lors des achats au contrôle de la facture entrante, tout est organisé sous forme numérique dans les Workflows. Les recherches infructueuses disparaissent. Dans la gestion du personnel, la totalité du processus, de la candidature, l’évaluation du dossier, l’Onboarding jusqu’à la gestion du personnel, tout est numérique. Cela permet de se détendre, de gagner du temps et de faire des économies.

Recommandation séminaire

Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

Digital CFO

Digitaliser l’activité de fiduciaire et de la comptabilité en entreprise

Prochaine date: 07. avril 2022

plus d'infos

Recommandations produits

  • ManagementPratique

    ManagementPratique

    Plus de 300 aides de travail testées dans la pratique.

    à partir de CHF 148.00

  • L'essentiel du management

    L'essentiel du management

    La newsletter pour les cadres efficaces

    Plus d’infos

  • Comptabilité et finance d‘entreprise

    Comptabilité et finance d‘entreprise

    Tendances et nouveautés dans le domaine de la comptabilité et de la finance.

    Plus d’infos

Recommandations de séminaire

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    Digital CFO

    Digitaliser l’activité de fiduciaire et de la comptabilité en entreprise

    Prochaine date: 07. avril 2022

    plus d'infos

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    RH goes digital

    Accompagner et réussir la transformation digitale RH

    Prochaine date: 24. novembre 2021

    plus d'infos

Nous utilisons des cookies pour améliorer continuellement notre site web. En utilisant ce site web, vous acceptez l’utilisation de cookies. Plus d’infos