Résumé exécutif: 7 étapes vers une note de décision parfaite
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Aides de travail appropriées
Le résumé exécutif au service de la décision
Il ne vous incombe pas, en tant que décideur, de rassembler les informations, d’identifier les options d’action et d’en analyser les impacts. Cette tâche revient à vos collaborateurs spécialisés. Votre rôle est de prendre une décision. Pour cela, vous avez besoin d’une note de décision qui documente l’ensemble des informations et réflexions ayant conduit aux options proposées. Toutefois, dans un premier temps, vous ne lirez que le résumé exécutif; le reste du document sert uniquement de référence si nécessaire.
Les erreurs les plus fréquentes
Malheureusement, beaucoup de résumés exécutifs ne remplissent pas ces exigences. Ce sont surtout des experts très compétents qui y insèrent trop de réflexions pour démontrer la complexité du travail accompli. Ce faisant, ils risquent d’agacer leurs supérieurs, car ceux-ci attendent une présentation claire de solutions – et non un catalogue de problèmes.
Rédiger un résumé exécutif efficace en 7 étapes
Les résumés exécutifs sont fréquents dans les projets. Ils accompagnent les demandes de modification ou d’attribution de mandats. Un résumé exécutif bien conçu peut même se résumer à une seule phrase de recommandation, comme:
«Nous recommandons de confier la livraison des turbocompresseurs à Borg Warner Turbo Systems, car leur produit test a obtenu les meilleurs résultats lors du contrôle qualité.»
Les annexes techniques de 50 pages sont réservées aux cas exceptionnels.
Appuyez-vous sur les 7 étapes suivantes pour structurer efficacement votre résumé exécutif
1. Contenu – De quoi s’agit-il?
Le premier paragraphe doit indiquer explicitement le domaine concerné. Est-ce une réorganisation, un nouveau produit, une mesure de réduction de risque, une amélioration d’infrastructure ? Les cadres doivent rapidement comprendre le sujet abordé.
Exemples efficaces:
- « En raison d’un recul des ventes de 4,5 % au premier trimestre, nos produits doivent être distribués via de nouveaux canaux. »
- « Afin d’améliorer la fiabilité de l’infrastructure informatique, la maintenance des imprimantes sera externalisée. »
2. Raisons – Pourquoi une décision est-elle requise?
Expliquez brièvement ce qui motive la prise de décision: opportunités, risques, exigences légales, dysfonctionnements internes ou attentes des parties prenantes.
Exemples:
- « Un concurrent pourrait prendre une avance significative avec un nouveau produit. »
- « L’acquisition de la société XY crée une forte pression concurrentielle sur notre ligne de produits Z. »
Recommandations de produits
3. Objectifs – Quels sont les objectifs poursuivis?
Précisez les objectifs à atteindre (efficacité, économies, fiabilité, délais). Ces éléments serviront de critères pour l’évaluation des options.
Exemple:
- « Notre objectif est de lancer un produit concurrent qui atteindra le seuil de rentabilité en un an, afin de préserver nos parts de marché. »
4. Décision – Quelle décision est attendue?
Formulez la décision attendue de manière concise. Idéalement, une seule phrase.
Exemples:
- « Décider quel canal de distribution implémenter en priorité. »
- « Décider si le contrat est attribué au soumissionnaire le mieux noté. »
5. Options – Quelles sont les alternatives disponibles?
Exposez deux à trois options d’action, y compris celle consistant à ne rien changer. Cela renforce l’aspect décisionnel du résumé exécutif.
Exemples:
- Option 1 : Campagne promotionnelle forte pour saturer le marché et bloquer le produit concurrent.
- Option 2 : Coopération avec le concurrent via une coentreprise.
- Option 3 : Aucun changement, en supposant que le produit concurrent ne sera pas compétitif.
6. Évaluation – Quels critères ont été utilisés?
Indiquez les critères d’analyse: risques, coûts, avantages, contexte stratégique, contraintes juridiques ou organisationnelles.
Exemple :
- «Les options ont été analysées selon l’évaluation des risques, l’analyse coûts-bénéfices et les prévisions sectorielles. Les effets d’une externalisation en Asie n’ont pas été pris en compte à ce stade.»
7. Recommandation – Quelle option est préconisée?
Concluez le résumé exécutif par une recommandation claire, rédigée comme une formulation prête à être reprise dans un procès-verbal ou une décision officielle.
Exemple:
- « Le groupe de projet recommande, sur la base des hypothèses présentées, d’augmenter le budget du projet de CHF 20'000.– pour financer l’action marketing lors du salon de Zurich. »
