18/06/2014

Expansion d'entreprise: Croissance et facteur humain

L'expansion d'entreprise, c’est aussi un changement. Un processus qui ne concerne pas seulement les domaines stratégique et économique, mais transforme aussi fondamentalement la culture, la communication et la structure de l’entreprise.

De: Christine Öttl   Imprimer Partager   Commenter  

Christine Öttl

Christine Öttl est indépendante depuis janvier 1999 - ensemble avec Gitte Härter - avec objektiv. Coaching und Training für Business & Karriere. Par ailleurs, elles écrivent des livres. Leur spécialisation: management de soi, communication, demandes d'emploi et direction des collaborateurs.

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Expansion d'entreprise

Expansion d'entreprise

Or le changement est souvent perçu comme désagréable ou même dangereux. On craint de voir sa situation se dégrader et de perdre quelque chose. L’expansion est particulièrement importante lorsque c’est une petite entreprise qui s’agrandit.

Appréhensions face à l’expansion d’entreprise

Dans une petite entreprise, les employés apprécient - et tiennent à ne pas perdre - les aspects suivants:

  • chacun fait (presque) tout, il n’y a pas de division stricte du travail,
  • tous se connaissent et ont à faire directement les uns aux autres, l’atmosphère est familiale,
  • chacun est au courant de (presque) tout, les informations se transmettent de manière simple et rapide,
  • tous participent aux prises de décision, qui se font démocratiquement,
  • relations simples et informelles entre les employés, inexistence ou presque de règles,
  • variété de l’activité et flexibilité,
  • pas de structure hiérarchique,
  • fort sentiment d’équipe,
  • le chef est là, visible, à portée de tous.

Les chefs apprécient souvent les avantages d’une petite entreprise, surtout lorsqu’ils adhèrent fortement à la vision de l’entreprise et vivent cette dernière au quotidien, motivant ainsi leur équipe. Nombreux sont ceux qui ont en horreur les structures et les règles hiérarchiques, surtout lorsqu’ils doivent annoncer et mettre en pratique eux-mêmes des changements dans ce sens. Les employés ne sont pas les seuls à craindre les changements et une détérioration de leur situation. C’est bien compréhensible: l’idée de ne plus être un chef proche de ses employés, mais de devenir un stratège au-dessus des autres, bien éloigné d’eux, n’enchante que peu de chefs.

La politique de l’autruche

Par crainte de voir la situation ne pas évoluer dans le sens voulu, et de devoir faire face à la résistance du personnel, on a beaucoup trop souvent recours à la politique de l’autruche: «Il n’y aura aucun changement. Tout restera tel quel.»

... et ses effets sur le personnel

Ce faisant, on sous-estime les collaborateurs: la plupart d’entre eux savent très bien qu’il s’agit de propos lénifiants, éloignés de la réalité. Ils ne se sentent donc pas pris au sérieux, mais au contraire laissés pour compte, pris pour des naïfs et sciemment trompés. Plus la relation entre le chef et les collaborateurs est personnelle et intense, plus un tel comportement aura des conséquences catastrophiques, car il sapera la relation de confiance. C’est ainsi qu’on ouvre tout grand les portes à la mentalité «Là-haut, ils sont de toute façon contre nous» et que l’on perd la possibilité de profiter des potentiels et synergies déjà existants et donc de croître de manière saine.

Pas d’expansion sans changement

Pourtant, lorsqu’une entreprise s’agrandit et veut rester performante, les changements sont inévitables. Même ceux qui semblent à première vue dangereux, et soulèvent donc immanquablement des oppositions. Plus on fait preuve de réalisme et plus on s’attaque de manière active aux défis, plus on participera de manière efficace à l’avenir de l’entreprise. Mieux l’expansion d'entreprise est planifiée et plus les collaborateurs seront préparés et impliqués, plus ces derniers feront preuve d’engagement et de motivation, et mieux l’entreprise réussira son expansion.

Chances et possibilités de la croissance

Les petites entreprises sont souvent trop prises par la gestion courante des affaires pour réfléchir à leurs structures, à leur professionnalisation et aux possibilités d’amélioration. Une expansion donne l’occasion de le faire.

Chances pour les collaborateurs:

  • Vous avez des chances de promotion qui n’existaient pas auparavant.
  • Vous avez un interlocuteur, êtes en contact avec lui et pouvez avoir des entretiens réguliers avec lui.
  • Vous avez la possibilité d’avoir des feed-back sur vos prestations et de voir adapter en conséquence votre salaire (ce qui pouvait ne pas être le cas auparavant).

Chances pour le chef:

  • On vous accorde le temps et l’énergie nécessaire pour vous concentrer sur vos compétences principales et représenter de manière professionnelle votre entreprise.
  • Vous mettez sur pied une équipe qui gère de manière autonome les affaires courantes et vous tient au courant de tout aspect important.
  • Vous travaillez en étroite collaboration avec vos cadres qui, avec vous, vivent la culture de l’entreprise et la transmettent aux collaborateurs.

Modifications dans la division du travail et les spécialisations

«A ce topo, autant aller en usine et travailler à la chaîne!», entend-on souvent lorsqu’une certaine division du travail est introduite afin d’augmenter l’efficacité, d’éliminer les temps morts et tout simplement d’améliorer l’organisation. C’est sans compter que la division du travail a toute une série d’effets positifs pour chaque employé en particulier et pour l’équipe en général. Il s’agit de faire en sorte que les employés puissent s’en rendre compte et en faire l’expérience.

Diviser le travail simplifie et accélère bien des choses

J’ai dirigé pendant des années une photothèque en forte expansion. Au début, nous étions quatre collaborateurs; chacun s’occupait de tout et traitait les commandes d’images qui nous parvenaient. Les résistances et les craintes ont été fortes lorsque du personnel supplémentaire a été engagé pour réaliser certains travaux de routine et que chacun s’est vu attribuer des groupes de clients précis. Mais après quelques jours seulement, les avantages de la nouvelle structure étaient si patents que nous nous demandions comment nous avions pu travailler autrement:

  • Nous avions moins de travail de routine à réaliser.
  • Nous pouvions nous répartir le temps à disposition et planifier l’ensemble des tâches, étant donné que chacun de nous n’était responsable que d’une partie des commandes.
  • Nous pouvions évaluer exactement la charge de travail et nous organiser si nécessaire pour avoir de l’aide.
  • Nous étions nettement moins sous pression, car nous n’étions pas tous en permanence en train de traiter des commandes.
  • Grâce à une structure claire, chacun d’entre nous avait le sentiment d’avoir tout sous contrôle.
  • Nous étions plus conscients de notre valeur professionnelle car chacun était officiellement responsable d’un domaine précis.
  • Nous réalisions notre travail de manière plus soigneuse et faisions de meilleurs choix d’images, car nous avions plus de temps et pouvions donc mieux nous concentrer.
  • Le travail nous procurait plus de joie et de satisfaction, car d’une part nous étions moins dans l’urgence et d’autre part nos résultats étaient meilleurs.

En tant que collaborateur, une expansion vous offre donc aussi les chances suivantes:

  • Vous pouvez faire vos preuves dans un domaine, devenir un spécialiste, en apprendre toujours plus sur le sujet et donc travailler de manière toujours plus professionnelle.
  • Vous prenez la responsabilité d’un domaine, vous vous y épanouissez et pouvez l’organiser comme vous l’entendez.
  • Vous avez la possibilité d’innover et de chercher à introduire des améliorations dans le domaine dont vous êtes responsable.

Facteurs de réussite d’une expansion

Ce sont moins les changements en soi qui déstabilisent et frustrent le personnel que la manière dont ils sont annoncés puis mis en œuvre. Mettre certains collaborateurs dans le secret des chefs et leur accorder une promotion, introduire une hiérarchie et des règles provoquera des réactions négatives si c’est fait à la hâte, sans règles du jeu bien définies. Dans une telle situation, tout le monde est dépassé:

  • le chef, qui se voit soudain poussé à agir tout en étant confronté à des résistances
  • les nouveaux cadres, qui ne sont pas encore mûrs pour assumer leurs tâches et leurs responsabilités
  • et les collaborateurs, qui ne se sentent pas du tout pris en compte.

Craintes et résistances sont prévisibles

Que la première réaction de nombreux collaborateurs sera le scepticisme, la peur et la résistance tombe sous le sens. Ils pensent perdre tout ce qui, dans la petite entreprise, leur était devenu cher. C’est justement pour cela qu’il est si important de bien mettre en évidence quels changements interviendront, pourquoi ils sont nécessaires et qu’est-ce que les employés ont à y gagner.

Conséquences d’un ton inadapté

Afin de parvenir à (enfin) adapter l’entreprise aux nouvelles exigences, la direction prend souvent un ton autoritaire qui ne fait que démotiver tout son personnel. Si, de surcroît, des consultants arrivent et montrent, chiffres et diagrammes à l’appui, tout ce qui n’a pas été fait efficacement ou dans les règles de l’art jusqu’à ce jour-là, la motivation et la loyauté des collaborateurs en prennent encore un sacré coup. C’est bien dommage de voir s’envoler les chances que représente une expansion à cause de craintes, de manque de réalisme ou d’attachement à son confort personnel.

Pas de croissance saine sans planification ni pilotage

Une expansion d'entreprise représente des chances et des risques. Il est possible de saisir les chances et d’éviter au mieux les dangers, mais cela demande certains efforts. Si l’on veut s’assurer une réussite à long terme, il est indispensable de bien planifier la croissance et les ressources nécessaires au projet. Croître sainement, c’est tout sauf réagir aux changements dans la panique, dans l’espoir de garder la situation en main. C’est, bien au contraire, penser à long terme, anticiper les évolutions futures et créer des conditions pour pouvoir agir de manière flexible et indépendante en cas de situations difficiles et imprévues.

Engagement de nouveaux collaborateurs

Lorsque le personnel vient à manquer, on finit souvent par chercher à engager le plus vite possible de nouveaux collaborateurs afin de maîtriser la situation. Mais certains pics ne sont que passagers et pourraient être gérés à l’interne. Si l’engagement s’est fondé sur une analyse et une planification lacunaires, on est souvent contraint de procéder à des licenciements après un certain temps. Un procédé très gourmand en temps et en énergie, sans compter que les effets de telles erreurs de planification sur les collaborateurs sont désastreux: la confiance accordée à la direction s’effondre, les craintes pour l’avenir augmentent et mettent à mal la motivation, ce qui transparaît à l’extérieur et nuit à l’image de l’entreprise.

Maintenir le niveau de qualité

Lorsqu’on renforce la dotation en personnel dans des délais serrés, afin de suivre le rythme de la croissance, la qualité a tendance à chuter. On ne prend pas le temps nécessaire pour former correctement les personnes, ou on estime qu’il n’est pas indispensable de le faire: «L’essentiel, c’est que quelqu’un réponde au téléphone. Qu’il ne soit pas au courant de tout n’est pas étonnant, au rythme où nous croissons.» Mais l’expansion d'entreprise peut très rapidement se transformer en régression si le niveau de qualité n’est pas maintenu. Il est alors fatal que l’entreprise perde non seulement des clients, mais aussi des collaborateurs exigeants envers eux-mêmes et envers leur travail. Ce sont évidemment toujours les employés les plus engagés et les plus précieux qui décident de partir. Un niveau de qualité constant est, on le voit, essentiel pour réussir sur le long terme. Il faut donc prévoir une phase d’introduction suffisante pour chacun des nouveaux collaborateurs. Une formation solide et sérieuse, menée pas un collègue compétent, prend du temps et a son coût. Mais l’investissement en vaut la chandelle.

Influencer la culture d’entreprise et la transmettre

La culture d’entreprise n’est pas déterminée une fois pour toutes: elle est le fruit de l’action de ceux qui travaillent dans l’entreprise et la vivent au quotidien. L’anonymat, si craint, n’est pas une conséquence inéluctable de l’expansion. Il ne s’installe que lorsque les personnes le lui permettent et n’entreprennent rien contre lui. Cela est aussi vrai pour la répartition des responsabilités ou pour toute forme hiérarchique: ce n’est pas une fatalité si les comportements autoritaires, la répression et la culture de la crainte s’imposent plutôt que le partenariat et le respect.

Le rôle des supérieurs

Les supérieurs jouent ici un rôle capital: ils donnent le ton, fixent les conditions cadres et créent ainsi l’atmosphère qui prévaudra au sein de l’entreprise. Il est possible de sauvegarder l’esprit d’une petite entreprise et de maintenir dans la nouvelle structure ce que l’on estime digne d’être conservé, à condition de vraiment le vouloir et d’être prêt à y mettre du sien.