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Remboursement des frais: La nécessité d’un règlement des frais

Selon la loi, sauf accord ou usage contraire, l’employeur fournit au travailleur les instruments de travail et les matériaux dont celui-ci a besoin. Si, d’entente avec l’employeur, le travailleur fournit lui-même des instruments de travail ou des matériaux, il est indemnisé convenablement, et ce toujours sauf accord ou usage contraire. Afin d’éviter toutes divergences d'opinion et autres récriminations, il est des plus judicieux de prévoir des règles claires dans le cadre d'un règlement de remboursement des frais.

16/08/2022 De: Roger Hischier
Remboursement des frais

L'employeur doit mettre à la disposition du travailleur l'outil de travail et le matériel nécessaires à l'exécution du travail, faute de quoi l'employeur se trouve en demeure et doit payer au travailleur le salaire sans qu'aucune prestation de travail n'ait été fournie par ce dernier. L'employeur doit également rembourser au travailleur les dépenses nécessaires à l'exécution de son travail.

Instrument de travail et matériaux

L'art. 327 CO prévoit que l'employeur doit fournir au travailleur les appareils et le matériel nécessaires à l'exécution du travail. Ceci n'est toutefois valable que si rien d'autre n'a été convenu ou n'est usuellement admis. Si le travailleur, avec l'accord de l'employeur, met lui-même à disposition les appareils et le matériel nécessaires à l'exécution du travail, il doit être indemnisé de manière appropriée par l'employeur, sauf accord ou usage contraire (art. 327, al. 2 CO). L’employeur peut donc obliger le travailleur à mettre à disposition l'outil de travail et le matériel nécessaires à l'exécution de son travail, et ce même gratuitement. Si un tel accord ne fait certes pas de lui un employeur attractif - à moins qu'une telle réglementation soit courante dans le secteur concerné (p. ex. le cuisinier qui apporte son propre jeu de couteaux) – un accord de ce type comporte encore quelques risques n’étant pas des moindres. Par exemple, si l'employeur permet à l'employé d'effectuer son travail avec son propre ordinateur, il peut y avoir des problèmes de sécurité, des problèmes liés au matériel et aux logiciels utilisés susceptibles de causer des arrêts de travail imprévisibles, des pertes de données ou encore à même d’occasionner des cas de violation de la protection des données si les appareils en question ne sont pas correctement entretenus et équipés de logiciels non sécurisés. En vertu de l'article 328 CO, l'employeur doit encore veiller à ce que lesdits instruments et matériaux ne portent pas atteinte à la santé de ses employés, ce qui peut par exemple poser problème lorsque le poste de travail mis à disposition par l'employé n’est pas ergonomique. Il est donc recommandé à l'employeur de se procurer lui-même l'outil et le matériel de travail puis de les mettre à disposition du travailleur. D'autant plus, qu'en règle générale, il n’est guère aisé de déterminer à hauteur de combien il convient d'indemniser le travailleur pour l'équipement et le matériel que ce dernier fournit étant donné que la question de l'amortissement entrera inévitablement en ligne de compte.

Frais

La réglementation légale de l'art. 327a CO est encore plus intransigeante en ce qui concerne les frais imposés par l'exécution du travail. Ceux-ci doivent impérativement être pris en charge par l'employeur et tout accord contraire est explicitement frappé de nullité (art. 327a al. 3 CO). Un accord écrit, un contrat-type de travail ou une convention collective de travail peut prévoir une indemnité fixe - notamment une indemnité journalière ou une indemnité forfaitaire hebdomadaire ou mensuelle - à titre de remboursement des frais, mais celle-ci doit couvrir tous les frais nécessaires (art. 327a al. 2 CO). Outre le fait que l'alinéa 1 de l'art. 327a CO dise clairement que « l’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien », cette disposition ne précise toutefois pas ce qu'il convient d'entendre précisément par là. Dans la pratique, il s'agit par exemple des frais de déplacement professionnel, y compris les frais de voyage, de logement, de nourriture, de visa, les frais téléphoniques et postaux ou encore ceux encourus pour un repas d'affaires. Les frais de déplacement ne sont dus qu'en cas de travail à l'extérieur, mais alors sans aucune déduction d’hypothétiques frais normalement dus pour les repas. Les frais liés aux vêtements portés pour se rendre au travail ne sont normalement pas considérés comme des dépenses hormis si le travailleur est tenu de porter certains vêtements de protection spéciaux ou si l'employeur impose un uniforme ou une tenue de service particulière.  Les frais de formation, à la différence des frais de formation continue, sont également à la charge de l'employeur. On part en effet du principe qu’une formation permet au travailleur d'acquérir certaines connaissances et compétences requises pour exercer son activité chez l'employeur alors qu’une formation continue, elle, confère plutôt au travailleur un avantage général sur le marché du travail. Dans le contexte du travail à domicile, les frais de location, d'Internet et de téléphone doivent également être considérés comme des dépenses nécessaires si l'employé ne dispose pas d'un poste de travail au sein de l'entreprise dans laquelle il est employé.

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