Règlement de l’horaire flexible de travail: Comment faire pour respecter la loi
Contenu
- Comment rédiger un règlement d'horaire flexible de travail conforme à la loi suisse ?
- Etape 1: définir l’horaire de travail
- Etape 2: déterminer les heures bloquées et les heures libres
- Etape 3: déterminer le report mensuel
- Etape 4: genre de saisie du temps
- Etape 5: incapacité de travail pour des raisons personnelles
- Etape 6: heures supplémentaires dans le règlement de l’horaire flexible de travail
- Etape 7: autres directives à respecter
- Etape 8: saisie du règlement de l’horaire flexible
- Etape 9: approbation
- Etape 10: publication
- FAQ: Règlement de l’horaire flexible de travail
EN BREF
L'introduction d'un système d'horaire flexible en Suisse nécessite un règlement écrit pour garantir l'égalité de traitement entre tous les collaborateurs. Ce document définit les cadres légaux, notamment la durée du travail, les heures bloquées et les mécanismes de compensation, tout en respectant les dispositions de la Loi sur le travail (LT) et du Code des obligations (CO).
À retenir:
- Un règlement écrit est indispensable pour encadrer l'horaire flexible et assurer sa validité juridique.
- La distinction entre heures bloquées (présence obligatoire) et heures libres est cruciale pour la flexibilité.
- La saisie précise du temps de travail est une obligation légale (art. 73 OLT 1).
- Les incapacités de travail pour raisons personnelles doivent être gérées avec précaution selon l'art. 324a CO.
- L'approbation par la représentation du personnel ou les employés est une étape finale obligatoire.
Me David Schneeberger
greffier au Tribunal fédéral des assurances (dépt. III), avocat, M.A. HSG in Law & Economics, doctorant à l’Université de Bâle.
Comment rédiger un règlement d'horaire flexible de travail conforme à la loi suisse ?
Etape 1: définir l’horaire de travail
Déterminez l’horaire de travail qui doit être respecté par jour/semaine/mois dans le cadre du règlement de l’horaire flexible de travail.
Etape 2: déterminer les heures bloquées et les heures libres
Déterminez quel intervalle de temps les heures bloquées doivent comprendre le matin et l’après-midi, pendant lesquelles les employés doivent se trouver à leur poste de travail. Définissez également la limite inférieure pour le début du travail et la limite supérieure de fin du travail par jour. Tenez compte ici de la durée maximale du travail selon la LT (art. 10 LT). Déterminez la durée minimale et maximale des pauses quotidiennes.
Etape 3: déterminer le report mensuel
Décidez combien d’heures (plus/moins) peuvent être reportées à la fin du mois sur le mois suivant (cela doit pouvoir être vérifié chaque mois selon les dispositions du règlement de l’horaire flexible de travail).
Etape 4: genre de saisie du temps
Un système d’horaire flexible ne fonctionne que si une saisie précise du temps de travail est réalisée (prescrite de toute façon à l’art. 73 OLT 1). Entrent en question les machines à timbrer, les totaliseurs de temps, la saisie par l’employé d’une feuille de gestion du temps dans le système informatique.
Etape 5: incapacité de travail pour des raisons personnelles
Indiquez dans le règlement de l’horaire flexible que les incapacités de travail pour des raisons personnelles (notamment les visites chez le médecin, etc.) doivent être prises dans toute la mesure du possible à la fin de ou avant l’horaire flexible. Réglementez dans quelle mesure ces heures de travail perdues doivent être récupérées ou non (respecter l’art. 324a CO). Mentionnez également qui autorise les absences pendant les heures bloquées ou les vacances.
Etape 6: heures supplémentaires dans le règlement de l’horaire flexible de travail
Rédigez dans le règlement de l’horaire flexible de travail que le solde positif de l’horaire flexible ne peut être considéré comme des heures supplémentaires que s’il s’agit de travail enjoint ou nécessaire à l’exploitation. Indiquez dans quel intervalle de temps ce travail supplémentaire doit être compensé.
Etape 7: autres directives à respecter
Pour les entreprises industrielles qui relèvent de la LT, il existe encore d’autres directives qui doivent être respectées, notamment:
- il faut créer un règlement d’entreprise qui doit être présenté pour approbation à l’office cantonal du travail (art. 37 - 39 LT)
- l’horaire et les autorisations de temps de travail doivent être connus des employés (art. 47 LT)
Etape 8: saisie du règlement de l’horaire flexible
Créez le règlement de l’horaire flexible de travail sur la base des étapes précédentes et des accords établis.
Etape 9: approbation
Associez la représentation des travailleurs ou les collaborateurs concernés à l’élaboration du règlement sur l’horaire flexible. En matière d’organisation du temps de travail, des droits de participation sont prévus par l’art. 48 LTr.
Etape 10: publication
Publiez le règlement par diffusion correspondante (pour les entreprises industrielles) ou par approbation des employés individuels (par signature individuelle).
Checklist pratique
- Définir l'horaire de travail quotidien, hebdomadaire et mensuel.
- Établir les plages d'heures bloquées et les limites de début/fin de journée.
- Vérifier la conformité avec la durée maximale du travail (art. 10 LT).
- Fixer la durée minimale et maximale des pauses quotidiennes.
- Déterminer le solde d'heures reportable d'un mois à l'autre.
- Choisir un système fiable de saisie du temps (machine à timbrer, logiciel, feuille de gestion).
- Régler le traitement des absences pour raisons personnelles et des autorisations.
- Clarifier les conditions de reconnaissance des heures supplémentaires.
- Soumettre le projet de règlement à la représentation du personnel ou aux employés.
- Publier le règlement approuvé selon la procédure applicable (diffusion ou signature).
FAQ: Règlement de l’horaire flexible de travail
Pourquoi un règlement écrit est-il obligatoire pour l'horaire flexible ?
Le règlement écrit assure que les mêmes règles s'appliquent à tous les collaborateurs et permet de respecter les exigences légales de transparence et de prévisibilité imposées par la Loi sur le travail.
Comment gérer les heures supplémentaires dans un système flexible ?
Un solde positif d'heures ne peut être considéré comme des heures supplémentaires que s'il résulte d'un travail enjoint ou nécessaire à l'exploitation. Le règlement doit préciser l'intervalle de temps pour leur compensation.
Quelle est la procédure d'approbation du règlement ?
Le règlement doit être approuvé par la représentation des employés ou, à défaut, par les employés eux-mêmes. Pour les entreprises industrielles, une approbation par l'office cantonal du travail peut également être requise.
Comment traiter les absences pour raisons personnelles ?
Il est recommandé de prévoir que ces absences soient prises en priorité en dehors des heures bloquées. Le règlement doit aussi définir si ces heures perdues doivent être récupérées, conformément à l'art. 324a CO.
