07/11/2016

Règlement des frais: Indication étape par étape

En l’absence de convention contraire, l’employeur doit rembourser au salarié toutes les dépenses requises en vue de l’exécution de son travail. Cette aide de travail vous présente, étape par étape, comment créer un règlement optimal de frais.

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Règlement des frais

Règlement des frais

Etape 1: poste de travail dans l’entreprise
Précisez si tous les équipements, l’informatique, les matériaux et les appareils dont ils ont be-soin pour exercer leur activité sont mis à la disposition des collaborateurs. Vérifiez également si toutes les dispositions légales sont respectées en termes d’équipement des bâtiments, de sécurité au poste de travail, de lumière, de ventilation, de température, etc. (voir notamment à cet effet la LT et ses ordonnances, OPA).

Etape 2: le chemin au travail dans le règlement des frais
Le chemin du domicile au travail et du travail au domicile est à la charge de l’employé, que ce soit en termes de temps de travail et de frais de déplacement (art. 13 OLT 1). Précisez si le lieu usuel de travail et éventuellement les autres lieux d’engagement dans les environs sont définis dans le contrat de travail. Dans le cas contraire, il faut y veiller.

Etape 3: y a-t-il des engagements en dehors du poste de travail?
Si le collaborateur doit se rendre dans des lieux d’engagement en dehors de l’entreprise, il faut lui rembourser les chemins au travail allongés qu’il subit. Dans ce contexte, on peut déduire le chemin au travail. C’est la raison pour laquelle les dépenses supérieures de déplacement doivent être remboursées (voir ci-dessous).

Etape 4: frais de déplacement dans les environs
Déterminez quels frais de déplacement doivent être remboursés dans quels cas :

  • décompte à base de billets individuels
  • carte mensuelle
  • abonnement demi-tarif

Etape 5: voyages vers l’extérieur
Il faut également déterminer, pour les déplacements vers l’extérieur (également vers l’étranger), quels frais de déplacement seront remboursés:

  • frais de train (classe, abonnement demi-tarif, abonnement général)
  • frais d’avion (à partir de quelle distance les avions sont-ils autorisés, classe, à qui appartiennent les points de bonus)

Etape 6: frais de repas extérieurs et de nuitées
Déterminez quels engagements sont remboursés en termes de repas extérieurs (petits déjeuners, déjeuners et dîners), les repas avec des clients, les nuitées, etc.
Indication: lorsque des repas à l’extérieur sont nécessaires pour l’activité, aucune déduction ne peut être effectuée pour les dépenses usuelles de repas au lieu normal de travail, même si elles sont économisées. Les taux usuels peuvent être trouvés auprès de l’AVS ou dans les conventions collectives de travail courantes.

Etape 7: frais de représentation et petites dépenses
Portez dans le règlement des frais quelles sont les dépenses de représentation et les petites dépenses qui seront remboursées et à quel montant.

Etape 8: cartes de crédit
Déterminez si les employés peuvent utiliser une carte de crédit et dans quelle limite.

Etape 9: véhicule, téléphone portable
Si l’employé utilise un véhicule pour son activité, vous décidez s’il peut utiliser son véhicule privé ou si une voiture d’entreprise doit lui être remise (dans les deux cas, les frais d’entretien sont à assumer par l’employeur; en cas d’utilisation d’un véhicule privé, également une partie de l’amortissement).
Déterminez si l’employé doit se voir remettre un téléphone.
Dans les deux cas, il faut définir également la possibilité d’utilisation privée en dehors de l’horaire de travail (loisirs, vacances, incapacités de travail); la participation aux frais de l’employé et le moment de la restitution en cas de libération doivent également être définis.

Etape 10: mode de décompte
Déterminez comment le mode de décompte sera utilisé (décompte des frais par l’employé, justificatif des frais à partir de quel montant, frais à la confiance, frais forfaitaires, moment de la remise du décompte des frais à partir de quelles dépenses prévisionnelles une avance de frais sera versée).

Etape 11: rédaction du règlement des frais
Rédigez le règlement des frais. Avant la réaction définitive, présentez le règlement des frais à votre réviseur ou à votre fiduciaire pour contrôle. Portez dans les futurs contrats de travail que ce règlement fait partie intégrante du contrat de travail.

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