Règlement des frais: Indication étape par étape
Contenu
- Comment établir un règlement des frais optimal pour une PME suisse ?
- Etape 1: poste de travail dans l’entreprise
- Etape 2: le chemin au travail dans le règlement des frais
- Etape 3: y a-t-il des engagements en dehors du poste de travail?
- Etape 4: frais de déplacement dans les environs
- Etape 5: voyages vers l’extérieur
- Etape 6: frais de repas extérieurs et de nuitées
- Etape 7: frais de représentation et petites dépenses
- Etape 8: cartes de crédit
- Etape 9: véhicule, téléphone portable
- Etape 10: mode de décompte
- Etape 11: rédaction du règlement des frais
- FAQ: Règlement des frais
EN BREF
En l'absence de convention contraire, l'employeur est tenu de rembourser intégralement les dépenses nécessaires à l'exécution du travail. Cet article détaille une méthode en onze étapes pour structurer un règlement des frais conforme, couvrant tout, depuis l'équipement du poste de travail et les déplacements jusqu'aux frais de représentation et au mode de décompte.
À retenir:
- Le trajet domicile-travail reste à la charge de l'employé, sauf pour les déplacements professionnels spécifiques.
- Les frais de repas extérieurs ne donnent lieu à aucune déduction pour les repas économisés au lieu de travail habituel.
- L'utilisation d'un véhicule privé ou d'entreprise doit inclure la gestion de l'amortissement et de l'usage privé.
- Le règlement des frais doit être intégré explicitement dans le contrat de travail.
- Une validation par un réviseur ou une fiduciaire est recommandée avant la mise en œuvre définitive.
Me David Schneeberger
greffier au Tribunal fédéral des assurances (dépt. III), avocat, M.A. HSG in Law & Economics, doctorant à l’Université de Bâle.
Aides de travail appropriées
Comment établir un règlement des frais optimal pour une PME suisse ?
Etape 1: poste de travail dans l’entreprise
Précisez si tous les équipements, l’informatique, les matériaux et les appareils dont ils ont besoin pour exercer leur activité sont mis à la disposition des collaborateurs. Vérifiez également si toutes les dispositions légales sont respectées en termes d’équipement des bâtiments, de sécurité au poste de travail, de lumière, de ventilation, de température, etc. (voir notamment à cet effet la LT et ses ordonnances, OPA).
Etape 2: le chemin au travail dans le règlement des frais
Le chemin du domicile au travail et du travail au domicile est à la charge de l’employé, que ce soit en termes de temps de travail et de frais de déplacement (art. 13 OLT 1). Précisez si le lieu usuel de travail et éventuellement les autres lieux d’engagement dans les environs sont définis dans le contrat de travail. Dans le cas contraire, il faut y veiller.
Etape 3: y a-t-il des engagements en dehors du poste de travail?
Si le collaborateur doit se rendre dans des lieux d’engagement en dehors de l’entreprise, il faut lui rembourser les chemins au travail allongés qu’il subit. Dans ce contexte, on peut déduire le chemin au travail. C’est la raison pour laquelle les dépenses supérieures de déplacement doivent être remboursées (voir ci-dessous).
Etape 4: frais de déplacement dans les environs
Déterminez quels frais de déplacement doivent être remboursés dans quels cas:
- décompte à base de billets individuels
- carte mensuelle
- abonnement demi-tarif
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