Externalisation: Déléguer efficacement l'administration RH
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Quels sont les avantages de l'externalisation RH?
L'externalisation des ressources humaines permet de réduire les coûts, de limiter les risques et de recentrer les efforts sur le cœur de métier. En confiant des tâches techniques à des experts, les entreprises bénéficient d'une meilleure efficacité, d'un accès à des outils de pointe et à une expertise difficile à développer en interne.
Objectifs visés par l'externalisation RH
Le recours à un prestataire externe pour des services RH poursuit plusieurs objectifs:
- Réduction des coûts: plus besoin de mobiliser des ressources internes pour la gestion des salaires.
- Minimisation des risques: les prestataires disposent des compétences nécessaires pour respecter les exigences légales (impôts, assurances sociales).
- Gain d'efficacité: les équipes internes peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
- Souplesse opérationnelle: l'externalisation permet d'ajuster les services selon la taille de l'entreprise ou les variations saisonnières.
- Technologies et expertise: les prestataires proposent des solutions performantes difficilement accessibles autrement.
Tâches RH pouvant faire l'objet d'une externalisation
- Calcul des salaires et traitements
- Gestion des charges sociales et fiscales
- Émission et envoi des fiches de paie
- Traitement des paiements
- Clôtures annuelles
- Reporting et documentation
- Conformité légale
Autres missions RH fréquemment externalisées
Outre la paie, plusieurs autres fonctions RH peuvent faire l'objet d'une externalisation:
- Administration du personnel: tenue des dossiers, contrats, horaires, absences.
- Recrutement et embauche: du tri des candidatures à l'onboarding.
- Gestion du temps de travail: heures, absences, congés.
- Charges sociales et fiscales: calcul et paiement des contributions.
- Portails collaborateurs: outils en libre-service pour mises à jour personnelles ou documents.
- Séparations et certificats: gestion des départs et rédaction des attestations.
- Conformité RH: respect du droit du travail et des obligations réglementaires.
Quelles missions RH ne devraient pas être externalisées?
Certaines activités RH sont trop stratégiques ou sensibles pour être confiées à des tiers. Il est conseillé de conserver en interne:
- La stratégie RH, la gestion des talents et la planification de la relève.
- Le management des collaborateurs et la gestion des performances.
- Le recrutement de postes-clés et l'intégration culturelle.
- La communication interne et la transmission des valeurs.
- Les dossiers sensibles (discipline, santé, résiliations).
Vous trouverez ici de plus amples informations sur ce sujet.
Quels sont les risques potentiels de l'externalisation RH ?
Malgré ses nombreux avantages, l'externalisation des services RH comporte certains risques qu'il convient d'anticiper:
- Dépendance au prestataire: une relation trop exclusive peut créer une vulnérabilité en cas de défaillance du fournisseur.
- Perte de contrôle et de flexibilité: les processus standardisés des prestataires peuvent parfois manquer d'adaptabilité aux besoins spécifiques.
- Enjeux de confidentialité et protection des données: la transmission de données sensibles à un tiers nécessite des garanties solides, particulièrement sous l'angle de la LPD (Loi fédérale sur la protection des données).
- Résistance interne: les collaborateurs peuvent percevoir l'externalisation comme une menace, créant des tensions organisationnelles.
- Coûts cachés: les services supplémentaires ou modifications peuvent engendrer des frais non anticipés.
- Discontinuité de service: les changements de personnel chez le prestataire peuvent affecter la qualité et la continuité du service.
Une analyse de risques préalable et un contrat bien défini permettent de limiter ces inconvénients potentiels.
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