Ressources humaines: Le rôle des RH dans l’entreprise

Quel est le rôle exact des ressources humaines dans une entreprise suisse ?

Rôles principaux du service RH dans l’entreprise

Les principaux rôles du service RH peuvent être regroupés autour de trois domaines.

Stratégie HRM «Human Resource Management»

Dans une conception stratégique du Human Resource Management, les ressources humaines agissent comme partenaire de la direction et des responsables de ligne.

Le personnel n’est pas considéré uniquement comme un facteur de coûts, mais comme une composante importante de la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs. Le management du personnel doit dès lors être coordonné avec la stratégie générale de l’entreprise.

La disponibilité de collaborateurs disposant des qualifications nécessaires, leur fidélisation, le développement de leurs compétences, les conditions de travail, la rémunération, les possibilités d’évolution professionnelle et la qualité du leadership peuvent avoir une influence importante sur la compétitivité de l’entreprise.

Les RH contribuent ainsi notamment à traduire les objectifs de l’entreprise en besoins de compétences et de personnel, à anticiper les besoins de recrutement et de relève et à définir les instruments permettant de recruter, développer et fidéliser les collaborateurs.

Processus de management RH: «HR-Systems Provider»

Un autre rôle essentiel des RH consiste à définir, maintenir et développer les processus et instruments de gestion du personnel.

Cela concerne notamment le recrutement, l’intégration des nouveaux collaborateurs, le développement du personnel, l’évaluation, la rémunération, la gestion des carrières et la planification de la relève.

Dans le domaine du recrutement, par exemple, les RH peuvent définir le processus de sélection depuis l’établissement du profil requis jusqu’à l’engagement et à l’intégration du nouveau collaborateur. Ils déterminent avec les responsables de ligne la répartition des tâches et des compétences au cours du processus.

Les RH peuvent également mettre à disposition des descriptions de poste, des profils d’exigences, des guides d’entretien et des instruments d’évaluation. Selon l’organisation de l’entreprise, ils peuvent prendre en charge certaines étapes du recrutement, telles que la présélection des candidatures, l’organisation des entretiens ou la prise de références.

Lors d’une prise de références auprès d’un employeur actuel ou antérieur, les exigences en matière de protection des données doivent être respectées. En particulier, les renseignements auprès de tiers ne doivent pas être recueillis librement et sans information du candidat. Les informations collectées doivent présenter un lien avec l’aptitude du candidat pour le poste concerné.

Dans le domaine de l’évaluation du personnel, les RH peuvent élaborer le processus, le calendrier et les instruments nécessaires. Ils peuvent également définir le cadre du système salarial ainsi que les processus de fixation et d’évolution des salaires, tandis que les décisions individuelles sont prises conformément à la répartition des compétences prévue dans l’entreprise.

Protection des données dans les activités RH

La gestion des ressources humaines implique le traitement d’un nombre important de données personnelles. Le recrutement, la gestion des dossiers du personnel, les évaluations, les salaires, les absences, les assurances et le développement professionnel nécessitent tous le traitement de telles données.

Dans les rapports de travail de droit privé, l’art. 328b CO joue un rôle central. L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où elles portent sur son aptitude à remplir son emploi ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail.

Les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données (LPD) sont également applicables. Les traitements de données doivent notamment respecter les principes de proportionnalité, de finalité et de sécurité. Les collaborateurs doivent être informés de manière adéquate du traitement de leurs données conformément aux exigences légales.

Le dossier personnel ne doit contenir que les informations nécessaires dans le cadre des rapports de travail. Il peut notamment comprendre, lorsque ces données sont pertinentes, le dossier de candidature, le contrat de travail, les données salariales et d’assurances, les informations relatives aux absences et aux vacances, les évaluations, les formations, les informations relatives à la carrière ainsi que certains documents liés à l’exécution des rapports de travail.

Les dossiers du personnel doivent être régulièrement examinés afin que les informations qui ne sont plus nécessaires ne soient pas conservées sans motif.

L’accès aux données personnelles doit également être limité. Le fait qu’un collaborateur travaille au sein du service RH ne signifie pas qu’il doit avoir accès à l’ensemble des données relatives à tous les collaborateurs. Les accès doivent correspondre aux fonctions et aux tâches effectivement exercées.

Une attention particulière doit être accordée aux données sensibles, notamment aux données concernant la santé. Les RH ne doivent pas collecter ou conserver des informations médicales détaillées qui ne sont pas nécessaires à l’exécution des rapports de travail. Lorsqu’un examen médical est nécessaire, le médecin reste soumis au secret médical et ne communique à l’employeur que les informations pertinentes concernant l’aptitude au travail, dans les limites admissibles.

Les collaborateurs disposent par ailleurs des droits prévus par la LPD, notamment du droit d’accès à leurs données dans les conditions prévues par la loi.

Numérisation et intelligence artificielle dans les processus RH

Les processus RH sont de plus en plus numérisés. Les entreprises utilisent notamment des systèmes électroniques de gestion du personnel, des plateformes de recrutement et, dans certains cas, des outils reposant sur l’intelligence artificielle.

Ces technologies ne modifient pas les principes fondamentaux applicables au traitement des données du personnel. L’employeur reste tenu de vérifier quelles données sont collectées, dans quel but elles sont utilisées, qui peut y accéder et pendant combien de temps elles sont conservées.

Cette vigilance est particulièrement importante lorsque des systèmes automatisés interviennent dans le recrutement ou l’évaluation. Les outils peuvent, par exemple, présélectionner des candidatures ou analyser certains éléments d’un processus de recrutement.

Les possibilités d’analyse offertes par ces technologies peuvent entraîner des atteintes plus importantes à la personnalité que les processus RH conventionnels. Les principes de transparence et de proportionnalité doivent donc faire l’objet d’une attention particulière.

Lorsque les conditions prévues par la LPD sont réunies, des obligations supplémentaires peuvent s’appliquer, notamment en relation avec une décision individuelle automatisée ou avec un traitement susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux de la personne concernée.

Les RH doivent donc intégrer les exigences relatives à la protection des données dès la conception et le choix des processus et outils utilisés.

Répartition des tâches entre la ligne et les ressources humaines

Il n’existe pas de répartition universelle des compétences entre le service RH et les responsables de ligne. Cette répartition dépend de l’organisation de l’entreprise, des délégations de compétences et des processus internes.

Le service interne du personnel ou le responsable RH peut notamment assumer les tâches opérationnelles suivantes:

• élaborer les conditions générales et les instruments RH, notamment les bases contractuelles, les systèmes salariaux et les systèmes d’évaluation;
• assurer la coordination des processus RH à l’échelle de l’entreprise;
• conseiller et soutenir les cadres lors de la mise en œuvre de ces processus;
• accompagner le recrutement, l’intégration, la gestion, l’évaluation et le développement du personnel ainsi que la fin des rapports de travail;
• assurer ou coordonner la gestion administrative des salaires et du personnel;
• veiller au respect des processus internes et contribuer au respect des exigences légales relevant de son domaine de compétence;
• assurer une gestion appropriée et sécurisée des données personnelles traitées dans les processus RH.

Les responsables de ligne assument quant à eux les responsabilités de management qui leur sont attribuées. Selon la répartition des compétences au sein de l’entreprise, ils participent notamment aux décisions concernant:

• le choix et l’engagement des collaborateurs;
• l’attribution des tâches et des responsabilités;
• la conduite et l’évaluation des collaborateurs;
• le développement professionnel;
• les décisions salariales;
• les mesures relatives aux rapports de travail;
• la fin des rapports de travail.

Il n’est toutefois pas exact d’affirmer de manière générale que tous les pouvoirs décisionnels relatifs aux cas individuels appartiennent nécessairement aux responsables de ligne. Les compétences peuvent être réparties différemment selon l’organisation de l’entreprise. Certaines décisions peuvent notamment nécessiter l’intervention ou l’approbation des RH, de la direction ou d’autres organes compétents.

Une collaboration efficace suppose donc une définition claire des responsabilités. Les RH établissent et accompagnent les processus relevant de leur domaine de compétence, conseillent les responsables et contribuent au respect du cadre légal et organisationnel. Les responsables de ligne exercent leurs responsabilités de conduite et prennent les décisions qui leur sont attribuées.

La qualité de la gestion du personnel dépend finalement moins d’une séparation rigide entre «tâches RH» et «tâches de ligne» que d’une répartition claire des compétences, d’une collaboration efficace et du respect des responsabilités de chacun.

FAQ: Ressources humaines

Quelle est la différence entre le rôle stratégique et le rôle administratif des RH ?

Le rôle stratégique consiste à anticiper les besoins en compétences et à aligner le capital humain sur la vision de l'entreprise, tandis que le rôle administratif gère les tâches opérationnelles comme la paie, les dossiers du personnel et la gestion des absences.

Qui est responsable de la protection des données lors du recrutement ?

L'employeur reste intégralement responsable du respect de la LPD, même si des tâches sont confiées à des prestataires externes. Les données collectées doivent être proportionnelles et liées à l'aptitude au poste.

Les responsables de ligne peuvent-ils prendre toutes les décisions concernant leur équipe ?

Non, la répartition des compétences dépend de l'organisation interne. Certaines décisions, comme les salaires ou les embauches, peuvent nécessiter l'approbation des RH ou de la direction selon les processus définis.

Comment l'intelligence artificielle impacte-t-elle la gestion RH ?

L'IA permet d'optimiser la présélection et l'analyse, mais elle exige une vigilance accrue sur la transparence, la non-discrimination et la protection des données personnelles des candidats et collaborateurs.