Formation: Qui prend en charge les frais de formation?
Nicolas Facincani, lic. iur., LL.M
Nicolas Facincani, lic. iur., LL.M., partenaire du cabinet d’avocats Voillat Facincani Sutter + partenaires. Il travaille comme avocat et conseille des entreprises et personnes privées essentiellement dans des affaires de droit économique.
Dispositions légales
La loi oblige l’employeur (art. 327a, al. 1 CO) à rembourser au travailleur tous les frais qui sont en lien avec les tâches qu’il doit nécessairement effectuer dans le cadre de son emploi («L’employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l’exécution du travail et, lorsque le travailleur est occupé en dehors de son lieu de travail, les dépenses nécessaires pour son entretien»). Cette obligation représente l’un des aspects du devoir d’assistance incombant à l’employeur.
Parmi ces dépenses nécessaires, on retrouve en particulier les frais de formation ayant pour objectif une bonne intégration du travailleur dans le cadre d’une place de travail concrète. Ceux-ci valent à titre de frais nécessaires relatifs à une formation propre au sens de formation continue et sont souvent supportés par l’employeur en premier lieu. L’employeur peut exiger qu’on les lui rembourse sous certaines conditions bien précises, en particulier lorsqu’il existe une convention conclue à ce sujet. Toutefois, une telle convention peut quelquefois être nulle. Par exemple lorsque l’obligation de rembourser restreint par trop la liberté personnelle du travailleur et que celle-ci rendrait toute résiliation impossible. Dans ce contexte, l’obligation de rembourser est non admissible du moment qu’une formation continue a été ordonnée par nécessité ou voulue par l’employeur alors qu’elle n’offre aucun avantage sur le marché du travail (AGer ZH ZR 1998 N° 75 = JAR 1999, p. 237).
Adaptation
Lorsque l’on est en présence de frais de formation et pour répondre aux questions touchant à leur indemnisation, il convient de différencier s’il s’agit d’une formation en vue d’une bonne adaptation ou s’il s’agit d’une formation continue à proprement parler.
Chez certains employeurs, le fait d’effectuer un travail bien défini fait que l’adaptation vient avec le temps. Elle dépend donc de l’entreprise dans laquelle on travaille et du type de produits créés. Elle se destine à familiariser le travailleur avec les méthodes et les matériaux utilisés par l’employeur. Après une période d’adaptation adéquate, le travailleur doit être en mesure d’accomplir son travail. Un exemple typique d’adaptation est celui des cours informatiques dispensés par l’employeur et cherchant à familiariser le travailleur avec les logiciels utilisés au sein de l’entreprise. Le fait de savoir si un cours fait partie de l’adaptation ou s’il doit déjà être considéré comme une formation continue en soi doit faire l’objet d’une analyse au cas par cas. Les frais occasionnés par une adaptation doivent être supportés par l’employeur et celui-ci ne peut exiger du travailleur qu’il les lui rembourse.
Frais de formation continue
Il convient de savoir, en ce qui concerne les frais de formation continue, si ces derniers sont nécessaires pour un métier concret. Ils sont, d’une part, nécessaires lorsqu’ils peuvent être considérés comme des frais d’adaptation à proprement parler mais aussi lorsqu’ils ont été ordonnés par l’employeur. Le seul fait que la formation en question apparaisse opportune ou souhaitable pour l’employeur n’est pas suffisant en soi. Les frais de formations continues nécessaires sont supportés par l’employeur.
Les autres formations continues sont dites volontaires et les frais inhérents à ces dernières doivent être supportés par le travailleur.
Conventions de remboursement
L’employeur s’engage bien souvent de son propre chef à prendre en charge les frais de formation continue. Il poursuit tout naturellement son propre intérêt, que cela soit pour motiver le travailleur ou que cela soit pour implémenter au sein de son entreprise le savoir acquis par ce dernier durant sa formation.
Il est quelquefois convenu que les frais assumés doivent l’être à certaines conditions. Si les conditions requises ne sont plus remplies ou supprimées, l’employeur doit reverser les frais remboursés au salarié. Il est alors convenu que les frais de formation continue doivent être remboursés au terme des rapports de travail ou en cas d’échec à un examen.
De telles obligations de remboursement ne sont toutefois pas valables dans tous les cas. Nous vous dirons sous quelles conditions de telles obligations de remboursement sont valables dans la suite de cet article.
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