Formation: Qui prend en charge les frais de formation?

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Adaptation

Lorsque l’on est en présence de frais de formation, il convient donc tout d’abord de déterminer si la formation est nécessaire à l’exercice de l’activité convenue ou si elle constitue une formation continue allant au-delà de cette nécessité.

Chez certains employeurs, l’exercice d’une fonction déterminée suppose une période d’adaptation. Celle-ci dépend notamment de l’entreprise, de son organisation, de ses méthodes de travail et des outils ou produits utilisés.

L’adaptation vise à familiariser le travailleur avec les méthodes, processus et instruments nécessaires à l’accomplissement de son travail. Un exemple typique est celui d’un cours informatique destiné à familiariser le travailleur avec les logiciels qu’il doit utiliser dans l’entreprise.

La qualification doit cependant toujours être examinée au regard des circonstances concrètes. Lorsqu’une formation est nécessaire à l’exécution du travail convenu, les frais correspondants doivent être supportés par l’employeur conformément à l’art. 327a CO. Une convention mettant ces frais nécessaires à la charge du travailleur serait nulle.

Frais de formation continue

En matière de formation continue, il convient donc de distinguer les formations nécessaires à l’exécution du travail des formations qui ne le sont pas.

Une formation imposée par l’employeur parce qu’elle est nécessaire à l’activité professionnelle du travailleur relève en principe des frais nécessaires au sens de l’art. 327a CO. Il en va de même lorsqu’une formation est indispensable pour que le travailleur puisse accomplir le travail qui lui est demandé.

En revanche, une formation générale qui n’est pas nécessaire à l’exécution du travail convenu n’est pas automatiquement à la charge de l’employeur. Le travailleur doit en principe en supporter les frais, à moins que l’employeur n’accepte volontairement de les prendre en charge, totalement ou partiellement.

C’est principalement dans cette seconde situation que se pose la question d’une convention de remboursement des frais de formation.

Conventions de remboursement

L’employeur peut avoir intérêt à financer une formation continue qui ne constitue pas un frais nécessaire au sens de l’art. 327a CO. Il peut ainsi souhaiter développer les compétences du travailleur et permettre à l’entreprise de bénéficier des connaissances acquises.

La prise en charge volontaire de ces frais peut être assortie d’une convention prévoyant leur remboursement dans certaines circonstances.

Une telle convention peut notamment prévoir une obligation de remboursement lorsque le travailleur met fin aux rapports de travail avant l’expiration d’une période déterminée ou lorsque d’autres conditions expressément convenues se réalisent.

En revanche, l’existence d’un financement par l’employeur ne suffit pas, à elle seule, à créer une obligation de remboursement. En l’absence d’une convention de remboursement, le travailleur ne peut en principe pas être contraint de restituer les frais de formation que l’employeur a volontairement pris en charge.