14/09/2021

Numérisation: Les RH sous la pression de la transformation numérique

En période de pandémie, la transformation s’opère soudainement à un rythme rapide. Mais l’introduction d’outils numériques pour le bureau à domicile et la communication virtuelle ne suffit pas. La fonction RH est plus sollicitée que jamais et elle peut accompagner et modérer le changement.

De: Claus W. Geberich   Imprimer Partager  

Prof. Dr. Claus W. Geberich

Etudes en construction de machines et en économie d’entreprise à Karlsruhe, Mannheim et au MIT Cambridge/Boston. Il organise des formations et donne des conseils et s’est spécialisé dans les domaines de la gestion et la stratégie d’entreprise ainsi que dans le Controlling.

Numérisation

Les RH et la transformation numérique

Les RH participent intensivement à la transformation numérique de nombreuses entreprises. Cependant, le domaine lui-même est souvent à la traîne en matière de numérisation. Une étude de FAZ Business Media et Cornerstone OnDemand examine les opportunités que la numérisation présente pour les RH et les tâches, responsabilités et rôles que le département assumera dans le processus.

La transformation numérique a probablement atteint la quasi-totalité des entreprises à l’heure actuelle, notamment en raison de la pandémie du coronavirus. Avec le recours au télétravail, l’utilisation d’outils numériques tels que la vidéoconférence est courante dans de nombreuses entreprises. Ils aident les entreprises à maintenir leurs opérations commerciales quotidiennes. Mais, à l’ère du numérique, il ne suffit pas aux entreprises d’introduire de nouvelles technologies. Elles doivent accompagner la transformation numérique dans l’ensemble de l’entreprise. Il s’agit d’adapter le progrès technologique aux structures culturelles de l’entreprise. Un nouvel état d’esprit est nécessaire chez les employés et les dirigeants. Ils doivent s’adapter aux conditions du monde du travail numérique et être prêts à acquérir les nouvelles compétences nécessaires. Le management doit également s’adapter aux nouvelles structures plates et agiles. La transformation numérique n’est pas possible sans changement organisationnel.

Comment la numérisation modifie le développement du personnel

La numérisation est synonyme de dynamisme et cela s’applique également au développement du personnel. Les employés veulent prendre rapidement des responsabilités, élargir leurs compétences et recevoir un retour d’information immédiat. Cela nécessite des structures agiles au-delà des hiérarchies ainsi que de l’autogestion et de l’autodiscipline. La technologie peut offrir exactement cela. Les nouvelles technologies numériques créent la base de la numérisation. Les RH soutiennent le processus de numérisation en fournissant les bonnes conditions-cadres ainsi qu’un encadrement ou des conseils.

Les défis comprennent l’alignement proactif de la qualification des employés sur la stratégie de l’entreprise ainsi que la conception d’activités de développement du personnel favorisant le transfert. Dans la pratique des entreprises, cela implique des champs d’action identifiés par le CCL Center for Creative Leadership qui peuvent être concrétisés comme suit:

  • nouvelles formes de prise de décision
  • RTL - Real Time Leadership - la nécessité de prendre des décisions en temps réel
  • direction dans des structures agiles, flexibles et plates
  • et développement de nouvelles façons de penser et d’agir au lieu d’enseigner un contenu, ainsi que désapprentissage et dépassement de schémas de pensée et d’action établis
  • responsabilité claire de l’individu envers son propre développement étant donné que l’autonomie et la responsabilité personnelle génèrent une motivation intrinsèque, les RH se considérant comme un partenaire de développement
  • développement d’une nouvelle compréhension du leadership qui le considère comme un processus collectif s’éloignant du «Great Man Mythos» du dirigeant héroïque et qui définit la fonction des dirigeants sur la base de l’influence et de la performance et non pas selon le rôle hiérarchique formel
  • abandon des événements de développement du personnel axés sur le contenu au profit de processus de développement fondés sur la connaissance de soi et le Coaching ainsi qu’une approche à 360° qui engage l’employé, son manager et ses collègues de la même manière

Pour le développement des ressources humaines, cela nécessite un changement de rôle, de courtier en éducation à facilitateur d’un processus de développement organisationnel qui diffuse en permanence de nouvelles connaissances et expériences dans un réseau. L’apprentissage informel des autres devient le centre d’intérêt - soutenu par les nouvelles technologies d’apprentissage, les réseaux sociaux et le Coaching.

Outre le Learning by Doing, l’apprentissage dans le cadre de projets gagne en importance, qu’il s’agisse de projets internes à l’entreprise ou de projets externes. De nouvelles voies d’apprentissage peuvent également être ouvertes en donnant aux employés la liberté explicite de travailler sur leurs propres projets. Google, par exemple, permet à ses employés de consacrer 20% de leur temps de travail à leurs propres idées et projets.

D’autres éléments constitutifs d’une nouvelle architecture d’apprentissage orientée vers la demande résultent du développement d’applications d’apprentissage mobiles ainsi que de l’utilisation des médias sociaux. Ces voies d’apprentissage doivent être encore plus ouvertes aux employés qu’auparavant, car ce n’est pas l’infrastructure technique qui détermine le succès, mais la culture de l’apprentissage - ici, les RH et la direction de l’entreprise sont également mises au défi d’abolir enfin la séparation traditionnelle entre l’apprentissage et le travail, de faire de chaque lieu de travail un lieu d’apprentissage et d’ouvrir à tous les employés des voies d’apprentissage tout au long de la vie.

Structures organisationnelles

Les structures de travail doivent permettre d’alléger la pression exercée sur la routine de travail quotidienne afin de créer une atmosphère de travail dans laquelle les employés se sentent à l’aise et peuvent travailler efficacement. La technologie en fait partie, comme une sorte de facteur d’hygiène. Quiconque passe des heures à s’occuper de demandes de congés ou de feuilles de temps aura du mal à se concentrer sur son travail réel. Donc, si les RH cartographient cette partie numériquement et éliminent les pertes de temps, cela va créer une base importante pour un travail concentré. Le travail opérationnel typique des RH doit être entièrement numérisé.

Les RH, acteurs de la transformation

Les nouvelles structures numériques entraînent des changements profonds. Les entreprises doivent remettre en question leurs modèles économiques. Les anciens modèles commerciaux au format analogique ne survivront pas. Le département RH est fortement impliqué dans la numérisation, il doit piloter et accompagner le processus de changement.

  • D’une part, le département accompagne la transformation numérique en tant qu’interface entre les employés et les secteurs de l’entreprise et peut participer activement au changement. Les RH assument de plus en plus de nouveaux rôles dans l’entreprise, un peu comme un rôle stratégique de conseiller commercial. Elles doivent veiller à ce que les employés et les cadres acquièrent les nouvelles compétences dont ils ont besoin à l’ère numérique. Selon l’enquête, deux tiers des décideurs considèrent comme un défi majeur le fait de s’assurer que les employés sont suffisamment impliqués dans le processus de changement
  • Les RH deviennent un Coach dans les processus de changement pour les nouveaux processus numériques comme pour les compétences numériques des employés, mais aussi de la direction
  • D’autre part, les RH doivent numériser leurs propres services et introduire des solutions pour accroître leur efficacité. Dans le cadre de la numérisation, les RH ont besoin de nouvelles compétences et aptitudes, certaines n’étant pas encore disponibles au sein de l’entreprise et devant donc être importées

La transformation numérique - une tâche essentielle

Pour 90% des personnes interrogées, la transformation numérique est actuellement l’un des sujets les plus importants dans leur propre entreprise. Selon l’étude FAZ Business Media, la responsabilité de fixer le cap de la transformation numérique incombe principalement à la direction ou au conseil d’administration. L’impulsion du changement doit venir du sommet et être concrétisée et mise en œuvre en interaction avec les employés.

Avec la numérisation, les entreprises sont confrontées à un large éventail de tâches critiques qu’elles doivent maîtriser en plus de leurs activités quotidiennes. Elles doivent notamment mettre en œuvre des solutions numériques, automatiser les processus, les mettre en réseau et mettre en œuvre la transformation sur le plan technologique. La majorité des entreprises interrogées s’accorde à dire que la technologie seule ne suffit pas. Le changement culturel doit se faire en parallèle. Il doit être activé en permanence.

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La numérisation implique un changement culturel

  • La numérisation ne peut réussir que si le personnel de l’entreprise la soutient. Par conséquent, l’une des principales préoccupations des personnes interrogées est d’initier un changement culturel. La façon de penser dans sa propre organisation doit s’adapter aux exigences du nouveau monde du travail numérique. Les hiérarchies doivent être démantelées et les compétences et responsabilités transférées aux équipes agiles
  • Le département RH a un rôle décisif à jouer dans cette approche. La majorité des répondants déclarent que la numérisation fait partie intégrante de leur stratégie d’entreprise. Dans la moitié des grandes entreprises, la transformation numérique est incluse dans la stratégie RH à l’échelon de l’entreprise. Près de quatre entreprises sur dix (37%) sont convaincues que le département RH dans son ensemble contribue à la numérisation de l’entreprise. Toutefois, il faut créer les conditions internes nécessaires à cet effet
  • Le processus de changement entraîne une modification de la façon dont les départements RH se perçoivent. Les RH assument donc de plus en plus le rôle d’artisan du changement et de partenaire stratégique. C’est ce qu’affirment 44% des décideurs interrogés. Ils constatent également que les RH doivent jouer un rôle de développement dans l’ensemble de l’organisation et qu’ils doivent le faire vis-à-vis des cadres et des employés. Les RH doivent assurer un équilibre des intérêts entre les niveaux de gestion
  • Dans ce processus, les RH doivent essayer d’atteindre tous les employés de l’entreprise pour leur offrir une orientation et une aide. À long terme, un nouvel état d’esprit doit entrer dans les têtes - dans toute l’entreprise. Cela signifie également que l’on s’éloignera de la pensée en silo et que l’on assouplira les hiérarchies
  • La pensée en silo doit céder la place à la pensée en processus. Les affirmations «Cela ne relève pas de ma compétence» ou «Je ne suis pas habilité à le décider» constituent des interfaces horizontales et verticales typiques

Une efficacité accrue comme effet positif de la transformation numérique

  • Selon les personnes interrogées, la digitalisation est un levier pour accroître l’efficacité. La mesure et la gestion des performances gagnent en importance. Dans les cinq prochaines années, environ quatre cinquièmes (82%) des personnes interrogées souhaiteraient utiliser les technologies numériques pour rendre les processus RH plus efficaces. Selon l’étude, une entreprise sur deux souhaiterait libérer son personnel RH des tâches routinières et simplifier l’administration des RH. Ce faisant, elles souhaitent également prendre en compte le rapport coût/bénéfice: deux cinquièmes (42%) veulent augmenter la rentabilité des RH. Les travaux administratifs antérieurs entraînant des coûts disproportionnés, le Lean Management est peu connu dans le domaine des RH et n’existe que sous forme rudimentaire

Les RH dans leur ensemble bénéficient de la transformation numérique

  • De nombreux domaines des RH bénéficient de la transformation numérique, surtout le recrutement. 70% des répondants utilisent des solutions numériques dans ce domaine. Mais les applications numériques sont également utilisées pour le perfectionnement professionnel (59%) et le contrôle du personnel. Les départements RH utilisent essentiellement des outils dont les coûts d’acquisition sont faibles et qui peuvent être facilement intégrés dans leurs processus. Plus l’accès aux nouvelles technologies sera facile, plus les décideurs interrogés voudront les utiliser. Les responsables RH recherchent en particulier des solutions numériques conviviales et conformes aux règles de protection des données. Les exigences en matière de mise en réseau ne figurent pas en tête de liste
  • En raison de la pandémie, les outils de vidéoconférence sont actuellement les plus demandés. Une entreprise sur deux favorise la formation interne avec un logiciel d’apprentissage approprié. Trois organisations sur dix utilisent un logiciel de Reporting. Ce logiciel se concentre principalement sur les processus administratifs, les processus de changement ne jouent qu’un rôle mineur
  • Par rapport à ces solutions standardisées, une entreprise sur quatre n’utilise pas des technologies plus complexes telles que des applications en libre-service, des logiciels d’analyse RH ou des applications de retour d’information. L’analyse des données offre un large éventail de possibilités. En principe, les départements RH des grandes entreprises sont en avance sur les petites entreprises en matière de digitalisation

Les nouveaux défis posés par la numérisation

Les défis de la poussée actuelle de la numérisation sont importants pour le département des ressources humaines. D’une part, il joue un rôle clé en tant que partenaire stratégique et architecte du changement culturel dans les entreprises et d’autre part, il doit être le moteur de la numérisation de la gestion du personnel. Toutefois, jusqu’à présent, ce sont surtout les grandes entreprises qui ont adopté une approche globale de la transformation numérique.

C’est du moins la conclusion de l’étude «Les RH dans le monde numérique du travail» de FAZ Business Media menée auprès de 211 cadres de la région DACH au cours de l’été 2020 avec cinq entretiens approfondis avec des décideurs RH.

Cela n’est pas surprenant. Après tout, le degré de numérisation dans le domaine des ressources humaines est étroitement lié au degré de numérisation de l’entreprise dans son ensemble et, dans ce domaine, les petites et moyennes entreprises sont souvent à la traîne. Le niveau de maturité de la numérisation est encore faible chez les PME, il y a peu de pionniers du numérique et une grande partie des PME n’a pas encore commencé à se numériser.

Les outils numériques de RH contribuent à la création de valeur

Pourtant, une gestion intelligente des ressources humaines avec des outils numériques pour le travail du personnel peut contribuer à bien des égards à la création de valeur dans l’entreprise:

  • De nouveaux produits RH, tels que des simulations en temps réel des coûts et avantages des campagnes et des canaux de recrutement ou des analyses fondées sur des données, par exemple sur le personnel clé de l’entreprise
  • Une prestation RH de qualité parfaite, car les robots ne font aucune erreur et sont disponibles 24 heures/24 pour répondre aux questions des candidats et des employés, ce qui élimine les tâches standards
  • Réduction des coûts, par exemple grâce à l’automatisation d’étapes de processus standardisées et répétitives, ce qui n’entraîne pas nécessairement la suppression d’emplois, mais seulement d’activités individuelles et libère des capacités de personnel pour d’autres tâches
  • Les capacités libérées peuvent être utilisées pour des activités créatrices de valeur telles que le développement du personnel et de l’organisation

Les RH doivent impliquer les employés dans la numérisation

  • La plupart des entreprises reconnaissent la nécessité de la numérisation et nombre de ses avantages. Selon l’étude FAZ, environ 90% des personnes interrogées déclarent que la numérisation est actuellement l’un des sujets les plus importants dans leur entreprise. Mais en moyenne, elle ne fait partie de la stratégie des RH que dans 22% des entreprises interrogées. La numérisation se concentre toujours sur la production, l’approvisionnement et la commercialisation. Ce n’est que dans les grandes entreprises que la moitié des personnes interrogées a déclaré que la transformation numérique faisait déjà partie du programme stratégique du département RH
  • Dans le contexte de la numérisation, les tâches culturelles et liées aux employés figurent généralement en tête des priorités des entreprises - avant même la mise en œuvre technologique. Deux tiers des personnes interrogées considèrent que le plus grand défi consiste à soutenir adéquatement les employés dans la transformation numérique. Le Coaching devient un facteur de réussite. Selon l’étude, la fonction RH assume principalement une responsabilité stratégique liée au changement dans le processus de transformation de l’entreprise. Cependant, depuis le début de la pandémie, l’accent a surtout été mis sur la résolution rapide de problèmes pratiques de numérisation. Les questions stratégiques sont désormais à l’ordre du jour.

Les grandes entreprises sont les pionnières de la numérisation

Selon les personnes interrogées, la transformation des RH est actuellement portée par la vidéoconférence et le travail à distance. Mais les entretiens d’embauche virtuels, les outils d’apprentissage en ligne et l’augmentation des investissements dans les logiciels de gestion des RH y contribuent également. Cela montre une fois de plus que les grandes entreprises sont des pionnières en matière de numérisation des RH: par exemple, si les trois quarts des grandes entreprises mènent des entretiens d’embauche virtuels, seules 60% des entreprises de taille moyenne et 30% des petites entreprises le font. La situation est similaire lorsqu’il s’agit d’accélérer la numérisation des processus. Les grandes entreprises, en particulier, ont poussé la numérisation des processus RH (42%), mais seulement 36% des entreprises de taille moyenne et 25% des petites entreprises. Les entreprises de taille moyenne sont clairement à la traîne.

Attitude RH goes Digital

Les RH en sont encore aux premiers stades de la numérisation, même si celle-ci devient de plus en plus importante pour accompagner et consolider le changement technologique par un changement de culture. Le temps presse et de nombreuses entreprises perdent en compétitivité. Les RH doivent devenir des pionniers du numérique.

Source

FAZ Étude sur les médias d’affaires Monde du travail 2020

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