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Intégration du personnel: Bienvenue à bord

L’importance d’une introduction sérieuse et orientée vers l’objectif des nouveaux collaborateurs est sous-estimée et souvent négligée pour cause de manque de temps. Il vaut cependant la peine de vouer une plus grande attention au processus d’intégration du personnel.

24/03/2022 De: Heinz Merz
Intégration du personnel

Intégration du personnel

Un nouvel employé arrive, personne n’est là pour le recevoir, son poste de travail et l’infrastructure n’ont pas été préparés et le nouveau supérieur hiérarchique n’a pas le temps. Ce nouvel arrivant a tout de suite envie de repartir! Heureusement, la réalité n’est pas aussi dramatique. Malgré tout, on rencontre de tous dans les entreprises.

Alors que la phase d’introduction et d’initiation doit permettre d’intégrer le nouveau collaborateur de manière optimale dans son domaine d’activités, dans les travaux à effectuer en tant que tels ainsi que dans la culture de l’entreprise, l’objectif prévu pour la fidélisation du personnel ne sera pleinement atteint qu’au travers d’une initiation complète des collaborateurs.

Les facteurs d’influence lors de l’entrée en fonction peuvent se résumer ainsi du point de vue psychologique: intégration, identification, clarté des rôles et exigences conformes aux compétences. Pour se conformer à ces facteurs, il faut respecter trois phases majeures dans le processus d’intégration du personnel: les mesures préparatoires, le programme d’introduction et la période d’essai.

1ère phase: mesures préparatoires

Une fois le contrat conclu et la collaboration régie, la fidélisation du personnel peut commencer. Le futur collaborateur a peut-être travaillé longtemps auprès de l’employeur précédent et il vient de changer de poste de travail pour se confronter à la nouvelle entreprise. L’intérêt, l’engagement et le plaisir qui sont liés à la conclusion du contrat d travail doivent être utilisés, soignés et poursuivis sous forme dynamique. Le contact peut être intensifié dans la mesure où on transmet les dernières informations connues au futur membre de l’équipe avant qu’il ne prenne ses fonctions, en lui permettant peut-être d’accéder à la plateforme Intranet et en l’invitant à des manifestations informatives et sociales. Eventuellement, il peut être utile d’impliquer déjà le nouveau dans les contacts avec les clients.

Toutes les mesures précitées ont une grande importance étant donné qu’elles sont inattendues à ce moment-là et qu’elles seront d’autant plus appréciées. Elles favorisent l’intégration et l’identification. Le fait que la place de travail soit déjà installée correctement dans le cadre de la préparation, que les moyens de travail nécessaires soient commandés et que l’équipe soit préparée à la nouvelle ou au nouveau collaborateur constitue une évidence, cela va sans dire.

2e phase: programme d’initiation

En premier lieu, la phase d’introduction en tant que telle doit donner au nouveau collaborateur une orientation et lui permettre de disposer des principales informations liées à sa fonction.  Cette phase constitue également une transition du processus de fidélisation du personnel vers le processus de développement du personnel (voir le graphique). Cela s’exprime par le fait que le développement personnel commence dès le premier jour de travail et que les objectifs sont définis par le biais d’étapes mesurables correspondantes. Une grande importance doit également être vouée au premier jour d’entrée en service parce que le nouveau collaborateur arrive avec de nombreuses questions, des attentes plus ou moins claires et une tension corrélative. La nouvelle ou le nouveau doit donc être reçu avec cette idée en tête. Et il ne faut pas oublier que la première impression que nous donnerons au nouveau collaborateur sera déterminante! Une carte de bienvenue et un bouquet de fleurs peuvent parfaitement convenir dans ce contexte.

Le collaborateur préparé avant l’entrée en fonction et le programme d’initiation éventuellement déjà transmis au futur collaborateur contiennent un planning clair avec les contenus correspondants en termes de tâches et les personnes de contact responsables. Il faut toutefois veiller à ce que celui-ci ne soit pas trop détaillé et que toutes les échéances figurent au préalable. Le programme doit donner suffisamment de marge de manœuvre afin que des éléments puissent encore être insérés à court terme en cas de besoin et, d’autre part, pour que la nouvelle personne puisse y ajouter sa patte personnelle. Il convient d’appliquer ce qui aura été acquis et sous la forme de problématiques concrètes.

Des parrains peuvent soutenir l’intégration du personnel

Le supérieur hiérarchique peut organiser un soutien dans la mesure où il désignera un parrain ou une marraine sur lequel/laquelle il pourra décharger une partie de ses responsabilités. Un membre engagé de l’équipe du même niveau hiérarchique qui familiarisera la nouvelle ou le nouveau, non seulement dans les aspects formels, mais aussi vis-à-vis des règles informelles et qui l’accompagnera dans l’infrastructure et dans les locaux peut tout à fait convenir. Les thématiques à considérer dans ce contexte sont:

  • Qui est qui et qui fait quoi?

  • Où sont les personnes, les moyens, les locaux?
  • Comment fonctionnent les règles, notamment, par exemple, la saisie du temps de travail?
  • Quels sont les règlements existants?

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