Phase d'introduction: Points de repères pour une entrée en fonction réussie

Comment assurer une phase d'introduction réussie pour les nouveaux collaborateurs en entreprise ?

Introduction

Dans le meilleur des cas, les nouveaux collaborateurs sont rapidement, complètement et de manière compétente familiarisés avec la nouvelle entreprise. Ils peuvent rapidement s’identifier à leur nouvelle mission et à leur nouvel employeur, savoir ce qui est important et quelles attentes spécifiques sont liées au nouveau poste. Les nouveaux collaborateurs connaissent les règles du jeu et les compétences, et peuvent s’intégrer humainement dans l’entreprise.

Que des candidats qualifiés deviennent des collaborateurs performants et motivés dépend donc largement de la manière dont ils sont familiarisés avec leur mission et leur environnement.

Conseil pratique : les nouveaux collaborateurs ont besoin non seulement d’une introduction adéquate, progressive et motivante à leurs nouvelles tâches. Prenez également en compte les deux points suivants :
– Information : les nouveaux collaborateurs doivent disposer d’informations complètes sur l’entreprise et ses produits, sur la structure et les processus opérationnels, sur les obligations et les compétences, sur les attentes et les usages.
– Intégration : la réussite ou l’échec repose souvent sur la question de savoir si les nouveaux collaborateurs trouvent aussi leur place sur le plan humain, reçoivent de la reconnaissance de la part de leurs supérieurs comme de leurs collègues, peuvent s’identifier à la mission et à l’entreprise et développer un lien de confiance.

En raison du « ne-plus-vraiment-appartenir » à l’ancienne entreprise et du « ne-pas-encore-appartenir » à la nouvelle, de nombreux travailleurs perçoivent la période entre la signature du contrat et l’entrée en fonction comme un moment de vide.

Il est donc judicieux d’accorder aussi de l’attention à la préparation administrative de l’entrée en fonction et de maintenir le contact avec les futurs collaborateurs.

Un exemple est la lettre de bienvenue – accompagnée de documents d’information – qui permet aux nouveaux entrants de transférer progressivement le sentiment d’appartenance à la nouvelle entreprise, sans y être déjà intégrés.

D’expérience, les nouveaux collaborateurs reçoivent un grand nombre de documents. Au lieu de distribuer diverses brochures, formulaires et feuilles volantes, il est recommandé de remettre un classeur d’engagement qui rassemble de manière ordonnée l’ensemble des documents liés à l’engagement.

Préparation de la Phase d’introduction

Programme d’introduction

L’organisation des premiers jours est définie dans le programme d’introduction. Un tel programme comprend les étapes concrètes de la prise de fonction ainsi que les contacts nécessaires dans l’entreprise. Il inclut généralement aussi une visite des départements situés en amont et en aval sur le plan organisationnel, ainsi que des services de première ligne, afin de se familiariser avec les problèmes pratiques.

Parrain ou marraine

Pour accompagner les nouveaux collaborateurs durant la première période, il est recommandé de désigner un « parrain » ou une « marraine ». Cette personne, le plus souvent un collègue de travail direct, assure activement le suivi quotidien du nouvel arrivant pendant toute la période d’essai et reste disponible pour toutes les questions et problèmes qui se présentent. Ce choix délibéré de ne pas attribuer ce rôle à un supérieur hiérarchique favorise l’intégration dans l’équipe existante.

Conseil pratique : à l’organisation de l’accueil, on reconnaît les véritables professionnels. Si ce n’est pas encore une pratique standard dans votre entreprise, élaborez pour la prochaine embauche un programme d’introduction écrit et désignez un parrain ou une marraine. L’effort supplémentaire consenti pendant la Phase d’introduction sera rapidement compensé et vous constaterez que l’intégration se déroule de manière bien plus structurée.

Intégration des nouveaux collaborateurs sur leur poste de travail

« De bons candidats ne peuvent devenir de bons collaborateurs que s’ils ne sont pas livrés à eux-mêmes après leur prise de fonction ! »

La Phase d’introduction spécifique des nouveaux collaborateurs commence sur leur futur poste de travail. La direction du service, le parrain ou la marraine ainsi que les collègues les plus proches doivent être présentés. Ensuite, il est utile que la personne accompagnatrice effectue avec le nouvel arrivant un petit tour des locaux, pour lui montrer les lieux essentiels. Le parrain ou la marraine est également responsable de veiller à ce que le nouveau collaborateur reçoive les documents, outils de travail, etc., nécessaires à la prise de fonction. Ce n’est qu’ensuite que commence réellement l’initiation aux tâches.

Conseil pratique : veillez à ce que les nouveaux collaborateurs aient dès le départ l’occasion de s’impliquer de manière productive. Cela leur permet de vivre leurs premiers succès. Pour cette raison, le premier jour de travail doit déjà comporter des tâches concrètes et réalisables.

Réunion d’accueil

Les grandes entreprises ont la possibilité de regrouper plusieurs nouveaux arrivants dans une même réunion d’accueil. Idéalement, une telle rencontre a lieu le premier jour ouvrable de chaque mois et constitue alors la bienvenue officielle. Sinon, elle se tient tous les deux ou trois mois, et les collaborateurs engagés au cours des derniers mois y sont invités.

La Phase d’introduction des nouveaux collaborateurs commence souvent par une telle réunion, qui informe les participants sur l’entreprise, ses installations, sa structure organisationnelle, son histoire ainsi que ses produits et services. La présence des représentants importants de l’entreprise (direction, service du personnel, etc.) symbolise la reconnaissance accordée aux nouveaux arrivants.

Ce type de rencontre convient à tous les nouveaux collaborateurs. La difficulté dans le choix des sujets réside dans le fait de capter l’intérêt d’un public venant de services, métiers et niveaux hiérarchiques différents.

Les possibilités méthodologiques pour structurer ces introductions incluent, par exemple :

• exposés courts et présentations d’informations
• visite de l’entreprise
• démonstrations de produits
• court-métrage sur l’entreprise
• pause-café commune, déjeuner commun

FAQ: Phase d'introduction

Pourquoi est-il important de désigner un parrain ou une marraine ?

Un parrain ou une marraine, généralement un collègue et non un supérieur, assure un suivi quotidien bienveillant. Cela favorise l'intégration humaine, permet de poser des questions informelles et aide le nouveau collaborateur à s'identifier à l'équipe existante.

Que doit contenir un programme d'introduction idéal ?

Il doit définir les étapes concrètes de la prise de fonction, lister les contacts nécessaires, inclure des visites des départements en amont et en aval, et prévoir des moments d'échange avec la direction ou les services clés pour comprendre la structure et les processus.

Comment gérer la période entre la signature du contrat et le premier jour ?

Il est crucial de maintenir le contact pour éviter le sentiment de « vide ». L'envoi d'une lettre de bienvenue et de documents préparatoires permet de transférer progressivement le sentiment d'appartenance à la nouvelle entreprise.

Quelle est la meilleure méthode pour présenter l'entreprise aux nouveaux arrivants ?

Une réunion d'accueil regroupant plusieurs nouveaux collaborateurs permet de présenter l'histoire, la structure et les produits de manière uniforme. Elle peut être complétée par des exposés courts, des visites, des démonstrations ou des moments conviviaux comme un déjeuner commun.