28/07/2016

Phase d'introduction: Points de repères pour une entrée en fonction réussie

La procédure de sélection s’est terminée avec succès: une candidate qualifiée ou un candidat qualifié a été recruté pour travailler dans votre société.

De: Thomas Wachter   Imprimer Partager   Commenter  

Thomas Wachter

Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.

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Phase d'introduction

Phase d'introduction

Objectif de la phase d’introduction

Le fait qu’une collaboration de longue durée et réussie en découlera dépend de manière décisive de la qualité dela phase l’introduction. Cette déclaration se justifie par la forte fluctuation constatée au cours des premiers mois après l’entrée: nombreux sont les collaborateurs qui quittent l’entreprise rapidement sur un sentiment de frustration.

L’objectif de la phase d’introduction est que les nouveaux collaborateurs:

  • se familiarisent rapidement, de manière complète et compétente avec leur nouvelle entreprise;
  • puissent s’identifier en peu de temps avec les nouvelles tâches et avec le nouvel employeur;
  • sachent quelles sont les attentes qui sont liées aux nouveaux postes;
  • connaissent les règles du jeu et les compétences;
  • et – très important – puissent s’intégrer dans l’entreprise sur le plan humain.

Etapes d’introduction

Réussite de la phase d’introduction

L’introduction et la familiarisation de nouveaux collaborateurs dans une entreprise constituent des phases décisives. Cela se voit déjà dans les comparativement nombreuses résiliations qui surviennent pendant la période d’essai.

Dans les cas positifs, les nouveaux collaborateurs se familiarisent rapidement, de manière complète et compétente avec leur nouvelle entreprise; ils peuvent s’identifier rapidement avec leurs nouvelles tâches et leur nouvel employeur; ils comprennent de quoi il est question et quelles sont les attentes qui sont liées à la nouvelle fonction; ils connaissent les règles du jeu et les compétences, et – très important – ils peuvent s’intégrer dans l’entreprise sur le plan humain.

Le fait que des candidates et des candidats qualifiés puissent devenir des collaborateurs performants et motivés dépend ainsi largement de la manière dont ils se sont familiarisés avec leur fonction et leur environnement.

Cette introduction s’effectue à différents échelons:

  • Information: les nouveaux collaborateurs ont besoin d’informations complètes sur l’entreprise et sur ses produits, sa structure d’exploitation et ses processus de travail, sur leurs obligations et leurs compétences, sur les attentes et les besoins;
  • Tâche: les nouveaux collaborateurs ont besoin d’une introduction appropriée, par degrés et motivante dans leurs nouvelles fonctions;
  • En terme de relations: ce qui est décisif pour la réussite ou l’échec est souvent la question de savoir si les nouveaux collaborateurs vont également trouver leur place sur le plan humain, s’ils vont prendre connaissance des évaluations des supérieurs hiérarchiques comme des collègues de travail, dans quelle mesure ils vont pouvoir s’identifier avec les tâches et avec l’entreprise et enfin s’ils vont parvenir à créer un climat de confiance.

Administration et information préalable compétentes

Le temps qui s’écoule entre la signature du contrat et l’entrée dans l’entreprise est souvent ressenti comme une période de vide par de nombreux employés du fait de ‹n’en plus vraiment faire partie› par rapport à l’ancienne entreprise et de «ne pas encore en faire vraiment partie» dans la nouvelle entreprise. Il est donc logique de vouer de l’attention à la préparation administrative et de maintenir un contact avec les futurs collaborateurs.

Lettre de bienvenue

Un exemple est constitué par la lettre de bienvenue – accompagnée de documents d’information. Cela donne aux nouveaux arrivants la possibilité de transférer doucement le sentiment du ‹nous› sur la nouvelle entreprise, même sans y être intégré.

Classeur d’engagement

D’après les expériences faites, les nouveaux collaborateurs reçoivent toute une série de documents. Au lieu de leur remettre des brochures, des formulaires et des feuilles volantes différentes, le mieux est encore de leur remettre un classeur qui contiendra la totalité des documents d’engagement.

Préparation de la phase d'introduction

Les préparatifs à l’introduction des nouveaux collaborateurs auront lieu quelque temps avant l’entrée, afin de préparer tous les éléments essentiels.

Préparer les outils de travail

Il faut s’assurer ici que tous les instruments et les outils de travail soient prêts au poste de travail, que les clefs, le badge de timbrage, etc. aient été préparés et qu’il ne manque pas la petite salutation de bienvenue.

Tuteur

En ce qui concerne l’accompagnement pendant la phase d'introduction, le mieux sera encore de désigner ce que l’on appelle un «tuteur». Cette personne, en général un ou une collègue direct/e, assumera activement le suiviquotidien de la nouvelle personne pendant toute la durée de la période d’essai et elle se tiendra à sa disposition pour toutes les questions et les problèmes qui surviendront. En règle générale, il ne s’agit pas, et c’est volontaire, du ou de la supérieur/e hiérarchique, afin de faciliter l’intégration dans l’équipe de travail existante.

Programme d’introduction

La conception des premiers temps est fixée (en général sous la forme écrite) dans le programme d’introduction. Un tel programme d’introduction comprend les étapes intrinsèques d’initiation telles que les nouveaux contacts nécessaires dans l’entreprise. En font notamment partie, la plupart du temps, une visite dans les départements organisationnels en amont et adjacents, ainsi que les domaines du front afin d’apprendre à connaître les problèmes de la pratique.

Introduction au poste de travail

«De bons candidats ne peuvent devenir de bons collaborateurs que s’ils ne se sentent pas abandonnés après la prise de leur fonction!»

L’introduction spécifique du nouveau collaborateur commence à son futur poste de travail. Le chef de département du tuteur (personne d’accompagnement du nouveau collaborateur) ainsi que les collaborateurs les plus étroits doivent être présentés. Ensuite, le mieux est encore que la personne accompagnante fasse un petit tour avec le nouveau collaborateur pour lui présenter les principaux locaux. Le tuteur est également responsable de ce que les nouveaux collaborateurs reçoivent les principaux documents, outils de travail, etc. pour qu’ils puissent démarrer dans leur activité.

Il faut veiller à ce que les nouveaux collaborateurs disposent, dès le départ, de la possibilité de s’impliquer de manière active (= premières expériences réussies). Pour cette raison, le premier jour de travail doit également comprendre des travaux concrets qui soient maîtrisables.

Manifestation durant la phase d'introduction

Les plus grandes entreprises ont la possibilité d’accueillir plusieurs nouveaux arrivants à l’occasion d’une manifestation commune d’introduction. Idéalement, une telle manifestation a lieu à chaque premier jour de travail du mois et sert ainsi de salutation officielle. Dans d’autres cas, une telle manifestation a lieu tous les deux ou trois mois et les collaborateurs qui sont arrivés au cours de ces derniers mois y sont conviés.

La manifestation d’introduction oriente les nouveaux collaborateurs sur l’entreprise, ses installations, la structure organisationnelle, son histoire et ses produits / services. La présence des principaux représentants de l’entreprise (direction, service du personnel, etc.) symbolise la valeur qui est accordée aux nouveaux arrivants.

Ce genre d’introduction convient pour tous les nouveaux collaborateurs. La difficulté dans la sélection des thèmes consiste à s’adresser de manière identique à des auditrices et à des auditeurs provenant de différents départements, métiers et de niveaux hiérarchiques variés. Des possibilités méthodologiques de conception de telles introductions sont, par exemple:

  • de brefs discours et des informations;
  • une visite d’entreprise;
  • des produits – des démonstrations;
  • un film sur l’entreprise;
  • une pause-café commune, un déjeuner en commun.

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