Onboarding: Un processus d’intégration systématique est nécessaire
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Pourtant, selon la Harvard Business Review, près d’une entreprise sur quatre n’a pas de processus d’intégration formel. Vous faites peut-être partie des 35% d’entreprises qui, selon les rapports, ne dépensent rien pour attirer de nouveaux collaborateurs.
A une époque où l’expérience des candidats et le travail mobile sont au premier plan dans l’esprit des talents, il est clair qu’il n’y a jamais eu de moment plus opportun pour investir dans une stratégie d’onboarding complète.
Stratégie d’onboarding complète
Mais garantir l’investissement, le temps et les ressources nécessaires à la mise en œuvre d’une stratégie d’onboarding ciblée et complète peut s’avérer être un défi. Tout d’abord, la mise en œuvre d’une stratégie d’intégration solide nécessite l’accord des parties prenantes de l’entreprise.
Les dirigeants, les décideurs, les chefs de service et les responsables des ressources humaines doivent investir du temps pour garantir une intégration réussie. Les RH et les équipes d’acquisition de talents doivent être impliquées de manière proactive dans la définition du processus, et notamment dans la préparation de contenus d’intégration inspirants, dans la définition du processus et dans la définition des budgets.
Coûts élevés dus au remplacement
Laisser partir (involontairement) des collaborateurs signifie en principe perdre de l’argent. En effet, après le départ involontaire d’un collègue, il faut non seulement trouver un remplaçant, mais aussi le former. Il faut compter en moyenne huit mois avant que les nouveaux collaborateurs puissent être productifs. Une grande partie du savoir-faire et des connaissances acquises au fil des ans est malgré tout perdue.
Pour les coûts de remplacement, la règle qui prévaut est la suivante: plus l’entreprise est grande, plus les coûts de fluctuation sont élevés. Cela s’explique avant tout par la complexité des structures et des processus dans les grandes organisations, qui rendent l’initiation des nouveaux collaborateurs plus coûteuse. Les sommes élevées pour les remplacements illustrent l’importance et la signification de l’onboarding et de l’organisation convaincante de ce processus. Il existe donc des raisons économiques solides pour un processus d’onboarding optimal.
Des employés quittent l’entreprise
Si l’on se penche sur l’objectif de l’onboarding, on se rend vite compte qu’une stratégie organisée n’est pas seulement logique, mais aussi utile du point de vue financier et de l’expérience des collabrateurs. Selon le rapport Deloitte 2014 «On-Ramp for Employee Success», 4% des nouveaux embauchés quittent un poste après un premier jour insatisfaisant et 22% des fluctuations ont lieu dans les 45 premiers jours. Cela signifie que 26% des nouveaux employés ne sont plus là après 45 jours.
L’enquête de Jobvite va dans le même sens. En effet, elle a révélé que si vous embauchez 10 nouveaux professionnels, trois d’entre eux démissionneront dans les 90 jours. Comme nous l’avons vu plus haut, selon le Center for American Progress, le coût du remplacement d’un collaborateur hautement qualifié représente jusqu’à 213% du coût d’un salaire annuel. Rien qu’en Grande-Bretagne et aux États-Unis, on estime qu’il en coûte 37 milliards de dollars par an pour garder des employés improductifs qui ne comprennent pas leur rôle.
L’onboarding augmente la fidélisation du personnel
Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, la réduction des fluctuations et des pertes qui en découlent sera d’une importance cruciale pour l’entreprise qui souhaite économiser des dépenses inutiles. Maintenant, une certaine fluctuation est inévitable, mais les chiffres montrent aussi qu’un onboarding augmente considérablement la fidélisation des collaborateurs.
Selon un rapport d’Urbanbound, les entreprises qui ont mis en place un processus d’onboarding standardisé enregistrent une augmentation de 50% de la rétention des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. 69% des employés restent plus souvent dans une entreprise pendant au moins trois ans s’ils ont bénéficié d’une bonne intégration.
Les nouveaux collaborateurs qui ont suivi un programme d’intégration structuré sont 58% plus susceptibles de rester dans l’entreprise après trois ans. Il est donc évident que la mise en œuvre d’une stratégie d’onboarding solide améliore considérablement la fidélisation des collaborateurs.
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Effets positifs de l’onboarding
Il existe également des effets positifs sur la productivité, qui ont également un impact important sur le résultat final. Urbanbound a rapporté que les entreprises qui ont mis en place un processus d’onboarding standard enregistrent une productivité de 50% supérieure lors des nouvelles embauches.
Parallèlement, les chiffres de la Sloan School of Management du MIT estiment que les pertes de productivité coûtent aux entreprises 2,5% de leur chiffre d’affaires, car les employés de longue date doivent prendre le temps de former et d’aider les nouvelles recrues. Ainsi, même sans onboarding formel, vous dépensez directement de l’argent pour une formation ad hoc. Dans ce contexte, il est bien plus efficace et moins coûteux de coordonner l’onboarding de manière centralisée.
Plateforme d’onboarding de style social
Avec une plateforme d’onboarding de style social, vous pouvez utiliser la polyvalence de la technologie pour donner vie à votre marque employeur et entrer en contact avec les nouveaux embauchés à un niveau personnalisé et en tête-à-tête.
Si vous envisagez d’investir dans l’amélioration de vos activités d’onboarding, c’est une bonne idée de commencer par une analyse comparative de la situation actuelle. Plus vous comprendrez la situation actuelle, plus vous serez en mesure d’initier des changements et d’établir des améliorations. Vous pouvez réfléchir à votre situation actuelle et à vos résultats en discutant de vos expériences avec vos responsables des ressources humaines et avec vos nouveaux collaborateurs. Les questions suivantes vous seront utiles:
- Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de l’expérience d’on-boarding?
- Comment le processus d’onboarding pourrait-il être amélioré?
- Avez-vous envisagé l’utilisation d’une solution d’onboarding?
- Quel soutien le service du personnel peut-il fournir et de quel soutien a-t-il besoin?
Renseignez-vous autant que possible sur vos forces et vos faiblesses actuelles en matière d’onboarding. Pour ce faire, vous devez prendre connaissance de toutes les données dont vous disposez sur la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs ainsi que sur les taux de démission.
Si possible, il vaut la peine de traduire cela en coûts pour l’entreprise. N’oubliez pas: «Money talks», c’est ainsi que vous pouvez construire de manière convaincante un onboarding professionnel.
