27/11/2017

Lettres de refus: Désolé, c’est non!

Les lettres de refus de candidature sont toujours désagréables. Pour les deux parties. Il est donc d’autant plus important que de telles lettres soient rédigées sous forme positive et moderne. Considérations sur ce thème.

De: Andrea Kern   Imprimer Partager   Commenter  

Andrea Kern

Andrea Kern est propriétaire de «Wort & Stil: Kreative Bewerbungen und Texte», directrice de service du personnel, spécialiste en RH et formatrice avec certificat féd.

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Lettres de refus

Lettres de refus

«Nous avons le regret de vous informer que…»

Tout le monde l’a reçue une fois dans sa vie: la lettre sèche de refus qui suit une candidature préparée avec soin. Souvent, elle est même truffée de formulations standards du genre «Nous avons le regret de vous informer que…» ou « Nous regrettons…». Et à la fin, on trouve une phrase du genre : «Nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches.».

Des lettres telles que celle-ci ne relèvent pas d’une appréciation positive. Ce sont des opportunités ratées. Car les lettres de refus font partie du marketing du personnel et elles ont un effet sur l’image de l’entreprise. Autrement dit: quiconque trouvera ici les mots appropriés pourra encore collecter quelques points de sympathie et parviendra à se maintenir positivement dans les mémoires pendant un certain intervalle de temps. Ce sera notamment nécessaire lorsqu’une entreprise souhaitera recevoir de bonnes candidatures par la suite.

Comment améliorer la situation? S’il existe de nombreuses astuces relatives à la «candidature parfaite», on ne trouve que peu d’exemples de refus correspondants. Encore que: il suffirait de maîtriser quelques principes, ce serait suffisant.

L’individualisme paye

Les blocs de textes, les phrases creuses poussiéreuses ou les formules toutes faites sont tabous, également dans les lettres de refus. Au contraire, il faut rechercher des formulations individuelles, authentiques et non pas des phrases récurrentes. Deux exemples: Anna F. dispose d’une excellente qualification. Toutefois, elle est déjà rejetée au stade de la présélection. Elle reçoit notamment les lignes suivantes:

«Parfois, certains détails sont décisifs pour décider si quelqu’un sera sélectionné ou non. Dans votre cas, vos documents donnent une impression sympathique et vous bénéficiez de bonnes qualifications. Malgré tout, cela n’a pas suffi pour vous inviter à participer à la suite de la sélection.»

Peter K., par contre, a été invité à l’entretien de présentation. Au final, l’entreprise s’est toutefois décidée en faveur d’un concurrent. On trouve dans la lettre correspondante:

«Vous vous êtes fortement investi, que ce soit en termes de temps ou sur le plan émotionnel. Nous vous en sommes très reconnaissants. Cela est d’autant plus difficile, pour nous, de vous décevoir à présent.»

Pas d’exagérations

Entre deux et trois minutes: c’est le temps qui sera pris par le destinataire de la candidature pour décider si le dossier sera consulté plus en détail ou non. Si une candidature est déjà exclue lors de ce premier barrage, la formulation «Après un contrôle approfondi de votre candidature, …» ne sera pas appropriée. Même les phrases du type «Nous avons donné la préférence à une autre personne» ou «Les autres candidats répondaient mieux à nos exigences» donnent souvent l’impression d’une forte banalité, un peu éculée ou même tout simplement copiée.

Citer le nombre de concurrents

Un refus est souvent plus facile à digérer lorsque l’on sait que de nombreux concurrents étaient sur la même ligne de départ. Dans le domaine commercial – où il n’est pas rare de recevoir largement plus de 100 candidatures à un poste – le nombre de dossiers peut donc être facilement mentionné dans la lettre de refus. «Les postes de secrétaire sont appréciés. Et si nous avions escompté recevoir quelques candidatures pour cette vacance de poste, le nombre élevé de dossiers qui a dépassé les 200 nous a toutefois surpris.».

Attention lors de la mention des justifications

Même si la/le candidat/e souhaite obtenir une explication générale sur les raisons du refus, le fait de citer des motifs est extrêmement complexe. Souvent, il s’agit seulement de détails qui ont été déterminants. Toutefois, lorsque cela sera possible, il faut donner des motifs de refus – même si cela ne concerne que le fait que la concurrence était trop forte dans le cas particulier.

«Nous avons sélectionné, sur les 120 dossiers reçus, ceux des candidats qui avaient déjà travaillé dans le secteur de la santé.».

«Il n’est jamais agréable de décevoir quelqu’un. Il en va de même pour nous. Nous aurions aimé vous donner une réponse positive. Toutefois, la concurrence était très forte cette fois-ci – et nous avons sélectionné une autre candidate de ce fait.».

Une fin encourageante

«Il faut garder le meilleur pour la fin» dit un proverbe. En cas de refus, il est évidemment difficile de procéder ainsi. Mais quelques mots gentils et sincères auront quand même un effet bénéfique.

Deux exemples: pour Anne S., il ne manquait pas grand-chose pour une décision positive. Le dernier paragraphe sera ainsi rédigé de la manière suivante:

«Ne vous laissez pas décourager par ce refus. Avec votre formation et votre expérience, vous allez trouver une place qui vous conviendra. Nous vous le souhaitons très sincèrement.».

Chez Christophe K., par contre, la lettre s’est terminée ainsi:

«Parfois, il faut plusieurs élans avant de trouver une nouvelle place. Nous vous recommandons de persévérer et espérons que vous aurez rapidement du succès.».

Se mettre à la place des autres

Quels sont les mots que l’on aimerait trouver dans une lettre de refus? La réponse à cette question joue le rôle d’indicateur. Simultanément, il faut du courage – comme dans le cas d’une candidature, d’ailleurs – pour quitter le chemin éculé des «formulations standards» et essayer de rédiger quelque chose de nouveau.

Cet article a été tiré de la newsletter "Ressources Humaines".

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