Lettres de refus: Désolé, c’est non!

Comment rédiger une lettre de refus de candidature qui préserve l'image de l'entreprise ?

Quelques règles pour faire les lettres de refus

Qui ne connaît pas la chose: Des lettres de refus sèches qui viennent sanctionner une candidature pourtant préparée avec soin.. Un refus qui est même souvent truffé de formulations standards du genre «Nous avons le regret de vous informer que…» ou « Nous regrettons…». Et pour terminer, on trouve une phrase du genre: «Nous vous souhaitons bonne chance dans vos recherches.»

Les lettres de refus de ce genre ne dénotent pas une attitude valorisante. Ce sont même tout bonnement des opportunités ratées. Car les refus font partie de l’employer branding et ils ont un effet sur l’image de l’entreprise. Autrement dit: trouver les mots appropriés permettra d’engranger quelques points de sympathie chez la personne dont la candidature a été refusée et à l’entreprise concernée de laisser un «bon» souvenir chez cette dernière, à tout le moins pendant un certain temps. Voilà qui ne sera pas inutile, notamment si l’entreprise en question souhaite lancer un nouvel appel à candidatures par la suite.

Comment peut-on mieux faire? S’il existe de nombreuses astuces relatives à la «candidature parfaite», on ne trouve que peu d’exemples de refus qui le soient également. Et pourtant: il suffirait de maîtriser ces sept principes pour avancer dans le bon sens.

1. Utiliser des formulations individuelles

Les blocs de textes, les phrases creuses ou les formules toutes faites sont à bannir, également lorsqu’on rédige une lettre de refus. Il faut au contraire rechercher des formulations individuelles, authentiques et non pas des phrases toutes faites. Deux exemples:

Anna F. dispose de bonnes qualifications. Elle n’en est pas moins écartée au stade de la présélection déjà. On le lui fait savoir en lui adressant notamment le message suivant:

«Parfois, certains détails sont décisifs pour décider si une personne sera sélectionnée ou non. C’est également votre cas. Votre dossier donne une bonne impression et vous bénéficiez des qualifications requises. Nous avons malgré tout retenu d’autres candidats pour la suite de la sélection.»

Susanne J. essuie elle aussi un refus, qui est libellé comme suit:

«Vous avez beaucoup investi dans cette candidature, vous y avez consacré du temps et des émotions. Nous vous en sommes très reconnaissants. Il nous est d’autant plus difficile de vous décevoir à présent.»

2. Refuser pas téléphone après un entretien d’embauche

Le refus écrit n'est pas toujours le bon choix. Si, par exemple, une personne a déjà passé un entretien d'embauche, un refus personnel par téléphone sera indiqué. Cette manière de communiquer le refus est en effet bien plus valorisante que quelques lignes écrites. De plus, les raisons du refus peuvent être expliquées et les questions du candidat peuvent être abordées.

3. Ne pas exagérer

Entre 2 et 3 minutes: c’est le temps que prennent en général les RH pour décider si une candidature sera examinée plus en détail ou non. Si elle est déjà exclue à ce stade, la formulation «Après un examen approfondi de votre candidature, …» ne sera évidemment pas appropriée. Même les phrases du type «Nous avons donné la préférence à une autre personne» ou «D’autres candidats répondaient mieux à nos exigences» donnent souvent l’impression d’être banale, un peu éculée voire même tout simplement copiée.

4. Mentionner le nombre de candidatures

Un refus est souvent plus facile à digérer lorsque nous savons que les candidatures étaient nombreuses au départ. Pour les postes commerciaux à temps partiel – qui font souvent l’objet de nombreuses candidatures – le nombre de dossiers soumis peut donc être facilement mentionné dans le refus. Par exemple:

«Les postes de secrétaire à temps partiel sont très recherchés. Nous avons donc escompté recevoir plusieurs candidatures pour ce poste; le nombre élevé de dossiers, soit 89, nous a toutefois quelque peu surpris.»

5. Prudence dans la justification

Même si la/le candidat/e souhaite obtenir une explication générale sur les raisons du refus, le fait de mentionner des motifs est extrêmement délicat. Il s’agit en effet souvent seulement de détails qui ont été déterminants. On donnera toutefois, autant que faire se peut, le motif du refus. Par exemple:

«Nous avons retenu pour la suite de la sélection les candidates et les candidats qui avaient déjà travaillé dans le secteur de la santé.»

«Nous regrettons de vous décevoir. Nous aurions aimé vous donner une réponse positive. Toutefois, nous avons sélectionné une autre personne, qui a déjà de l’expérience dans la gestion.»

6. Une fin encourageante dans les lettres de refus

«Il faut garder le meilleur pour la fin» dit un proverbe. En cas de refus, difficile évidemment de procéder ainsi. Mais quelques mots aimables et sincères feront quand même leur effet.

Deux exemples pour les lettres de refus: pour Anne S., il ne manquait pas grand-chose pour une décision positive. Le dernier paragraphe sera ainsi rédigé de la manière suivante:

«Ne vous laissez pas décourager par ce refus. Avec votre formation et votre expérience, vous allez trouver une place qui vous conviendra. Nous vous le souhaitons très sincèrement.»

Chez Christophe K., par contre, la lettre se termine ainsi:

«Il faut parfois plusieurs tentatives avant de trouver une nouvelle place. Nous vous recommandons de persévérer, la chance ne manquera pas de vous sourire.»

7. Se mettre à la place des autres

Et pour terminer: Quels sont les mots que l’on aimerait trouver dans un refus? La réponse à cette question est souvent le meilleur indicateur. Il faut en même temps du courage – comme dans le cas d’une candidature, d’ailleurs – pour quitter le chemin facile des «formulations standards» et essayer d’innover.

FAQ: Lettres de refus

Faut-il toujours envoyer une lettre de refus par écrit ?

Non. Si le candidat a déjà passé un entretien d'embauche, il est préférable et plus valorisant de lui annoncer le refus personnellement par téléphone. Cela permet d'expliquer les raisons et de répondre aux questions.

Comment éviter les formules toutes faites dans un refus ?

Il faut bannir les phrases génériques comme « Nous avons le regret de vous informer ». Privilégiez des formulations individuelles qui reconnaissent l'investissement du candidat et expliquent la décision de manière authentique.

Est-il utile de mentionner le nombre de candidatures dans le refus ?

Oui, mentionner le nombre élevé de dossiers reçus (par exemple 89 candidatures) aide le candidat à mieux digérer le refus en comprenant que la concurrence était forte et que le processus était objectif.

Comment terminer une lettre de refus de manière positive ?

Terminez par un encouragement sincère, en soulignant les qualités du candidat et en lui souhaitant bonne chance pour ses futures recherches. Cela laisse une empreinte positive et maintient une porte ouverte pour l'avenir.