Budget de frais de personnel: Comment l'établir?

Comment établir un budget de frais de personnel complet pour une PME suisse ?

Définition du budget des frais de personnel

Le budget des frais de personnel présente et analyse l’ensemble des composantes comptables et financières directement liées au personnel et les projette dans le futur. Les résultats comptables permettront tout au long de l’exercice de mesurer les écarts enregistrés en fonction de la base de référence que constitue le budget correspondant. Les budgets de frais de personnel sont établis pour une période, le mois ou l’année, pour une personne, un poste de travail, une unité de l’entreprise et l’ensemble de l’entreprise.

Différentes approches du budget de frais de personnel

Différentes approches sont possibles dans l’approche de la prévision budgétaire.  

Un budget de frais de personnel peut être une projection de l’évolution probable de charges ou de produits dans une optique qui peut être minimaliste ou maximaliste. Le but est de prévoir les incidences comptables sur les frais de personnel, des événements futurs. Ces prévisions peuvent être faites en considérant que le futur est un objectif à atteindre sur lequel les pilotes, soit les responsables du budgetdes frais de personnel, ont une incidence directe importante par la possibilité qu’ils ont d’effectuer des choix de gestion. Les incidences financières de ces choix influencent les résultats et donc le degré d’atteinte des budgets alors considérés comme autant d’objectifs à atteindre. A l’inverse, une direction plus «risquophobe», établira ses budgets avec la certitude de pouvoir enregistrer des résultats tout au long de l’exercice conformes aux budgets. C’est d’ailleurs cette dernière approche qui guide la plupart du temps l’esprit dans lequel les responsables établissent leurs budgets de frais.  

En effet, les responsables sont dans une très large mesure évalués au terme d’un exercice, sur la base des écarts enregistrés entre les résultats comptables et les budgets. Il est dès lors naturel pour un responsable, d’avoir cette tendance à toujours un peu surestimer ses besoins ou assombrir les perspectives de résultats lors de l’établissement des budgets, pour espérer pouvoir en fin d’exercice, mieux mettre en évidence la qualité de ses résultats.

Les principales composantes du budget de frais de personnel sont:

• les salaires, décomposés en salaires de base, primes d’ancienneté, primes individuelles ou collectives, heures supplémentaires, gratifications, 13e mois, etc.
• les charges sociales patronales, Assurance vieillesse, invalidité, chômage, perte de gain, prévoyance professionnelle, etc.
• avantages en nature
• primes non soumises
• intéressement, participation
• Sont également compris dans les frais de personnel, tous les frais qui peuvent leur être rattachés sans qu’ils constituent des rémunérations comme par exemple les frais de formation, le restaurant d’entreprise, les sorties d’entreprise, etc.
• La facturation à des sociétés d’Intérim ou dans une certaine mesure la sous-traitance doivent aussi être pris en compte.  

Il peut être pertinent de ventiler ces frais de personnel selon les types de contrats en dissociant en particulier les contrats de durées indéterminées de ceux de durées déterminées ou encore les salaires mensuels, des salaires horaires ou à la tâche.  

• Pour évaluer le coût complet de la main d’œuvre, il convient d’ajouter aux frais de personnel, l’ensemble des coûts de gestion du personnel comprenant:
• les frais de recrutement, soit les frais d’annonces, la représentation de l’entreprise auprès des publics cibles visés (écoles, etc.), les frais de gestion des dossiers de candidatures, etc.
• les frais de sélection, les parts de salaires du personnel en charge de la sélection des candidats, les coûts des tests de sélection, l’indemnisation pour le déplacement des candidats, les frais de gestion administrative du processus, soit échanges de correspondance avec les candidats et établissement des contrats d’engagement et documents liés, frais d’examens médicaux
• les coûts d’intégration comprennent, la perte de production due au temps de formation et d’adaptation nécessaires lors de l’entrée en service, la mobilisation du responsable ou des collègues pour former le nouveau collaborateur
• les coûts de formation comprennent la rémunération des formateurs et les frais de gestion et d’administration de l’infrastructure dédiée à la formation en cours d’emploi des collaborateurs, le temps improductif consacré à la formation, les coûts de remplacement du personnel en formation, les frais d’écolage, de déplacement et d’hébergement pris en charge par l’employeur
• Coûts des avantages sociaux et de tous les éléments contribuant à améliorer les conditions de travail et les services mis à disposition des collaborateurs de l’entreprise, services sociaux, bibliothèques, clubs sportifs ou de loisirs, activités culturelles, parkings, services médicaux, mesures de prévention des risques au travail et en dehors du travail.
• Coûts de la perte de productivité en raison des absences, maladies, accidents ou présentéisme, ou encore liée aux mouvements des collaborateurs, changements de postes au sein de l’entreprise ou départs de celle-ci. Coûts de la gestion et de l’administration de la main-d’œuvre, soit les charges que représentent pour l’entreprise les services et les outils de travail affectés à la gestion du personnel de l’entreprise, soit principalement le coût du service de gestion des Ressources humaines.  

Si la masse salariale et les frais de salaire nécessitent un pilotage budgétaire, l’ensemble des coûts de la main d’œuvre tels qu’inventoriés ci-dessus n’a en principe d’intérêt que lorsque des choix stratégiques importants nécessitant de tels calculs doivent être faits. Il peut par exemple être pertinent d’évaluer ces coûts dans leur ensemble lorsque se pose la question de la sous-traitance de certaines activités de l’entreprise.  

FAQ: Budget de frais de personnel

Quelle est la différence entre la masse salariale et les frais de personnel complets ?

La masse salariale se limite généralement aux salaires bruts versés. Les frais de personnel complets incluent en plus les charges sociales patronales, les avantages en nature, les coûts de recrutement, de formation, de gestion administrative et les coûts liés à la perte de productivité.

Pourquoi est-il important de budgétiser les coûts de formation et d'intégration ?

Ces coûts représentent une part significative de l'investissement humain. Les ignorer fausse la rentabilité réelle du personnel et empêche une prise de décision éclairée, notamment lors de choix stratégiques comme la sous-traitance ou l'embauche.

Comment gérer l'incertitude dans la prévision budgétaire des frais de personnel ?

Il existe deux approches principales : une vision « risque » qui surestime les besoins pour garantir le respect du budget, et une vision « objectif » qui considère le budget comme un but à atteindre. Le choix dépend de la culture de l'entreprise et de l'évaluation des responsables.

Les coûts de sous-traitance doivent-ils être inclus dans le budget des frais de personnel ?

Oui, la facturation aux sociétés d'intérim et, dans une certaine mesure, la sous-traitance de certaines activités doivent être prises en compte, car elles constituent des coûts de main-d'œuvre externe directement liés à la production.