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Priorités: Fixer des priorités et se concentrer sur l'essentiel

Si vous avez trop de choses à faire, vous êtes comme la plupart des cadres que je connais. Malgré tous vos efforts, vous avez toujours l’impression que lorsqu’une tâche est achevée, vous en avez deux autres qui vous attendent. Une situation qui vous pèse.

03/05/2022 De: Matthias K. Hettl
Priorités

Définir les bonnes priorités

Acceptez ce genre de situation, car vous ne serez de toute façon pas en mesure de mener à bien toutes vos tâches professionnelles. L’essentiel pour vous est que vous sachiez clairement quelles sont les tâches que vous seul pouvez assumer. Faites le tri, sélectionnez!

La clé de votre réussite en tant que cadre est votre capacité à fixer les bonnes priorités. Être capable de décider ce qui est important et ce qui l’est moins est en effet une condition préalable nécessaire à votre réussite et à vos performances en tant que dirigeant.

Je suis toujours impressionné par le bureau d’un PDG assez prospère de l’industrie automobile lorsque je le rencontre pour un coaching. Il est presque vide. C’est incroyable. Il y a deux ou trois dossiers à traiter sur la table, et c’est tout. Il garde un œil sur tout grâce à son PC, son téléphone et les panneaux d’information pivotants montés sur le mur derrière lui.

Ces panneaux lui fournissent tous les paramètres actuels et pertinents ainsi que l’état des projets de l’ensemble de l’entreprise. C’est comme être dans un centre de commandement où toutes les informations pertinentes sont rassemblées et où les priorités ont été bien définies au départ.

La tyrannie de l’urgence

Si vous essayez en tant que cadre de régler tout ce qui vous tombe sous la main, vous êtes perdu. Les lois de l’action vous échappent. Vous passez du statut de pilote à celui de piloté, et même si vous travaillez jour et nuit, votre liste de choses à faire s’allonge plus vite que vous ne pouvez la parcourir.

Le danger que représente une telle situation n’est pas que les choses restent en suspens et que l’un ou l’autre intervenant attende avec impatience qu’elles suivent leur cours. C’est en effet le risque que vos tâches de gestion de haut niveau soient laissées en suspens, alors qu’il n’y a aucune pression pour que vous preniez une décision. Il s’agit là de décisions lourdes de conséquences, mais aussi de votre tâche centrale qui est de diriger vos collaborateurs.

C’est en particulier lorsque vous êtes soumis à une forte pression et que beaucoup de choses se mettent en place qu’il vous faut impérativement fixer des priorités claires. Vous vous assurez ainsi que les tâches les plus importantes sont effectivement réalisées. Le principe qui prévaut ici est de se limiter à un petit nombre de choses.

Si ce sont le résultat et le succès qui vous intéressent au premier chef, alors limitez-vous à un petit nombre de priorités soigneusement sélectionnées. Ce principe est particulièrement crucial dans les situations complexes, interconnectées et interactives. Dans l’environnement de travail actuel, le conseil de se concentrer est en principe bien accueilli par toutes les personnes concernées, mais ces dernières se posent souvent des questions quant à la manière de procéder. De plus, il est difficile de définir des priorités lorsque vous êtes vraiment sous pression.

Identifier l’essentiel

Définir des priorités est difficile pour de nombreux dirigeants, car il s’agit d’un véritable défi, à la fois intellectuel et émotionnel. Ce dernier point s’avère souvent le plus délicat. La vigilence est de mise dans de telles situations: n’ou-bliez pas que tout faire ou faire un peu de tout n’est pas une option!

La seule possibilité que vous avez est de laisser certaines choses en suspens: soit celles qui seraient essentielles pour atteindre les objectifs, soit celles dont l’abandon entraînerait relativement peu de dommages. Vous devez donc identi-fier les tâches qui sont prioritaires pour vous et qui vous apportent le plus sur le moment.

Assurer les fonctions vitales

Même si les spécificités de votre situation concrète sont bien sûr toujours déterminantes, les éléments suivants peuvent vous aider. La priorité absolue est d’assurer les fonctions vitales, c’est à dire l’existence et la liberté d’action dans votre domaine de responsabilité. Si ces dernières sont menacées, vous feriez bien de renoncer à d’autres choses pour l’instant.

Demandez-vous quelles sont ces fonctions essentielles pour vous. Vous devez toujours savoir ce qu’il faut faire et à quel moment. En deuxième lieu, il y a généralement la gestion des conflits objectifs ou interpersonnels. Ces derniers ne sont souvent pas évidents, mais à y regarder de plus près, ils peuvent être dangereux pour vos fonctions vitales.

En troisième lieu, vous devez garantir la viabilité future de votre domaine de responsabilité. Viennent ensuite des questions relatives à l’optimisation et à votre niveau d’aptitude organisationnelle. Viennent enfin, en dernier lieu, les questions particulières qui doivent être clarifiées.

Les fonctions vitales comprennent, par exemple, les flux des paiements et leurs déclencheurs, c’est à dire la chaîne de valeur qui va de la vente à la livraison et au service. Cette dernière influe sur la liquidité. Il y a ensuite les fonctions de service interne qui fournissent un soutien opérationnel à la production des biens et des services. Il s’agit ici des achats, de la gestion des matériaux et des ressources humaines, mais aussi de l’électronique (flux de données et accès à celles ci ainsi qu’aux logiciels).

Ces fonctions sont suivies par des fonctions de gestion telles que le contrôle et le reporting. Si vous êtes limité dans votre capacité d’agir pendant quelques jours parce que vous manquez de données de contrôle, il ne se passera pas grand-chose. La situation ne deviendra dangereuse que si l’entrepreneur vole à l’aveugle durant trop longtemps.

Définir avec sérénité les grandes priorités

Lorsque vous définissez vos priorités, vous avez besoin de calme et d’une vue d’ensemble pour vous concentrer sur les tâches qui sont vraiment importantes. Cela ne sera pas possible si vous vous précipitez de rendez-vous en rendez-vous ou si vous êtes stressé entre les appels, les rappels et les visiteurs qui vous sollicitent. Ce stress ne fera au mieux qu’accentuer la pression et vous fait prendre conscience que vous devez agir. Vous devez réussir à sélectionner uniquement les tâches et les thématiques importantes parmi toutes celles qui vous sont présentées. Pour ce faire, vous avez besoin de calme, ou comme le dit Fredmund Malik: «la concentration est la clé du succès.»

Selon vos habitudes de travail, les moments les plus appropriés pour ce faire sont le matin (très) tôt, le soir (très) tard ou le samedi en matinée. L’établissement de priorités implique également de décider du sort des problèmes dont vous ne voulez ou ne pouvez pas vous occuper vous-même. Vous devez donc décider de planifier la tâche, de la déléguer à un membre du personnel que vous estimez apte à la mener à bien ou de ne pas la faire du tout.

Une fois votre liste de priorités en place, vous pouvez les examiner en détail avec un cercle étroit de personnes de confiance. Vous devez ensuite les communiquer à tous vos collaborateurs. Il est en effet toujours possible que vous ayez négligé des aspects importants, auquel cas il vous faudra apporter des modifications.

Cela dit, soyez toujours cohérent et ne permettez pas que l’on édulcore vos choix. Toute nouvelle priorité entraînera automatiquement l’abandon d’un autre objectif. Respectez donc votre liste de priorités et exigez que vos collaborateurs en fassent de même.

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