Circulaire: Dépôt au registre du commerce
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EN BREF
Depuis la révision du droit des sociétés entrée en vigueur le 1er janvier 2023, les conseils d'administration peuvent valablement prendre des décisions par circulaire sans réunion physique, y compris par courrier électronique. Cette procédure simplifiée ne requiert plus de signature électronique qualifiée pour le vote interne, à condition qu'aucun membre ne demande une délibération orale. Toutefois, le dépôt de ces décisions au registre du commerce exige toujours le respect de formalités strictes, notamment l'utilisation de signatures qualifiées pour les réquisitions électroniques.
À retenir:
- Les décisions par circulaire sont légales sans réunion physique si aucun membre n'exige une délibération orale.
- Le vote par écrit ou électronique est suffisant pour la prise de décision interne, sans signature qualifiée.
- Le dépôt au registre du commerce nécessite une signature électronique qualifiée avec horodatage pour les réquisitions en ligne.
- La majorité des voix exprimées suffit pour valider une décision, les abstentions n'étant pas prises en compte.
- La voix du président est prépondérante en cas d'égalité, sauf disposition contraire des statuts.
Me David Schneeberger
greffier au Tribunal fédéral des assurances (dépt. III), avocat, M.A. HSG in Law & Economics, doctorant à l’Université de Bâle.
Comment prendre une décision par circulaire et la déposer valablement au registre du commerce en Suisse ?
Circulaire au conseil d’administration
Conformément à l'art. 713 al. 2 CO, le conseil d'administration peut également prendre une décision proposée par circulaire. La circulaire en question ne nécessite nullement de réunion physique et peut également être prise par écrit, y compris par communication électronique. Désormais, la loi révisée permet que la circulaire soit également prise par courrier électronique ou par d'autres moyens électroniques, sans qu'aucune signature électronique qualifiée ne soit requise, pour autant qu'aucun membre du conseil d'administration ne demande de délibération orale.
Conditions et procédure
- Présentation de la demande: chaque membre du conseil d'administration ou le président peut demander l'ouverture d'une décision par voie de circulation (circulaire). La demande doit être formulée de manière à permettre une réponse claire: par «oui» ou par «non».
- Exercice du droit de vote: le vote se fait par écrit, ce qui inclut la transmission électronique par courrier électronique ou par des plateformes spécialisées.
- Délibération orale: lorsqu’un membre demande une délibération orale, la procédure doit être interrompue et une réunion régulière doit alors être organisée.
Quorum et formalités
Si les statuts ne contiennent pas de dispositions contraires, les décisions par voie de circulation sont prises à la majorité des voix exprimées (art. 713, al. 1 CO). Les abstentions et les voix non exprimées ne sont pas prises en compte. La voix du président est prépondérante, sauf disposition contraire des statuts.
Circulaire: dépôt au registre du commerce
Le principe des pièces justificatives continue de s'appliquer lors de la présentation de décisions par voie de circulation (circulaire) au registre du commerce. Plusieurs adaptations ont toutefois été apportées lors de la révision de l'ordonnance sur le registre du commerce (ORC). L'ancien article 15 de l’ordonnance a été abrogé.
Le dépôt d'une décision par voie de circulation (circulaire) peut se faire physiquement ou électroniquement (art. 16, al. 2, ORC). La réquisition sur papier doit être signée à l'office du registre du commerce ou déposée avec les signatures légalisées (art. 18, al. 2 ORC). Les réquisitions électroniques doivent être signées au moyen d'une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de l'art. 2, let. e et j SCSE (art. 18, al. 4 ORC). La réquisition est en principe effectuée par une ou plusieurs personnes habilitées à signer pour l'entité juridique concernée conformément à leur droit de signature (art. 17, al. 1 ORC).
Checklist pratique
- Vérifier que les statuts n'interdisent pas la procédure par circulaire.
- Formuler la demande de décision de manière claire, exigeant une réponse par « oui » ou « non ».
- S'assurer qu'aucun membre du conseil d'administration ne demande une délibération orale avant de clore la circulaire.
- Recueillir les votes par écrit ou via une plateforme électronique sécurisée.
- Calculer la majorité en excluant les abstentions et les voix non exprimées.
- Préparer les pièces justificatives de la décision pour le dépôt au registre du commerce.
- Si le dépôt est électronique, signer la réquisition avec une signature électronique qualifiée et un horodatage.
- Si le dépôt est sur papier, faire légaliser les signatures ou les signer directement au greffe.
- Vérifier que la personne déposant la réquisition dispose du droit de signature pour l'entité juridique.
Circulaire et signature électronique
On distingue différents types de signatures électroniques:
- Signature électronique simple: données sous forme électronique servant à l'authentification.
- Signature électronique avancée: permet d'identifier clairement le signataire et garantit l'intégrité des données.
- Signature électronique qualifiée: dotée d'un certificat qualifié et assimilée juridiquement à une signature manuscrite.
FAQ: Circulaire
Une signature électronique qualifiée est-elle nécessaire pour valider un vote par circulaire au sein du conseil ?
Non, la loi révisée permet d'utiliser des moyens électroniques simples pour le vote interne, tant qu'aucun membre ne réclame une réunion physique. La signature qualifiée n'est requise que pour le dépôt officiel au registre du commerce.
Que se passe-t-il si un membre du conseil demande une délibération orale pendant une circulaire ?
La procédure par circulaire est immédiatement interrompue. Le conseil doit alors organiser une réunion régulière pour débattre et voter sur la proposition.
Comment doivent être signées les réquisitions de dépôt au registre du commerce pour les décisions par circulaire ?
Pour un dépôt électronique, la réquisition doit être signée avec une signature électronique qualifiée accompagnée d'un horodatage qualifié. Pour un dépôt sur papier, les signatures doivent être légalisées ou apposées directement au greffe.
Les abstentions comptent-elles dans le calcul de la majorité pour une décision par circulaire ?
Non, seules les voix exprimées (pour ou contre) sont prises en compte pour déterminer la majorité. Les abstentions et les voix non exprimées sont ignorées.
Quelle est la différence entre une signature électronique simple et une signature qualifiée dans ce contexte ?
La signature simple sert à l'authentification, tandis que la signature qualifiée, dotée d'un certificat spécifique, est juridiquement assimilée à une signature manuscrite et est obligatoire pour les actes officiels comme le dépôt au registre du commerce.
