Circulaire: Dépôt au registre du commerce

Circulaire au conseil d’administration

Conformément à l'art. 713 al. 2 CO, le conseil d'administration peut également prendre une décision proposée par circulaire. La circulaire en question ne nécessite nullement de réunion physique et peut également être prise par écrit, y compris par communication électronique. Désormais, la loi révisée permet que la circulaire soit également prise par courrier électronique ou par d'autres moyens électroniques, sans qu'aucune signature électronique qualifiée ne soit requise, pour autant qu'aucun membre du conseil d'administration ne demande de délibération orale.

Conditions et procédure

• Présentation de la demande: chaque membre du conseil d'administration ou le président peut demander l'ouverture d'une décision par voie de circulation (circulaire). La demande doit être formulée de manière à permettre une réponse claire: par «oui» ou par «non».
• Exercice du droit de vote: le vote se fait par écrit, ce qui inclut la transmission électronique par courrier électronique ou par des plateformes spécialisées.
• Délibération orale: lorsqu’un membre demande une délibération orale, la procédure doit être interrompue et une réunion régulière doit alors être organisée.

Quorum et formalités

Si les statuts ne contiennent pas de dispositions contraires, les décisions par voie de circulation sont prises à la majorité des voix exprimées (art. 713, al. 1 CO). Les abstentions et les voix non exprimées ne sont pas prises en compte. La voix du président est prépondérante, sauf disposition contraire des statuts.

Circulaire: dépôt au registre du commerce

Le principe des pièces justificatives continue de s'appliquer lors de la présentation de décisions par voie de circulation (circulaire) au registre du commerce. Plusieurs adaptations ont toutefois été apportées lors de la révision de l'ordonnance sur le registre du commerce (ORC). L'ancien article 15 de l’ordonnance a été abrogé.

Le dépôt d'une décision par voie de circulation (circulaire) peut se faire physiquement ou électroniquement (art. 16, al. 2, ORC). La réquisition sur papier doit être signée à l'office du registre du commerce ou déposée avec les signatures légalisées (art. 18, al. 2 ORC). Les réquisitions électroniques doivent être signées au moyen d'une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié au sens de l'art. 2, let. e et j SCSE (art. 18, al. 4 ORC). La réquisition est en principe effectuée par une ou plusieurs personnes habilitées à signer pour l'entité juridique concernée conformément à leur droit de signature (art. 17, al. 1 ORC).

Circulaire et signature électronique

On distingue différents types de signatures électroniques:

1. Signature électronique simple: données sous forme électronique servant à l'authentification.
2. Signature électronique avancée: permet d'identifier clairement le signataire et garantit l'intégrité des données.
3. Signature électronique qualifiée: dotée d'un certificat qualifié et assimilée juridiquement à une signature manuscrite.