Registre de transparence: Nouvelles obligations d’annonce pour les sociétés

EN BREF
La mise en œuvre du registre de transparence implique une révision des processus internes de gouvernance. Les sociétés doivent non seulement identifier correctement les ayants droit économiques, mais également instaurer des mécanismes de surveillance continue afin de détecter toute modification pertinente dans les structures de participation ou de contrôle.

À retenir :
→ Un registre central des ayants droit économiques est instauré
→ Les sociétés doivent identifier, vérifier et déclarer les ayants droit
→ Les délais d’annonce sont en principe d’un mois
→ La responsabilité finale incombe à l’organe suprême
→ Les amendes peuvent atteindre 500 000 CHF en cas de violation intentionnelle



→ L’identification des ayants droit nécessite une analyse complète des participations directes et indirectes
→ Le contrôle peut résulter de droits contractuels ou statutaires
→ La surveillance doit être continue, pas ponctuelle
→ La responsabilité finale reste auprès de l’organe suprême
→ Une organisation interne claire réduit les risques de sanction

Contexte

Les sociétés suisses sont certes déjà tenues de tenir un registre interne des ayants droit économiques. Cependant, en raison de l'accès très limité des autorités et des intermédiaires financiers à ces informations internes, les mesures existantes se sont révélées insuffisantes pour lutter efficacement contre la criminalité financière.

La nouvelle loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l’identification des ayants droit économiques (LTPM) et son ordonnance d’application (O-LTPM) créent un registre centralisé non public. Cela s’accompagne de nouvelles obligations d’identification, de vérification et de déclaration pour les sociétés suisses et autres entités juridiques. Ces mesures visent à accroître la transparence des structures de propriété et de contrôle des entreprises, à renforcer l’efficacité de la lutte contre le blanchiment d'argent et à aligner la Suisse sur les normes internationales.

Sociétés concernées

Sont exclues les entités juridiques suivantes :

• Sociétés cotées en bourse, en tout ou en partie
• Filiales de sociétés cotées en bourse détenues à plus de 75 %
• Institutions de prévoyance
• Personnes morales détenues à au moins 75 % par des collectivités publiques

Ayants droit économiques

Est considérée comme ayant droit économique d'une société toute personne physique qui contrôle en dernier ressort cette société en détenant, directement ou indirectement, seule ou de concert avec des tiers, au moins 25 % du capital ou des droits de vote de celle-ci, ou en exerçant un contrôle sur celle-ci d'une autre manière.

Contrôle par participation indirecte

Est également prise en compte une participation indirecte par l’intermédiaire d’une ou plusieurs entités juridiques intermédiaires. Une personne contrôle indirectement une société lorsqu’elle détient au moins 50 % du capital ou des droits de vote des entités juridiques intermédiaires qui, elles-mêmes, détiennent directement ou indirectement au moins 25 % du capital ou des droits de vote de la société concernée.

Contrôle par d’autres moyens 

Celui-ci englobe toute autre forme d’exercice d’une influence déterminante au sein de la société. Celle-ci peut par exemple résulter du droit de nommer ou de révoquer la majorité des membres de l’organe de direction suprême, d’accords contractuels, de dispositions statutaires ou de certains instruments de capital.

Règle de subsidiarité

Si aucune personne ne remplit les critères de contrôle, le membre le plus haut placé de l’organe de direction doit être inscrit au registre de transparence. Il s’agit généralement du président ou de la présidente de la direction.

Obligations des entreprises

Toute société ou entité juridique concernée doit remplir les obligations fondamentales suivantes :

• Identifier : identifier les ayants droit économiques et recueillir certaines données personnelles
• Vérifier : vérifier l’identité, la qualité d’ayant droit économique ainsi que la nature et l’étendue du contrôle exercé
• Déclarer : transmettre ces informations par voie électronique au registre de transparence
• Documenter : documenter les informations recueillies, les tenir à jour et conserver les pièces justificatives

L'inscription au registre de transparence est gratuite, mais obligatoire.

Ces tâches peuvent être déléguées à des collaborateurs internes ou à des personnes externes, mais la responsabilité finale de la correction et du respect des délais de déclaration incombe au membre le plus haut placé de l'organe de direction.

Une procédure de déclaration simplifiée est prévue pour certaines sociétés suisses présentant une structure de propriété simple. En outre, les sociétés peuvent déclarer les ayants droit économiques par l’intermédiaire de l’office cantonal du registre du commerce compétent si tous les ayants droit économiques sont inscrits au registre du commerce. L’échange de données entre le registre du commerce et le registre de transparence s’effectuera via une interface électronique.

Obligations de coopération des détenteurs

Les entreprises dépendent de la coopération de leurs actionnaires ou associés et des ayants droit économiques. Ces derniers sont tenus de fournir à la société les informations requises dans un délai d'un mois à compter de l'acquisition du contrôle ou à la demande de la société.

Délais de déclaration

La première déclaration au registre de transparence doit être effectuée dans un délai d’un mois à compter de l’inscription de la société au registre du commerce ou, s’il s’agit d’une personne morale de droit étranger, dans un délai d’un mois à compter de son assujettissement à la LTPM.

Les modifications des faits enregistrés doivent également être déclarées par les entreprises dans un délai d’un mois à compter de la prise de connaissance de celles-ci. Les modifications de participation ne sont toutefois soumises à l’obligation de déclaration que si les seuils pertinents pour le contrôle exercé sont dépassés ou pas atteints. En outre, l’obligation de déclaration est supprimée pour certaines modifications de raison sociale, de nom ou de nationalité qui ont déjà été communiquées à d’autres autorités suisses.

Accès au registre

L'accès aux données du registre de transparence n'est pas public. L'entité juridique concernée peut demander, moyennant des frais, un extrait des informations enregistrées dans le registre de transparence.

Un certain nombre d'autorités et d'autres personnes habilitées peuvent consulter les données du registre en ligne. Il s'agit notamment :

• des autorités de police, administratives et pénales de la Confédération et des cantons
• le Bureau de communication en matière de blanchiment d’argent
• les autorités compétentes en matière d’assistance administrative en matière fiscale
• les offices du registre foncier
• les organes d’exécution de l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité, de la prévoyance professionnelle, du régime des allocations pour perte de gain, de l’assurance-chômage, des prestations complémentaires, des allocations familiales et de l’assurance-accidents, aux fins de la prévention ou de l’élucidation de cas d’abus ou de fraude
• Les intermédiaires financiers et les conseillers soumis à la loi sur le blanchiment d’argent

Si, en revanche, un intermédiaire financier constate des divergences entre les données du registre et ses propres données concernant une entité juridique, ou si une autorité a des doutes quant à l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des informations relatives aux ayants droit économiques d’une entité juridique, il doit le signaler au registre de transparence.

Surveillance et sanctions

L'autorité chargée de la tenue du registre vérifie si les entreprises assujetties ont effectué les déclarations prescrites et les invite à les effectuer ou à fournir les informations ou pièces justificatives supplémentaires requises.

Un organe de contrôle rattaché au Département fédéral des finances vérifie l'exhaustivité, l'exactitude et l'actualité des données du registre et prend les mesures nécessaires en cas d'infraction. Les rappels, les mises en demeure et les décisions entraînent des émoluments pour l’entité juridique.

Inscription d’une mention: si une autorité ou un intermédiaire financier omet d’effectuer une déclaration, si une entité juridique ne donne pas suite à une mise en demeure ou si elle ne parvient pas à identifier l’ayant droit économique, une mention est apposée sur l’inscription de l’entité juridique. Cette mention signale aux utilisateurs du registre qu’il existe des doutes quant à l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité d’une information figurant dans le registre de transparence.

Catégorisation des risques : chaque société enregistrée est classée dans une catégorie de risque allant de « faible » à « très élevé ». La présence d’une mention entraîne au minimum le classement dans la catégorie de risque « risque moyen ». La catégorie de risque influe également sur la hiérarchisation des contrôles.

Amendes : toute violation intentionnelle des obligations de déclaration et de communication prévues par la LTPM est punie d’une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 CHF. Le non-respect intentionnel des décisions exécutoires de l’autorité de contrôle est passible d’amendes pouvant atteindre 100 000 CHF.

Entrée en vigueur et délais transitoires

Les bases légales devraient entrer en vigueur en octobre 2026. Elles prévoient une série de délais transitoires pour les entreprises concernées et leurs actionnaires ou associés. Ceux-ci dépendent notamment des déclarations effectuées en vertu du droit en vigueur, des inscriptions existantes au registre du commerce et de leurs modifications, ainsi que des obligations légales de révision.

Checklist

Pour les entreprises ainsi que leurs détenteurs de contrôle, la mise en œuvre du registre de transparence entraîne de nouvelles obligations et des adaptations organisationnelles. Il est recommandé de se pencher suffisamment tôt sur ces exigences.

Dans le cadre de leur préparation, les entreprises concernées devraient notamment tenir compte des points suivants :

• Lancement de la communication avec les détenteurs de contrôle concernant l’ayant droit économique
• Identification des ayants droit économiques et vérification de la nature et de l’étendue de leur contrôle
• Documentation des informations et conservation des pièces justificatives
• Mise en place de processus internes et de responsabilités pour la surveillance continue des informations relatives à l’ayant droit économique
• Respect des délais de déclaration au registre de transparence et des délais transitoires pour l’application de la TJPG

FAQ – Registre de transparence et obligations d’annonce

Qui doit être inscrit au registre ?
Toute personne physique exerçant un contrôle effectif, en principe à partir de 25 % des droits de vote ou du capital.

Qui est responsable de l’annonce ?
La société elle-même, sous la responsabilité finale de l’organe de direction suprême.

Le registre est-il public ?
Non. L’accès est réservé aux autorités et à certains intermédiaires soumis à des obligations de vigilance.

Que se passe-t-il en cas d’omission ?
Des amendes pouvant aller jusqu’à 500 000 CHF en cas de violation intentionnelle et, dans les cas graves, des mesures telles que la suspension des droits sociaux.

Les sociétés cotées sont-elles concernées ?
En principe non, sauf exceptions prévues par la loi.

Pour aller plus loin : 

• Action au porteur: Quelques règles (W+)
• Conseil d’administration: La gestion financière sous surveillance renforcée
• Contrat de société: Sàrl et contrats d'association