Compliance Officer: Gardien de l'éthique en entreprise
Prof. Dr. iur Monika Roth
Monika Roth est professeur à l'Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ de le la Haute Ecole de Lucerne - Economie, où elle dirige le cours de diplôme Compliance Management qu'elle a conçu. Elle est également vice-présidente du Tribunal pénal de Bâle-Campagne. Elle est l'auteur de plusieurs ouvrages de référence et articles dans le domaine de la compliance, de la gouvernance d'entreprise et du droit des marchés financiers.
Aides de travail appropriées
La compliance en tant que fonction
D'un point de vue organisationnel - et à titre de posture personnelle, en tous les cas - l'indépendance de cette fonction est une condition sine qua non. Ainsi, dans son ordonnance de non-lieu dans l'affaire ALSTOM (du 22 novembre 2019), le Ministère public de la Confédération indique au point 2.5 que l'on est en droit de se demander s'il est judicieux que les «Compliance Officers» soutiennent conjointement les efforts de vente des différentes «Business Units». « Ce type d'organisation impliquait, selon la conviction du MPC, que la structure organisationnelle n'accordait pas au responsable respectif de l'unité R&C, durant son activité pour ALSTOM, un rôle suffisamment fort pour faire respecter les prescriptions en matière de conformité.
Responsabilité d’un «Compliance Officer» et les garanties qu’il offre
Il est très important que le responsable de la conformité s'assure lui-même contre les risques qu'il assume lui-même en matière de responsabilité; sa responsabilité propre est mise en cause de manière croissante.
Le «Compliance Officer» est donc garant:
- du cahier des charges: il est garant du contenu et de l'étendue du cahier des charges;
- de ses compétences: voir également à ce sujet l'ordonnance pénale ALSTOM, point 15, où il est précisé que la compliance s'est vu attribuer des compétences insuffisantes pour la mise en œuvre de certains concepts;
- de tenir un « livre de bord »: celui-ci constitue une documentation qui recense toutes les recommandations, les cas extraordinaires et les contacts avec l'auditeur, ses demandes et propositions ainsi que certains points critiques.
Il faut également s'appuyer sur différentes structures, processus et instruments. On peut parler à cet égard de l'institutionnalisation et de la professionnalisation nécessaires de la compliance. La compliance fait partie de la mise en œuvre de la stratégie d'intégrité.12)
Instruments utilisables de manière opérationnelle versus conditions-cadres
Cet article présente des instruments pratiques avec lesquels le «Compliance Officer» soutient un comportement conforme aux règles dans l'entreprise. Ces instruments font partie des bases organisationnelles dont le conseil d'administration est responsable en dernier ressort.
On distingue les instruments directement utilisables au quotidien et les outils généraux, qui ne seront pas au centre de notre attention. Ce qu’il faut retenir, c'est que même les meilleurs outils ne sont efficaces que si la compliance est prise au sérieux dans l'entreprise. En l'absence d'un tel environnement, on en reste à une «conformité de façade» - sans effet réel, «pour amuser la galerie».
Dans la pratique, cela signifie que les listes de contrôle, les procédures ou les politiques ne fonctionnent que si la direction les soutient, si les collaborateurs les acceptent et si les règles sont réellement vécues au quotidien. La compliance est bien plus qu'une documentation - elle nécessite qu'on la vive au quotidien et qu'on apporte la preuve de son respect («proof of compliance»), par exemple en effectuant des contrôles formalisés («audit trail») et en prononçant des sanctions claires en cas de non-respect.
La compliance et le système de contrôle interne (SCI) forment ensemble la base permettant au Compliance Officer de remplir les obligations en matière de responsabilité organisationnelle selon l'art. 102 du Code pénal suisse. Des processus fonctionnels ne suffisent toutefois pas - il faut avant tout adopter une attitude précise: le management doit définir des valeurs claires, les vivre et les porter dans l'organisation. Conformité et intégrité doivent faire partie de la culture d'entreprise.
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