12/05/2020

Comptabilité et décompte TVA: Les éléments centraux

Une comptabilité correcte doit être l’alpha et l’oméga de toute entreprise. C’est particulièrement vrai pour la TVA. Ainsi, il sera possible d’éviter les conséquences désagréables d’un contrôle TVA resp. de les réduire dans certaines limites. Plus une comptabilité sera tenue de manière claire, plus les rectifications nécessaires seront effectuées correctement et plus cela réduira la survenance de problèmes. Vous trouverez ci-dessous les éléments les plus importants pour la comptabilité et décompte TVA.

De: Sibylle Merki  ImprimerPartager 

Sibylle Merki

LL.M UZH en International Tax Law, experte fiscale dipl., MAS FH en TVA et spécialisée en droit du travail. Elle travaille depuis de nombreuses années dans le conseil d’entreprise et est fascinée par les thématiques fiscales complexes, notamment dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée.

Comptabilité et décompte TVA

Comptabilité et décompte TVA

L’auto-déclaration requiert une approche prudente

Étant donné que la TVA suisse est un impôt auto-déclaratoire, un système de comptabilité formellement et matériellement correct constitue la condition préalable la plus importante pour l’enregistrement correct de la TVA. L’absence de clôtures, de documents et de pièces justificatives aurait un impact négatif en cas de contrôle TVA. Il ne faut pas oublier que toutes les activités d’une entreprise sont portées au final dans ses comptes. Cela constitue aussi la base principale du contrôle de la TVA. La vérification de l’exactitude formelle et matérielle de la comptabilité est un élément essentiel d’un contrôle.

Il est important d’assurer dès le début de l’activité de l’entreprise que les comptes soient appropriés, que la documentation formelle (trace de vérification) existe et, si nécessaire, d’effectuer une réconciliation trimestrielle du chiffre d’affaires - en plus de l’audit annuel prescrit par la loi. Le traitement correct de la TVA dans la comptabilité (appréciation correcte des acquisitions, appréciation exacte des ventes, etc.) ainsi que la forme et le contenu des factures doivent se voir vouer une grande attention.

L’info TVA 16 sur la comptabilité et la facturation  qui se trouve sur la page d’accueil du site Internet de l’Administration fédérale des contributions, division de la taxe sur la valeur ajoutée sous les publications en ligne, est une aide utile dans ce domaine.

Tenue des comptes

L’article 70 de la loi sur la TVA est le seul article de la loi sur la TVA qui contienne des dispositions relatives à la comptabilité. Cet article fait obligation aux assujettis de tenir une comptabilité en bonne et due forme. La comptabilité doit donc être établie de sorte qu’il soit possible de déterminer de manière facile et fiable les faits pertinents pour déterminer l’assujettissement et pour calculer ou déclarer les ventes, les prestations de services soumises à l’impôt préalable et l’impôt préalable (y compris les corrections et les réductions de l’impôt préalable).

Conformément à l’art. 81 al. 3 LTVA, le principe de la libre appréciation de la preuve s’applique aux livres commerciaux, aux documents comptables et à la correspondance commerciale. Toutefois, cela ne change rien au fait que la charge de la preuve pour les faits donnant lieu au prélèvement de la taxe incombe à l’assujetti.

Établissement des comptes

Il faudra accorder déjà une attention particulière aux comptes individuels lors de la phase de mise en place (création du plan comptable). Plus les comptes seront détaillés et plus la ventilation des comptes entre ventes et dépenses sera précise, plus il sera facile d’effectuer un contrôle ou une vérification à un moment ultérieur dans la mesure où des écarts ou des soupçons d’inexactitudes présumées apparaîtront. La taxe sur le chiffre d’affaires doit être enregistrée dans un compte créditeur correspondant (taxe sur le chiffre d’affaires). En ce qui concerne la détermination de l’impôt préalable, l’Administration fédérale des contributions exige un décompte selon la méthode effective qui prévoit, en général, que l’impôt préalable est réparti entre les charges de matières et de prestations (rubrique 400 du formulaire de décompte), d’une part, et entre investissements et autres charges d’exploitation (rubrique 405 du formulaire de décompte), d’autre part. En ce qui concerne les produits et les charges, la valeur doit être portée de la manière la plus détaillée possible dans les comptes.

Trace de vérification

La trace de vérification est destinée à garantir le suivi des transactions commerciales des justificatifs individuels jusqu’à la comptabilité en passant par le décompte TVA et inversement. La trace de vérification doit être possible - même de manière aléatoire - sans perte de temps. Dans ce contexte, peu importe de savoir quelles aides techniques sont utilisées pour effectuer la tenue des livres et de l’archivage.

La trace de vérification nécessite en particulier

  • une structure compréhensible des livres commerciaux ainsi que des textes de comptabilisation clairs dans la comptabilité et les journaux
  • des justificatifs avec des remarques de passation en compte et de paiement
  • une classification et une conservation claires et  systématiques des livres commerciaux et des justificatifs

de sorte que le suivi des transactions individuelles puisse être assuré à tout moment.

Si une entreprise ne respecte pas la trace de vérification, il est possible que le collaborateur du service externe se voit imposer l’obligation de le faire ultérieurement (par exemple de trier les documents souhaités en fonction de l’ordre dans le journal). Avec comme conséquence que l’auditeur devra faire des estimations si nécessaire. À l’évidence, les estimations ne doivent pas être arbitraires, mais la créance fiscale devra être couverte de manière sûre, parfois au détriment de l’entreprise.

Finalisation

La finalisation consiste à rapprocher les relevés de TVA et les conclusions commerciales (rapprochement du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable). Si des carences sont constatées à la suite de l’établissement de la clôture annuelle, elles doivent être corrigées dans les comptes de l’exercice comptable au cours duquel elles surviennent au plus tard le 180e jour suivant la fin de l’exercice concerné. Il existe un formulaire spécifique pour la correction. Il est important de savoir qu’une omission relève du droit pénal.

Que signifie rapprochement des ventes?

Les recettes à déclarer sont déterminées sur la base du bilan, du compte de résultat et du grand livre. Il s’agit de l’ensemble du chiffre d’affaires sur les livraisons et prestations, des commissions sur la vente de moyens d’exploitation ainsi que des montants de consommation privée. Il faut également tenir compte des rétributions exonérées de l’impôt tels que les revenus d’intérêts, les ventes de titres et les revenus de location de biens immobiliers. Ces recettes totales – rétributions convenues (émissions de factures) ou reçues (encaissements) – sont comparées aux chiffres d’affaires annuels déclarés (relevé des recettes). Lors de l’établissement d’un rapprochement des ventes, il convient d’appliquer les mentions de l’art. 126 OTVA (méthode comptable effective) ou de l’art. 127 OTVA dans le cas du recours à la méthode de la dette fiscale ou du taux forfaitaire.

En fonction de leur traitement dans l’entreprise, il faudra éliminer des recettes selon la comptabilité celles qui ne constituent pas une rémunération telles que les variations des travaux en cours ou les provisions pour ducroire (en cas de décompte selon les montants convenus, également les variations de créances). Par contre, les paiements d’avance doivent être pris en compte, le cas échéant.

En cas de circonstances difficiles et d’écarts importants, un processus de rapprochement affiné, par exemple par trimestre, sera utilisé pour identifier les sources d’erreur.

Il vaut également la peine de comparer avec les chiffres de l’année précédente. Si des écarts significatifs sont constatés, cela peut aussi être un indice de sources d’erreur. En tout état de cause, ces écarts doivent être clarifiés et, si nécessaire, vérifiés.

Ceci est un article gratuit. Vous souhaitez en découvrir plus? Commandez la Newsletter Finance et Comptabilité et profitez de précieuses informations pratiques 10 fois par an.

Que signifie le rapprochement de l’impôt préalable?

Les assujettis qui décomptent selon la méthode effective doivent, selon l’art. 128 al. 1 let. e OTVA, préparer une concordance de l’impôt préalable conformément à l’art. 128 al. 3 OTVA. Conformément à ce dernier article, il doit ressortir clairement du rapprochement de l’impôt préalable que les impôts préalables ont été réconciliés des impôts préalables déclarés selon les comptes d’impôt préalable ou d’autres enregistrements. Ces comptes doivent donc figurer dans la comptabilité (il faut créer, par exemple, cinq comptes d’impôt préalable - voir les paragraphes 400, 405, 410, 415 + 420 du nouveau formulaire de décompte selon la méthode du décompte effectif). Dans votre propre intérêt afin d’exclure d’éventuels risques de déductions excessives et injustifiées de l’impôt préalable (par exemple, enregistrement à un taux d’imposition incorrect, droits de douane réclamés en tant que taxe à l’importation ou factures des prestataires de services étrangers qui ne comprennent pas la TVA suisse, mais sont enregistrées avec «TVA 7,7% comprise»), il est recommandé et avantageux de procéder à un contrôle approfondi de vraisemblance avec le service comptable par rapport au montant de l’impôt préalable.

Raisons possibles d’écarts lors du décompte

Il peut y avoir des raisons très différentes à un écart dans le décompte. Il est notamment recommandé de vérifier les positions/possibilités suivantes:

  • les taux d’imposition appliqués sont corrects?
  • les recettes sont-elles calculées correctement?
  • existe-t-il, pour les livraisons exonérées, des certificats d’exportation et les valeurs d’exportation correspondent-elles aux factures?
  • les prestations qui ne sont pas assujetties à la taxe sont-elles prouvées sous forme de livres et de reçus?
  • ventes de moyens d’exploitation
  • produits comptabilisés en charges (réductions des charges)
  • frais pour l’utilisation du véhicule par le personnel
  • acomptes
  • réductions sur les ventes
  • pertes sur débiteurs
  • écritures de clôture telles que les écritures temporelles ou les régularisations techniques, ainsi que les provisions et les transferts internes qui ne relèvent pas de l’impôt sur le chiffre d’affaires

Cette liste n’est pas exhaustive.

Abord des corrections

Une correction éventuelle ne pourrait-elle pas simplement être soumise en même temps que le décompte régulier? En principe, non, car l’ordonnance (art. 129 OTVA) stipule expressément que les corrections de défauts dans les décomptes retournés doivent être effectuées sous forme indépendante des décomptes ordinaires. Le délai de prescription est interrompu par la remise d’un décompte rectificatif. L’AFC facturera des intérêts de retard après la date moyenne d’échéance.

Outils de rapprochement de la taxe sur le chiffre d’affaires et de l’impôt préalable

L’info TVA 16 (comptabilité et tenue des comptes) contient diverses explications sur la finalisation. Il est donc essentiel de connaître et d’observer ces éléments. L’info TVA 16 contient des précisions  sur:

  • la comptabilité, obligation d’enregistrement, conséquences d’une comptabilité mal tenue (art. 79 LTVA; détermination approximative), trace de vérification (suivi des opérations commerciales), conservation, traitement de la TVA dans la comptabilité, indications sur le contrôle fiscal (voir également le site Internet de l’AFC), etc.
  • la facturation (y compris la facturation électronique)
  • la déclaration fiscale erronée/injustifiée
  • la liste de contrôle des travaux de TVA à la fin de l’exercice
  • deux exemples de rapprochement des ventes (selon les rétributions convenues et collectées)

Formulaire de «rapprochement annuel»

Le formulaire de rapprochement annuel (déclaration de rectification selon l’art. 72 LTVA) se trouve sur la page d’accueil du site Internet de l’Administration fédérale des contributions.

L’article 72 sur l’obligation de finaliser la période fiscale correspondante fut introduit en même temps que la nouvelle loi sur la taxe sur la valeur ajoutée le 1er janvier 2010. Cela signifie que les différences correspondantes doivent être déclarées dans les 180 jours après la fin de l’exercice. En plus du délai de 180 jours, il y a 60 jours conformément à l’art. 71, al. 1 LTVA (remise du décompte). Cela signifie que le délai de finalisation expire finalement au 30 août de l’année suivante.

Si un écart est à nouveau constaté, il doit être communiqué à l’Administration fédérale des contributions dans une lettre séparée en indiquant les différences correctes pour l’année concernée (en tenant compte des écarts déclarés conformément au décompte rectificatif déposé).

Droit légal de contrôle

Depuis le 1er janvier 2012, les entreprises assujetties ont un droit légal d’être contrôlées par l’administration de la TVA. Toutefois, elles doivent en faire la demande motivée. Le contrôle doit être effectué dans un délai de deux ans.

L’avantage d’un tel contrôle est la sécurité juridique qu’offre une ordonnance d’évaluation juridiquement contraignante. L’inconvénient est le risque d’un rattrapage fiscal massif qui aurait pu être prescrit en l’absence de contrôle.

Préparatifs en cas d’annonce d’un contrôle TVA

Un audit TVA comprend généralement le contrôle des cinq dernières périodes fiscales (années civiles). Dans le cas d’un contrôle TVA, les documents suivants doivent, entre autres, être fournis:

  • comptabilité et comptes annuels
  • livres de base
  • décomptes de taxe sur la valeur ajoutée, décomptes de correction et valables compris
  • rapprochement des revenus et vraisemblance de l’impôt préalable
  • journaux TVA
  • double des factures des débiteurs
  • factures des créanciers
  • listes de fin d’année des débiteurs, créanciers, stocks de marchandises, travaux en cours
  • journaux de salaires
  • preuves d’exportations et documents d’importation
  • principes de décompte des corrections et des réductions de l’impôt préalable
  • principes de décompte des parts privées enregistrées
  • contrats d’achat et de crédit-bail, etc.
  • documents complémentaires sur des opérations commerciales particulières (Rulings ou renseignements fiscaux)

Résumé sur comptabilité et décompte TVA

Il est absolument indispensable de tenir une comptabilité correcte et complète. Cela permet d’éviter les surprises désagréables et cela facilite la coopération mutuelle. Pour éviter tout désagrément, il est recommandé de classer préalablement tous les documents de manière correcte et claire pendant chaque période fiscale.

Recommandation séminaire

Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

TVA suisse - Bases

Comprendre le systeme et identifier les risques liés à la TVA

Grâce au séminaire vous comprendrez les principes essentiels de la TVA suisse et saurez quels sont vos droits et obligations afin de vous permettre de situer concrètement les principaux…

Prochaine date: 16. mars 2021

plus d'infos

Recommandations produits

  • Newsletter TVA & FISCA

    Newsletter TVA & FISCA

    Connaissances pratiques, actuelles et approfondies sur la TVA et la fiscalité

    CHF 98.00

  • La clôture annuelle en toute facilité

    La clôture annuelle en toute facilité

    Planification, organisation et exécution efficaces

    Plus d’infos

  • ManagementPratique

    ManagementPratique

    Plus de 300 aides de travail testées dans la pratique.

    Plus d’infos

Recommandations de séminaire

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    TVA suisse - Bases

    Comprendre le systeme et identifier les risques liés à la TVA

    Prochaine date: 16. mars 2021

    plus d'infos

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    TVA suisse - Confirmés

    Traiter avec assurance les cas complexes

    Prochaine date: 26. novembre 2020

    plus d'infos

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    TVA internationale - Union européenne

    Plus de sécurité dans les affaires internationales

    Prochaine date: 16. novembre 2021

    plus d'infos

Nous utilisons des cookies pour améliorer continuellement notre site web. En utilisant ce site web, vous acceptez l’utilisation de cookies. Plus d’infos