Frais: Les variantes de déclaration dans le certificat de salaire
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
Frais dans le certificat de salaire – procédures de déclaration
Les remboursements de frais doivent être déclarés sur le certificat de salaire. L'employeur a le choix entre trois procédés:
- Respecter les taux maximaux (p. ex. déjeuners et dîners: dépenses effectives jusqu'à CHF 35.– max. ou forfait de CHF 30.– max.; frais de voiture: CHF 0,75/km max.; faux frais: forfait de CHF 20.–/jour max.). Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'en déclarer le montant, il suffit de cocher la case 13.1.1.
- Règlement des frais approuvé par les autorités fiscales cantonales: des écarts par rapport aux taux maximaux sont alors possibles en raison de situations spécifiques à l'entreprise (p. ex. frais de voiture, frais de repas). Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de déclarer le montant des frais effectifs sur le certificat de salaire, il suffit de cocher la case 13.1.1. Les frais forfaitaires doivent dans tous les cas être indiqués sous forme de montants.
- Déclarer les frais effectifs de tous les collaborateurs sur le certificat de salaire. Cela n'est recommandé que dans les petites entreprises comptant peu d'employés.
Indication sur les frais forfaitaires
D'il est possible, dans le cadre d'un règlement de frais, de convenir d'une indemnité forfaitaire pour les cadres supérieurs (direction) afin de couvrir les petites dépenses. Cela permet par exemple de rembourser les frais suivants, dans la mesure où ils ne dépassent pas un montant maximal:
- Invitations (à déjeuner) ou à domicile, cadeaux offerts lors d'invitations, pourboires, etc.;
- Frais accessoires sans quittance, en faveur ou en compagnie de clients;
- Petites dépenses en cas d’entretiens, d'en-cas;
- Invitations et cadeaux aux collaborateurs;
- Frais postaux et de téléphone;
- Frais de parking, de tram, de bus, de taxi;
- Déplacements professionnels avec véhicule privé dans un rayon local (30 km).
Les frais forfaitaires doivent être portés dans la déclaration de salaire dans tous les cas, donc également lors de la présence d’un règlement de frais approuvé.
Le modèle de règlement des remboursements des frais reprend par exemple les indicateurs suivants pour calculer les frais de repas:
- en cas de décompte de frais effectifs: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 35.–, repas du soir CHF 40.–
- en cas d’indemnité forfaitaire: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 30.–, repas du soir CHF 35.–
Les entreprises sont bien sûr autorisées à verser des indemnités forfaitaires en l'absence d'un règlement de frais ou selon un règlement des frais non approuvé et à les indiquer dans le certificat de salaire. L'administration fiscale peut alors exiger les justificatifs de frais effectifs et imputer la différence entre les dépenses justifiées et les indemnités forfaitaires comme revenu. Le risque est toutefois particulièrement élevé lorsque les montants concernés sont importants.
Remarque pratique: Il est recommandé de fixer les frais forfaitaires en fonction de la situation réelle et non uniquement en fonction de la position hiérarchique occupée dans l'entreprise. Alors qu'une collaboratrice du service extérieur perçoit à juste titre des frais forfaitaires plus élevés, un collègue du service interne ou du service des achats n'a pas de dépenses correspondantes. Cela vaut également au niveau de la direction. Un directeur marketing aura probablement des dépenses plus élevées qu'une directrice financière. Il est donc vivement recommandé de se baser sur un règlement des frais approuvé par l'administration fiscale.
2. Règlement de frais approuvé
Les employeurs souhaitant s’écarter des règles standards peuvent demander l’approbation de leur règlement de frais auprès de l’autorité fiscale cantonale. Il est conseillé de se baser sur le modèle de règlement établi par la Conférence suisse des impôts. L’approbation couvre aussi bien les remboursements effectifs que les frais forfaitaires.
3. Déclaration chiffrée des frais
Si les règles précitées ne sont pas respectées, tous les frais (déplacement, repas, hébergement), qu’ils soient effectifs ou forfaitaires, doivent être détaillés dans le certificat de salaire. Cela inclut également les frais remboursés sur justificatifs.
Frais forfaitaires
Les frais forfaitaires couvrant une période déterminée (par exemple frais de représentation mensuels ou forfait voiture) doivent toujours être déclarés. Les forfaits ponctuels seuls peuvent en être exclus.
Conseil : L’approbation d’un règlement de frais permet de simplifier la gestion administrative, notamment pour les petits frais. Les forfaits doivent toutefois correspondre approximativement aux frais réellement encourus.
Les frais forfaitaires sont généralement versés aux cadres ou collaborateurs itinérants pour couvrir :
- Petits frais (jusqu’à CHF 50.– par cas)
- Frais de représentation (ex. : réceptions à domicile)
Les bénéficiaires ne peuvent plus demander le remboursement effectif de ces petits frais.
Exemples typiques de frais de représentation couverts
Selon le règlement-type, les frais suivants sont considérés comme inclus dans les frais forfaitaires de représentation :
- Invitations simples au restaurant ou à domicile
- Cadeaux d’affaires (fleurs, alcools)
- Collations hors repas complets en déplacement
- Pourboires
- Appels professionnels depuis un téléphone privé
- Invitations et cadeaux pour collaborateurs
- Dons à des associations, institutions, etc.
- Dépenses accessoires sans justificatif pour clients
- Petites dépenses en réunions/séances
- Transports publics, taxi
- Parking
- Déplacements professionnels locaux en voiture privée (rayon 30 km)
- Frais postaux et télécommunications
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Frais forfaitaires pour l’utilisation du véhicule et les repas
Outre les frais de représentation, des frais forfaitaires peuvent aussi être versés pour l’usage professionnel du véhicule privé. Cela est accepté si l’utilisation est fréquente (plusieurs milliers de km/an). Des indemnités pour repas ou petits frais peuvent également être versées de manière forfaitaire.
La pratique des autorités fiscales en matière d’approbation reste restrictive. Néanmoins, des particularités propres à l’entreprise peuvent être prises en compte.
Frais forfaitaires sans règlement approuvé
Les entreprises peuvent verser des frais forfaitaires même sans règlement formel ou avec un règlement non validé, et les déclarer dans le certificat de salaire. Toutefois, l’administration fiscale peut alors demander les justificatifs effectifs, et requalifier les montants non prouvés en revenu imposable. Le risque est élevé pour des montants importants.
Les frais forfaitaires doivent refléter les besoins réels, et non simplement la hiérarchie. Par exemple, une commerciale itinérante aura des frais plus élevés qu’un collaborateur administratif. Même à niveau de direction, les besoins varient : un directeur marketing génère typiquement plus de frais qu’une responsable finances. Il est donc recommandé de se baser ici sur un règlement des frais approuvé.
Indemnités pour trajet domicile-travail et repas
Les indemnités pour les trajets domicile-travail ne peuvent pas être déclarées par simple coche au champ F («Transport gratuit entre domicile et lieu de travail»), car les montants déductibles sont limités (fédéral et parfois cantonal). Les indemnités pour trajets et repas doivent être intégrées au salaire, dans les champs 2.3 ou 1 du certificat de salaire.
Exception : si un·e collaborateur·trice du service externe utilise son véhicule privé pour aller directement de son domicile chez le client (sans passer par les bureaux), et se voit rembourser 70 cts/km, une coche au champ F suffit.
