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Frais de formation: Le remboursement en cas de résiliation des rapports de travail par l’employé

Les demandes de remboursement des frais de formation continue et de perfectionnement donnent régulièrement lieu à des litiges judiciaires. C'est souvent le cas lorsque les clauses d’obligations de remboursement ne sont pas clairement rédigées ou que certains points importants n'ont pas été réglés. Nous vous indiquons ici ce à quoi il convient de prêter attention.

29/03/2022 De: Sara Ledergerber, André Lerch
Frais de formation

Généralités sur les frais de formation

Les obligations de remboursement des accords de formation continue sont un moyen prisé de fidéliser les collaborateurs. Bien qu'elles limitent unilatéralement la liberté de résiliation, leur admissibilité est reconnue par les tribunaux.

Pour les contrats de travail privés, il n'existe pas de réglementation légale explicite concernant le remboursement des coûts de formation continue, à l'exception de quelques dispositions dans certaines conventions collectives de travail. La loi sur la formation continue, entrée en vigueur il y a quelques années, ne traite pas non plus de cette question. Dans les rapports de service publics (c'est-à-dire les rapports de travail entretenus avec la Confédération, un canton, une commune ou avec des institutions de droit public), quelques règles sont parfois prévues dans les dispositions applicables au personnel, par exemple dans le cadre de l'Ordonnance sur le personnel de la Confédération (OPers). L'art. 4, al. 5 OPers dit par exemple que l'employeur peut exiger des employés le remboursement des frais de formation continue si ceux-ci interrompent la formation ou mettent fin à leur contrat de travail dans les deux ans suivant la fin de la formation en question. En l'absence de base légale, il convient de se référer aux règles établies par la jurisprudence dans le cadre des contrats de travail privés. Celles-ci sont expliquées ci-dessous.

Admissibilité des obligations de remboursement des frais de formation

Il convient tout d'abord de distinguer la notion de frais de formation continue de celle de frais imposés par l’exécution du travail au sens de l'art. 327a al. 1 CO. Ces derniers sont obligatoirement à la charge de l'employeur et ne peuvent pas être assortis d'une obligation de remboursement. Les dépenses nécessaires sont notamment les frais de formation liés à l'initiation des collaborateurs, par exemple à la formation sur une machine de production spéciale. En règle générale, ces formations sont relativement courtes et ne donnent pas lieu à la délivrance de diplômes généralement reconnus permettant aux collaborateurs de faire valoir un atout ou un avantage particulier sur le marché du travail.

Il peut être difficile de faire la distinction entre les frais d'initiation obligatoirement à la charge de l'employeur et les formations continues dont les coûts peuvent être remboursés dans certaines circonstances. La question de savoir si le temps consacré à la formation continue est considéré par la loi comme du temps de travail est également utile en vue de cette évaluation. Selon l'art. 13, al. 4, de l'Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1), le temps consacré à une formation continue est considéré comme temps de travail si cette dernière a lieu sur ordre exprès de l'employeur ou si elle doit avoir lieu de par la loi en raison de l'activité professionnelle spécifiquement exercée. Si le temps de formation continue constitue, selon ces critères, du temps de travail, nous estimons qu'un accord de remboursement n'est pas admissible. En revanche, le remboursement est autorisé en cas de prise en compte volontaire de la formation continue dans le temps de travail.

Conclusion de l’accord avant le commencement de la formation continue

Selon la jurisprudence de divers tribunaux cantonaux, tout accord de remboursement doit impérativement être conclu avant le début de la formation. L'accord doit indiquer le montant à rembourser ainsi que la période exacte pendant laquelle l'obligation de remboursement doit s'appliquer.  Selon un jugement rendu par la Cour suprême de Zurich, un accord conclu cinq mois après le début de la formation n'était, dans le cas jugé, pas admissible. Le tribunal a refusé à l'employeur de réclamer le remboursement de CHF 25'000.- de frais de cours malgré le licenciement de l'employée quelques mois après la fin de la formation. La décision a été motivée par le fait que les employés sont, dans de tels cas de figure, en position de faiblesse pour négocier et qu'ils se laissent plus facilement imposer certaines conditions si le remboursement n'est convenu qu'après le début de la formation. Pour des raisons de protection de la personnalité, les obligations de remboursement doivent donc toujours être convenues avant le début de la formation envisagée. Même si cette pratique judiciaire a été partiellement rejetée par la doctrine, les employeurs feraient bien de régler les accords de formation continue avant l'inscription au cours concerné.

Champ d’application de l’obligation de remboursement des frais de formation

Outre les coûts de la formation continue à proprement parler, le salaire versé pour la période de formation continue peut également faire l'objet d'une obligation de remboursement dans les conditions mentionnées. Pour ce faire, il convient toutefois d'édicter une disposition claire dans la convention de formation continue, et les tribunaux sont sévères en la matière : le Tribunal administratif fédéral a refusé à un employeur de réclamer le remboursement des coûts salariaux, bien que ceux-ci aient été énumérés dans la convention de formation continue sous le titre de "coûts". L'obligation de remboursement prévoyait que seuls les "coûts directs de formation" devaient être remboursés. Le Tribunal administratif fédéral a déduit, de manière très pointilleuse mais fort précise, que seuls les coûts de la formation devaient être remboursés et non pas les coûts salariaux.

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