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Types d'absence: Les différents types d’absence

La gestion et la prévention de l’absentéisme font partie du cahier des charges du responsable RH. C’est un rôle fondamental, appelé à se développer dans les prochaines années. Le responsable RH devra alors être capable de différencier et analyser le types d’absence de ces employés.

23/02/2021 De: Jacqueline Chorand
Types d'absence

Types d'absence

En effet, les absences de courte durée (un à trois jours) ou les absences d’une durée de trois à six jours peuvent donner beaucoup d’indications: une mauvaise organisation du travail, des absences à la suite de nombreux changements, un stress diffi cile à supporter pour l’équipe, un manque de moyens, un manque de compétences, un problème de management, des conflits, etc. Des absences sur lesquelles nous pourrons agir en définissant un plan d’actions après un diagnostic qualitatif du contexte. 

On parlera en général d’absences de courte durée (1 à 3 jours), d’absences de moyenne durée (3 à 15 jours) et d’absences de longue durée (supérieures à 30 jours). Sachant que chaque entreprise pourra avoir une définition un peu différente sur ce qu’elle considère comme des absences moyennes ou de longue durée.

Les heures d’absence correspondent au temps pendant lequel une personne n’est pas à son lieu de travail alors qu’elle devrait l’être (maladie, accident, service militaire ou civil, réduction de l’horaire de travail, conflits).

Il faut distinguer les termes «absence» et «absentéisme»:

  • L’absence comme phénomène individuel
  • L’absentéisme comme phénomène collectift

Il est important de gérer et suivre l’absentéisme, du fait des coûts directs et indirects qu’il génère pour les entreprises.

Quels sont les coûts directs liés à l’absence?

  • Le salaire versé durant le délai d’attente
  • Les primes d’assurance
  • Des coûts de l’assurance invalidité en forte croissance
  • Les coûts du personnel de remplacement

Quels sont les coûts indirects?

  • Une perte de productivité et de performance pour les entreprises
  • Des collaborateurs diffi ciles à réintégrer si l’absence est de longue durée
  • Des conflits parfois liés à une charge supplémentaire pour les collaborateurs présents
  • L’augmentation du turn over: ceux qui restent accumulent de la fatigue et des frustrations et finissent par quitter l’entreprise
  • Une mauvaise image de l’entreprise

Exemples d’absences planifiées:

  • Les vacances
  • Les jours fériés
  • La formation
  • Un congé maternité/paternité
  • Des congés spéciaux (mariage, déménagement)
  • Un congé non payé
  • Le service militaire

La planification des vacances au sein d’une équipe est souvent un sujet de tensions et de conflits. Il est important de définir une directive sur la procédure de déclaration des absences pour préciser les modalités.

Par exemple, lors d’un mariage ou un déménagement, la règle appliquée consistera à exprimer la demande à son responsable en respectant un délai minimum de deux semaines. Il est important de poser des règles, équitables pour tous, car le fl ou engendrera des conflits.

Exemple de règles à formaliser pour les modalités d’absence:

  • Le collaborateur annoncera immédiatement et personnellement à son responsable les motifs de son absence par téléphone et non par SMS.
  • En cas d’absence du responsable, le collaborateur rappellera.
  • En cas d’absence supérieure à trois jours, le collaborateur fournira un certifi cat médical.
  • Sans nouvelles du collaborateur, le responsable appellera le collaborateur …

Parler absentéisme dans un certain nombre d’entreprises reste encore tabou, car en lien avec la vie privée et soumis à de nombreux préjugés. On part très vite dans le jugement et la perception des situations variera, selon le degré d’affi nité avec le collaborateur absent.

On relève aussi parfois un sentiment d’injustice et d’iniquité lié aux absences. Les collaborateurs présents vont «scruter» avec attention les réactions du manager face aux absences dans une équipe. Chacun estimant l’attitude du manager trop ou pas assez sévère, face à une situation d’absence. Le manager gagne donc à définir des règles très précises sur ce sujet.

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