Règlement d'organisation: Délégation par le conseil d'administration
Contenu
- Comment le règlement d'organisation permet-il au conseil d'administration de déléguer la gestion et de limiter sa responsabilité ?
- Objectif du règlement d’organisation
- Délégation légale par le règlement d’organisation
- Effet de limitation de la responsabilité de la délégation
- Aperçu du reste du contenu du règlement d’organisation
- FAQ: Règlement d'organisation
EN BREF
Le règlement d'organisation est l'outil légal permettant au conseil d'administration (CA) d'une société anonyme de déléguer tout ou partie de la gestion à ses membres ou à des tiers. Cette délégation doit être formalisée par écrit et ne peut concerner que les tâches non intransmissibles. En respectant ces conditions, les administrateurs bénéficient d'une limitation de leur responsabilité personnelle pour les actes posés par les personnes chargées de la gestion.
À retenir:
- La délégation de la gestion nécessite obligatoirement un règlement d'organisation écrit.
- Les attributions intransmissibles (haute direction, fixation des principes comptables) ne peuvent jamais être déléguées.
- La limitation de responsabilité s'applique si le CA a exercé la diligence requise dans le choix et la surveillance des mandataires.
- Depuis le 01.01.2023, le silence des statuts n'empêche plus la délégation, sauf interdiction expresse.
- Le règlement doit être actualisé régulièrement pour garantir son effet protecteur.
Dr. iur. Christoph D. Studer, LL.M.
Christoph D. Studer, Dr. iur., LL.M., avocat et partenaire de Probst Partner AG à Winterthour et Zurich, travaille depuis plus de vingt ans dans le domaine du droit de la responsabilité civile, où il défend les intérêts des conseils d'administration, des directeurs et des conseils de fondation. Parallèlement, il conseille les PME et les entrepreneurs en matière de droit des contrats et des sociétés ainsi que de règlement de la succession.
Aides de travail appropriées
Comment le règlement d'organisation permet-il au conseil d'administration de déléguer la gestion et de limiter sa responsabilité ?
Objectif du règlement d’organisation
La compétence de gestion peut être aménagée dans les limites des attributions intransmissibles du conseil d’administration: si les statuts n’en disposent pas autrement, le conseil d’administration est autorisé à déléguer tout ou partie de la gestion à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers (art. 716, al. 2, CO et art. 716b, al. 1, CO). La délégation se fait par l’adoption d’un règlement d’organisation écrit. La délégation licite peut s’accompagner d’une limitation de la responsabilité, ce qui est souhaitable du point de vue du conseil d’administration (art. 754, al. 2, CO).
Délégation légale par le règlement d’organisation
Destinataires de la délégation
Le conseil d’administration est autorisé à déléguer la gestion non seulement à des tiers, mais aussi, au sein du conseil d’administration, à certains de ses membres. Pour les sociétés cotées en bourse, la gestion ne peut être déléguée qu’à des personnes physiques; la gestion de fortune peut également être déléguée à une personne morale (art. 716b, al. 2, CO). Pour la délégation, certaines conditions formelles et matérielles doivent être respectées:
Un règlement d’organisation écrit est également nécessaire pour les délégations au sein du conseil d’administration.
Conditions formelles du règlement d’organisation
D’un point de vue formel, deux conditions doivent être respectées pour que la délégation soit légale:
- Tout d’abord, le conseil d’administration doit vérifier que les statuts de la société ne s’opposent pas à la délégation envisagée et que les éventuelles restrictions statutaires sont respectées. Une autorisation statutaire expresse n’est plus nécessaire.
- La délégation légale de la gestion nécessite l’établissement par le conseil d’administration d’un règlement d’organisation écrit.
Remarque: Vérifier dans les statuts si ceux-ci interdisent ou restreignent la délégation de la gestion. Depuis le 01.01.2023, leur silence n’empêche plus la délégation. Si une disposition statutaire s’oppose à la délégation envisagée, elle doit d’abord être modifiée: décision de l’assemblée générale constatée par acte authentique et inscription au registre du commerce (art. 647 CO).
D’un point de vue matériel, deux aspects sont à nouveau à prendre en compte lors de la rédaction du règlement d’organisation:
- Le règlement d’organisation doit avoir un contenu minimal au sens de l’art. 716b, al. 3, CO: il doit fixer les modalités de la gestion, déterminer les postes nécessaires, en définir les attributions et régler en particulier l’obligation de faire rapport.
- Il doit par ailleurs garantir le respect des limites relatives aux tâches de gestion non délégables. Selon l’art. 716a, al. 1, CO, le conseil d’administration a les attributions intransmissibles et inaliénables suivantes: exercer la haute direction de la société et établir les instructions nécessaires; fixer l’organisation; fixer les principes de la comptabilité et du contrôle financier ainsi que le plan financier pour autant que celui-ci soit nécessaire à la gestion de la société; nommer et révoquer les personnes chargées de la gestion et de la représentation; exercer la haute surveillance sur les personnes chargées de la gestion pour s’assurer notamment qu’elles observent la loi, les statuts, les règlements et les instructions données; établir le rapport de gestion, préparer l’assemblée générale et exécuter ses décisions; déposer la demande de sursis concordataire et aviser le tribunal en cas de surendettement; lorsque les actions de la société sont cotées en bourse, établir le rapport de rémunération.
Remarque: Il convient de s’assurer que le règlement d’organisation ne transfère pas les attributions intransmissibles et inaliénables. Le conseil d’administration peut toutefois répartir entre ses membres, individuellement ou en comités, la préparation et l’exécution de ses décisions ou la surveillance de certaines affaires; il veille à ce que ses membres soient convenablement informés (art. 716a, al. 2, CO).
Recommandations de produits
Effet de limitation de la responsabilité de la délégation
Étendue de la limitation de responsabilité
Si les conditions mentionnées ci-dessus sont respectées, la délégation peut limiter la responsabilité personnelle des membres du conseil d’administration qui ne sont plus chargés de la gestion.
La limitation de la responsabilité s’applique dans l’étendue des tâches de gestion déléguées et dans la mesure où la diligence requise par les circonstances a été exercée en ce qui concerne le choix, l’instruction et la surveillance des personnes chargées de la gestion (art. 754, al. 2, CO). En cas de dommage causé par l’organe délégataire, les administrateurs qui invoquent cette limitation doivent apporter les preuves correspondantes. S’ils n’y parviennent pas, leur responsabilité peut être engagée aux conditions légales; il n’en résulte pas une responsabilité automatique et sans restriction de l’ensemble du conseil d’administration. Si plusieurs personnes répondent d’un même dommage, chacune est solidairement responsable dans la mesure où celui-ci peut lui être imputé personnellement en raison de sa faute et au vu des circonstances (art. 759, al. 1, CO).
Limites de la limitation de responsabilité
Les membres du conseil d’administration demeurent responsables de l’exercice des attributions intransmissibles et inaliénables (art. 716a, al. 1, CO). Même si de telles attributions sont transférées dans le règlement d’organisation à un ou plusieurs membres du conseil d’administration ou à des tiers, le conseil d’administration ne peut pas se libérer de sa responsabilité par cette délégation non autorisée. La responsabilité de chaque membre reste soumise aux conditions légales.
Il faut veiller à ce que le règlement d’organisation soit adapté aux besoins respectifs de la société et constamment actualisé. Dans le cas contraire, son effet de limitation de la responsabilité peut être compromis. C’est notamment le cas si l’organisation effectivement mise en place ne correspond pas, ou plus, au règlement d’organisation ou si un modèle est repris sans être adapté à la société.
Remarque: L’actualité du règlement d’organisation devrait être vérifiée au moins une fois par an lors d’une réunion du conseil d’administration (point standard de l’ordre du jour).
Checklist pratique
- Vérifier que les statuts de la société n'interdisent pas expressément la délégation de la gestion.
- S'assurer que les restrictions statutaires éventuelles sont respectées ou modifier les statuts si nécessaire.
- Distinguer clairement les tâches délégables des attributions intransmissibles prévues à l'art. 716a CO.
- Définir les postes nécessaires, leurs attributions précises et leurs obligations de reporting envers le CA.
- Préciser les modalités de la gestion et les procédures de prise de décision déléguées.
- Pour les sociétés cotées en bourse, vérifier que la gestion est déléguée uniquement à des personnes physiques.
- Documenter le processus de sélection, d'instruction et de surveillance des personnes mandatées.
- Prévoir une clause d'actualisation annuelle du règlement lors d'une réunion du CA.
- Faire approuver le règlement écrit par l'ensemble du conseil d'administration.
- Archiver le règlement et les procès-verbaux relatifs à sa mise en œuvre pour prouver la diligence exercée.
Aperçu du reste du contenu du règlement d’organisation
Outre la délégation de la gestion, le règlement d’organisation règle habituellement d’autres aspects que le contenu minimal de l’art. 716b, al. 3, CO. Il contient notamment des dispositions relatives à la composition et à la constitution du conseil d’administration, aux séances de ce dernier, à la prise de décision, aux droits de signature, aux pouvoirs de représentation, à la rémunération, à la récusation et à la tenue du procès-verbal.
FAQ: Règlement d'organisation
Un règlement d'organisation oral est-il suffisant pour déléguer la gestion ?
Non. La loi exige impérativement qu'un règlement d'organisation soit établi par écrit pour que la délégation soit licite et puisse limiter la responsabilité des administrateurs.
Peut-on déléguer la haute direction de la société ?
Non. L'exercice de la haute direction, la fixation de l'organisation et des principes comptables sont des attributions intransmissibles et inaliénables du conseil d'administration qui ne peuvent être déléguées.
Que se passe-t-il si les statuts sont silencieux sur la délégation ?
Depuis le 1er janvier 2023, le silence des statuts n'empêche plus la délégation de la gestion. Le conseil d'administration peut donc procéder à la délégation sans modification préalable des statuts, à moins qu'une disposition expresse ne l'interdise.
La limitation de responsabilité couvre-t-elle toutes les fautes ?
Non. Elle ne couvre que les dommages causés par les personnes chargées de la gestion déléguée, et seulement si le conseil d'administration a fait preuve de diligence dans le choix, l'instruction et la surveillance de ces personnes. Les fautes personnelles dans l'exercice des attributions intransmissibles restent couvertes par la responsabilité légale normale.
