Règlement d'organisation: Délégation par le conseil d'administration

Comment le conseil d'administration peut-il déléguer la gestion et limiter sa responsabilité selon le CO ?

Objectif du règlement d'organisation

Cette réglementation légale est dispositive, c'est-à-dire qu'il est possible d'y déroger en respectant certaines conditions: si les statuts de la société prévoient la possibilité de déléguer la gestion, le conseil d'administration est autorisé à déléguer celle-ci à un ou plusieurs de ses membres ou à des tiers (art. 716 al. 2 et art. 716b al. 1 CO). La délégation se fait par l'adoption d'un règlement d'organisation écrit. La délégation légale s'accompagne d'une limitation de la responsabilité, ce qui est souhaitable du point de vue du conseil d'administration (art. 754 al. 2 CO).

Délégation légale par le règlement d'organisation

Destinataires de la délégation

Le conseil d'administration est autorisé à déléguer la gestion non seulement à des tiers, mais aussi, au sein du conseil d'administration, à certains de ses membres. Pour la délégation, certaines conditions formelles et matérielles doivent être respectées:

Un règlement d'organisation écrit est également nécessaire pour les délégations au sein du conseil d'administration.

Conditions formelles du règlement d'organisation

D'un point de vue formel, deux conditions doivent être respectées pour que la délégation soit légale:

• Tout d'abord, le conseil d'administration ne peut procéder à une délégation des tâches de gestion que s'il existe une base dans les statuts de la société qui en prévoit expressément la possibilité.
• Outre l'exigence d'une disposition statutaire, la délégation légale de la gestion nécessite l'établissement par le conseil d'administration d'un règlement d'organisation obligatoirement écrit.

Remarque: Vérifier dans les statuts si ceux-ci contiennent une disposition autorisant le conseil d'administration à déléguer la gestion. Si cela n'est pas le cas, une telle base doit être créée: décision de l'assemblée générale, y compris acte authentique, inscription au registre du commerce.

D'un point de vue matériel, deux aspects sont à nouveau à prendre en compte lors de la rédaction du règlement d'organisation:

• Le règlement d'organisation doit avoir un contenu minimal au sens de l'art. 716b al. 2 CO: Il doit organiser la gestion des affaires, désigner les organes nécessaires à cet effet, décrire leurs tâches de manière générale et régler les rapports.
• Il doit par ailleurs garantir le respect des limites relatives aux tâches de gestion non délégables. Selon l'art. 716a al. 1 CO, le conseil d'administration a les tâches intransmissibles et inaliénables suivantes: exercer la haute direction de la société et donner les instructions nécessaires; fixer l'organisation; établir la comptabilité, le contrôle financier et le plan financier, pour autant que ceux-ci soient nécessaires à la gestion de la société; nommer et révoquer les personnes chargées de la gestion et de la représentation; exercer la haute surveillance sur les personnes chargées de la gestion pour s'assurer notamment qu'elles observent la loi, les statuts, les règlements et les instructions données; établir le rapport de gestion, préparer l'assemblée générale et exécuter ses décisions; informer le tribunal en cas de surendettement.

Remarque: Il convient de s'assurer que le règlement d'organisation ne délègue pas de tâches intransmissibles et inaliénables.

Effet de limitation de la responsabilité de la délégation

Étendue de la limitation de responsabilité

Si les conditions mentionnées ci-dessus sont respectées, la délégation peut limiter la responsabilité personnelle des membres du conseil d'administration qui ne sont plus chargés de la gestion.

La limitation de la responsabilité s'applique dans l'étendue des tâches de gestion déléguées et dans la mesure où la diligence requise par les circonstances a été exercée en ce qui concerne le choix, l'information et la surveillance des directeurs engagés (art. 754 al. 2 CO). En cas de dommage, le conseil d'administration doit apporter les preuves correspondantes. S'il n'y parvient pas, l'ensemble du conseil d'administration est responsable sans restriction.

Limites de la limitation de responsabilité

La responsabilité illimitée de l'ensemble du conseil d'administration s'applique dans le domaine des tâches de gestion non délégables (art. 716a al. 1 CO). Même si de telles tâches sont déléguées dans le règlement d'organisation à un ou plusieurs membres du conseil d'administration ou à des tiers, le conseil d'administration ne peut pas se libérer de sa responsabilité par cette délégation non autorisée.

Il faut veiller à ce que le règlement d'organisation soit adapté aux besoins respectifs de la société et constamment actualisé. Dans le cas contraire, il ne déploie pas son effet de limitation de la responsabilité. Ces exigences ne sont par exemple pas satisfaites si l'organisation vécue ne correspond pas (ou plus) au règlement d'organisation ou si un modèle de règlement d'organisation est repris tel quel.

Remarque: L'actualité du règlement d'organisation devrait être vérifiée au moins une fois par an lors d'une réunion du conseil d'administration (point standard de l'ordre du jour).

Aperçu du reste du contenu du règlement d'organisation

Outre la délégation de la gestion, le règlement d'organisation règle habituellement d'autres aspects que le contenu minimal de l'art. 716b al. 2 CO. Il contient notamment des dispositions relatives à la composition et à la constitution du conseil d'administration, aux séances de ce dernier, à la prise de décision, aux droits de signature, aux pouvoirs de représentation, à la rémunération, à la récusation et à la tenue du procès-verbal 

FAQ: Règlement d'organisation

Quelles sont les conditions formelles pour déléguer la gestion ?

Il faut une base statutaire autorisant la délégation et l'adoption d'un règlement d'organisation écrit par le conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut-il se décharger de toute responsabilité en déléguant ?

Non, la responsabilité reste illimitée pour les tâches inaliénables (haute direction, surveillance, etc.) et si la diligence requise n'est pas exercée dans le choix et le contrôle des délégués.

Quel est le contenu minimal requis pour un règlement d'organisation ?

Il doit organiser la gestion, désigner les organes nécessaires, décrire leurs tâches de manière générale et régler les rapports entre ces organes.

À quelle fréquence le règlement d'organisation doit-il être révisé ?

Il est recommandé de vérifier l'actualité du règlement au moins une fois par an lors d'une réunion du conseil d'administration pour s'assurer qu'il correspond à l'organisation vécue.