Rappel de paiement: Conseils pour les créanciers
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Aides de travail appropriées
Rappeler aimablement plutôt que relancer immédiatement
Une facture impayée peut avoir de nombreuses raisons: elle a pu finir dans les courriers indésirables ou tout simplement être oubliée dans le quotidien des affaires. En Suisse, où les relations commerciales reposent souvent sur la confiance mutuelle, le premier réflexe en cas de retard de paiement n’est que rarement de procéder immédiatement à une mise en demeure formelle. De nombreuses entreprises privilégient plutôt une approche plus diplomatique.
Qu’est-ce qu’un rappel de paiement?
Il s’agit d’une invitation informelle mais ciblée à régler une facture arrivée à échéance. Le ton et la forme sont nettement plus modérés qu’une sommation et l’objectif est de rappeler le paiement avant qu’une procédure plus contraignante ne devienne nécessaire.
Contrairement à la sommation, le rappel de paiement ne génère pas encore de pression juridique. Il s’agit davantage d’une forme de courtoisie: «Un montant reste ouvert — pourriez-vous le vérifier, s’il vous plaît?»
Sur le plan juridique, le rappel de paiement n’est pas obligatoire en Suisse, mais il constitue une pratique courante, notamment dans les secteurs orientés client. Dès qu’une facture est échue, il serait théoriquement possible de procéder directement à une sommation ou à une poursuite. Toutefois, nombre de créanciers optent volontairement pour cette étape intermédiaire plus souple — par respect, pour préserver la relation client ou simplement pour désamorcer les tensions.
Quand faut-il envoyer un rappel de paiement?
Le moment idéal relève d’un subtil équilibre. Trop tôt, cela paraît pointilleux ; trop tard, et le risque augmente que le montant dû soit oublié ou ne soit jamais réglé.
En pratique, il est recommandé d’envoyer un rappel de paiement entre 5 et 10 jours après l’échéance de la facture, à condition qu’aucun paiement ni retour d’information n’aient été constatés d’ici là. Ce délai montre que le dossier est suivi avec sérieux sans exercer de pression immédiate. Le client dispose ainsi de la possibilité de régulariser la situation sans devoir se justifier ou se défendre.
Il convient aussi de tenir compte du contexte:
- Avec des clients de longue date ou des relations commerciales établies, on peut se montrer plus indulgent — un simple appel téléphonique ou un courriel courtois peut suffire
- En présence d’un risque d’impayé plus élevé, de nouveaux clients ou de montants importants, une réaction rapide et documentée est préférable
Un aspect souvent sous-estimé: le rappel de paiement constitue également un signal important en interne. Il témoigne du contrôle et de la rigueur financière de l’entreprise. Pour les petites structures ou les indépendants, c’est un facteur essentiel. La liquidité est, en quelque sorte, le souffle vital de l’entreprise.
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