Cahier des charges RH: Définir les exigences d’un système de paie
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
Aides de travail appropriées
En bref
Un système de paie doit garantir la conformité légale, la sécurité des données et la fiabilité des calculs salariaux. En Suisse, il s’appuie sur les exigences du Code des obligations et sur des standards comme swissdec. Le cahier des charges RH est essentiel pour structurer les besoins et réussir la mise en œuvre.
À retenir :
→ Les documents salariaux relèvent des obligations comptables (CO)
→ Un logiciel certifié (swissdec) est fortement recommandé
→ Le système doit être adapté à la taille et aux besoins de l’entreprise
→ La qualité des données (exactitude, traçabilité) est essentielle
→ Un cahier des charges structuré conditionne le succès du projet
Quelles conditions les documents salariaux doivent-ils remplir ?
Les documents salariaux font partie de la comptabilité financière. Il convient donc de respecter les règles générales d’une comptabilité tenue conformément aux prescriptions du Code des obligations (CO) (exhaustivité, véracité, clarté, facilité de vérification et obligation de conservation).
La conception et la complexité d’un système de paie ainsi que les processus associés dépendent des exigences propres à l’entreprise (taille de l’entreprise, nombre de collaborateurs, etc.).
Afin de répondre à ces exigences, il convient de veiller à ce que le traitement des salaires en Suisse soit effectué à l’aide de programmes de comptabilité salariale certifiés, conformes aux directives de swissdec relatives au traitement des salaires, élaborées en collaboration avec les acteurs suivants :
- Office fédéral de la statistique
- eAVS/AI
- Administration fédérale des contributions
- Conférence des caisses de compensation cantonales
- Conférence suisse des impôts
- Association Suisse d’Assurances
- Administration fiscale du canton de Berne
- SUVA
- Association des caisses de compensation professionnelles
Les explications ci-dessous se concentrent sur les petites et moyennes entreprises (PME). Dans le cas des très petites entreprises, il est recommandé d’examiner attentivement les avantages d’un logiciel de paie par rapport à un traitement via Excel.
Lien vers les normes Swissdec.
L’administration du personnel devient gestion des données
La gestion du personnel dans son ensemble, tout comme l’administration du personnel, est aujourd’hui inconcevable sans un soutien informatique. À cette fin, on utilise des systèmes d’information dédiés à la gestion du personnel. Il s’agit de programmes d’application reposant sur des bases de données. Les exemples les plus connus sont SAP HR et Abacus, mais il existe une multitude d’autres solutions utilisées en pratique.
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