Prestations accessoires au salaire: Déclarer correctement les Fringe Benefits durables
Myriam Minnig
Myriam Minnig s’occupe depuis plus de 25 ans d’entreprises dans les domaines des finances, des salaires et du personnel, elle enseigne dans des cours et des séminaires. Depuis 2018, elle travaille pour BDO et dirige aujourd’hui le département des assurances sociales et de la prévoyance sosec pour BDO Suisse.
Roland Z’Rotz
Roland Z’Rotz est expert fiscal diplômé et s’est spécialisé, chez BDO Suisse, sur la thématique de la durabilité des entreprises. Il conseille les entreprises dans le développement et la mise en œuvre de stratégies durables au sein de l’entreprise elle-même et en relation avec ses chaînes d’approvisionnement.
Aides de travail appropriées
Exemple des véhicules électriques
Un premier pas fréquent vers le thème de la durabilité est le passage de la flotte de véhicules à des véhicules électriques (VE). Ceux-ci ont également quatre roues. Et pourtant, il y a quelques différences avec le modèle de véhicule traditionnel. Un exemple fictif illustre les questions épineuses que peuvent soulever les nouvelles solutions.
Prisca reçoit un véhicule professionnel électrique
Prisca se voit attribuer un véhicule de fonction par son nouvel employeur. Prisca peut également utiliser ce véhicule pour des trajets privés, sans avoir à payer quoi que ce soit. Elle choisit un véhicule électrique.
Les trajets privés avec le VE sont considérés comme un salaire en nature qui doit être décompté avec une part privée. La méthode forfaitaire exige une part privée mensuelle de 0,9% de la valeur du véhicule, hors TVA. Dans le cas présent, cela signifie Fr. 92 000.--, à savoir la valeur du véhicule et toutes les pièces fixes, même si elles sont louées séparément (batterie) ou financées à titre privé par le collaborateur. La réglementation se base sur l’hypothèse que toutes les pièces montées entraînent des frais d’entretien qui doivent être compensés par la part privée.
La revendication politique selon laquelle le calcul pour les véhicules électriques devrait être adapté, étant donné que les coûts d’acquisition sont certes plus élevés, mais que les coûts d’entretien sont plus faibles, n’a pas encore été retenue. Les véhicules électriques sont donc soumis aux mêmes règles que les véhicules thermiques.
Wallbox
Financement par l’employée:
La Wallbox doit être traitée séparément, car elle n’est pas reliée au véhicule. Prisca doit payer elle-même la Wallbox. Son employeur ne veut rien avoir à faire avec les clarifications nécessaires à l’installation. En effet, selon la situation du domicile de l’employé, cela peut représenter un certain coût.
Prisca habite dans le canton d’Obwald. Celui-ci stipule qu’elle ne peut pas déduire l’achat de la Wallbox de son revenu imposable, car il s’agit d’un investissement. Les réparations tardives ou un éventuel remplacement peuvent toutefois être déduits au titre de l’entretien.
A la demande de Prisca, l’employeur examine s’il ne devrait pas prendre en charge les coûts de la Wallbox. Les résultats de l’enquête sont les suivants:
Financement par l’employeur:
Du point de vue du droit de l’AVS, la prise en charge des coûts de la Wallbox constitue un salaire net. Comme la Wallbox coûte Fr. 3500.--, ce montant est considéré comme un salaire net et doit être converti en salaire brut, décompté avec les assurances sociales et déduit du salaire net. Le salaire en nature apparaîtra donc obligatoirement sur le certificat de salaire.
L’administration fiscale du canton d’Obwald a établi que 50% de la part privée devait être déduite d’une telle prise en charge des frais. Il en va de même pour une contribution partielle de l’employeur. Jusqu’à 50% de la prise en charge des frais sont exonérés d’impôt, la part excédentaire doit être traitée comme un revenu imposable. Pour que Prisca puisse déduire la part non-imposable dans sa déclaration d’impôts privée, il est judicieux de faire figurer une mention correspondante dans son certificat de salaire.
Frais d’électricité
Alors que les collègues de Prisca se déplacent avec une carte de carburant payée par l’employeur, elle charge sa voiture à la maison. Si l’installation permet un décompte précis qui ne concerne que son véhicule, elle peut facturer les frais de chargement effectifs à son employeur. Alternativement, celui-ci peut lui verser un montant forfaitaire à titre de frais. Le modèle de règlement des frais de la Conférence suisse des impôts (CSI) propose Fr. 60.-- par mois. Ni les administrations fiscales, ni les caisses de compensation ne sont tenues de respecter cette règle. En règle générale, de telles dispositions sont toutefois adoptées réciproquement (sauf dans le cas d’un règlement approuvé des frais).
L’employeur de Prisca pourrait donc lui verser Fr. 60.-- par mois sans déduire les cotisations aux assurances sociales. Dans le certificat de salaire, le montant doit être indiqué au chiffre 13.2.3 avec la mention «Remboursement de l’électricité pour le véhicule électrique».
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Prisca quitte l’entreprise après deux ans
L’employeur propose à Prisca de reprendre le véhicule électrique. Si elle paie un prix conforme au marché, il s’agit d’un contrat de vente normal qui n’a rien à voir avec le contrat de travail. En raison de ses bonnes prestations, Prisca obtient toutefois la voiture à un prix très avantageux. La différence avec le prix du marché constitue un salaire en nature et doit être décomptée en conséquence. Ce n’est pas nouveau. Mais que se passe-t-il maintenant avec la Wallbox?
Financement par l’employée:
Si Prisca a payé elle-même la Wallbox lors de son achat et qu’elle ne reçoit pas non plus d’indemnité lorsqu’elle quitte l’entreprise, il n’y a pas lieu d’agir. Mais si son employeur lui verse une contribution parce qu’elle a aussi utilisé la Wallbox privée à des fins professionnelles, cette indemnité constitue un salaire déterminant et elle doit être décomptée en conséquence. Elle peut être mentionnée au chiffre 7 du certificat de salaire.
Financement par l’employeur:
Si l’employeur a payé les frais de la Wallbox, il les a déjà déduits du salaire. Selon l’administration fiscale d’Obwald, seule une part de 50% du prix devait être déduite lors de l’achat. Prisca aurait donc pu en déduire la moitié de son revenu imposable.
Afin d’éviter les abus, Obwald exige qu’une partie des coûts financés par l’employeur soit déduite en tant que part privée en cas de départ rapide. Le canton définit cinq ans comme rapides, ce qui correspond à un amortissement annuel de 20%. Après deux ans d’activité, Prisca doit donc encore déclarer Fr. 1050.-- de part privée comme revenu imposable (part de l’employeur: 50% de Fr. 3500.-- dont trois cinquièmes ou 60% pour trois années non encore écoulées).
Conclusion
Cet exemple montre que le diable se cache une fois de plus dans les détails. Si un sujet qui n’existait pas auparavant prend de l’importance, c’est aux autorités de clarifier la situation. Si différentes autorités jugent les faits de manière différente, la mise en œuvre dans la comptabilité salariale devient difficile. Nous sommes impatients de voir si et quand une harmonisation de ces réglementations aura lieu.
Développement durable des collaborateurs
Dans de nombreuses entreprises, les collaborateurs sont le bien le plus précieux, surtout à l’époque où la main-d’œuvre qualifiée fait défaut. Pour le personnel, les prestations accessoires au salaire peuvent être merveilleusement combinés avec le thème de la durabilité.
Yoga à midi & Co.
Lorsque les collaborateurs se sentent bien, les employeurs en profitent également. De plus en plus d’entreprises proposent des cours de langues, de gestion, de gestion du stress, d’alimentation saine, de sport et bien d’autres choses encore. Voici quelques exemples avec plus ou moins d’embûches.
Exemple: l’allemand à midi
Une entreprise commerciale engage un professeur d’allemand. Les collaborateurs peuvent s’inscrire gratuitement à ses cours. Comme l’entreprise est active dans toute la Suisse, il est possible d’établir un lien avec la profession exercée. Dans ce cas, il n’y a pas lieu de décompter un salaire en nature, ni de déclarer quoi que ce soit sur le certificat de salaire.
Exemple: Yoga à midi
Une entreprise de conseil engage un professeur de yoga. Les collaborateurs peuvent s’inscrire gratuitement à une leçon de yoga à midi. Certes, l’employeur profite indirectement de l’activité sportive de ses collaborateurs. Mais cela n’est pas considéré comme lié à l’activité professionnelle. Il s’agit donc d’un salaire en nature qui doit en principe être décompté en conséquence.
Pour pouvoir effectuer un décompte correct avec le salaire, il faudrait contrôler les prestations perçues par chaque collaborateur et évaluer la prestation perçue. Cela implique une organisation qui pourrait détourner les entreprises de l’idée d’une offre simple. En mentionnant l’offre au chiffre 15 du certificat de salaire, on donne à l’administration fiscale la possibilité d’évaluer la prestation dans le cadre de la procédure de taxation individuelle.
Dans de nombreux cas, les autorités devraient faire preuve d’une certaine générosité en fonction de l’ampleur d’une telle offre. Toutefois, si l’on veut être sûr qu’une pratique sera acceptée, il convient de se la faire confirmer par écrit par les autorités compétentes.
Exemple: contribution à la promotion de la santé
Dans les petites entreprises, en particulier, le lancement d’un propre programme de cours peut dépasser les possibilités. Les employeurs peuvent également proposer à leurs collaborateurs des contributions à la promotion de la santé, par exemple des cours de sport, un abonnement de fitness, un séminaire sur le sommeil, etc. Sur présentation d’une quittance, les employés se voient rembourser une partie du montant payé.
Dès que l’employeur verse de l’argent à ses collaborateurs, cela fait partie du salaire déterminant et doit être décompté comme tel. Il en va de même s’il remet des bons à la place. La fameuse franchise de Fr. 500.-- pour les cadeaux en nature ne s’applique qu’à l’occasion d’événements particuliers comme Noël, un anniversaire ou des performances exceptionnelles (note 2158 DCS).
En particulier, les contributions aux abonnements de fitness sont explicitement exclues de la liste libre selon la note 72 des directives pour remplir le certificat de salaire et doivent être décomptées comme salaire.
Le statut des cotisations
La forme d’indemnisation des formateurs constitue un défi supplémentaire pour les offres organisées en interne. Si la facturation est effectuée par une société de capitaux, celle-ci est en général responsable du décompte des assurances sociales de ses formateurs.
Toutefois, si les enseignants sont des indépendants, la prudence est de mise, même si une attestation AVS peut être présentée. Chaque contrat de travail doit être évalué individuellement. Plus le rapport de dépendance avec le mandant sera important, plus le risque de requalification en rapport de travail sera élevé, avec les obligations correspondantes de facturation.
Une clarification préalable ainsi que des mandats clairement formulés permettent d’éviter des requalifications coûteuses.
Conclusion sur les prestations accessoires au salaire: nous voulions juste faire du bien ...
Il peut être frustrant de ne pas pouvoir mettre en œuvre une bonne idée de manière simple, rapide et sûre. Il vaut la peine de planifier la durabilité de manière stratégique, d’évaluer les risques et les avantages et d’assurer une mise en œuvre cohérente en prenant suffisamment de temps. En contrepartie, on obtiendra une activité commerciale fructueuse en accord avec son propre système de valeurs.
