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La saisie du temps de travail: Exigences posées à la saisie du temps de travail

Il existe une obligation légale de la saisie du temps de travail afin de documenter le respect des directives relatives à la durée maximale du travail, aux limites entre travail de jour et éventuellement travail du soir, etc. Le système électronique de saisie est encore ce qui convient le mieux à cet effet.

13/12/2021 De: Thomas Wachter
La saisie du temps de travail

La saisie du temps de travail - simplifiée

Pour permettre de simplifier le processus, l’ordonnance 1 de la loi sur le travail prévoit, à son art. 73b, ce que l’on appelle une saisie simplifiée du temps de travail. Seul le nombre d’heures par jour doit être documenté. Il faut conclure à cet effet une convention spécifique avec la représentation du personnel ou avec la majorité des collaborateurs d’une entreprise. Une convention individuelle peut être signée uniquement dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs.

En outre, il est possible de renoncer à la saisie du temps de travail et à la documentation des heures de travail dans la mesure où cela est prescrit dans une convention collective de travail.

Les dispositions légales

L’employeur est tenu, sur la base de la loi sur le travail et de l’ordonnance 1 de la loi sur le travail, d’enregistrer et de conserver pendant cinq ans la durée quotidienne et hebdomadaire du travail avec le début du travail, les pauses, la fi n du travail, le travail en dépassement d’horaire ainsi que les heures de pause de compensation de ses collaborateurs. Cela pour autant qu’il ne s’agisse pas des cadres supérieurs («activité supérieure de direction») d’une entreprise.

Si aucun renoncement ou aucune saisie simplifiée du temps de travail n’existe, la durée quotidienne du travail, le début et la fi n de l’horaire de travail ainsi que la durée des pauses doivent être enregistrés.

L’ordonnance régit les exigences de documentation des heures de travail de manière plus précise (les lettres correspondent à l’art. 73 al. 1 OLT1):

c) la durée du travail eff ectuée (quotidiennement et hebdomadaire) y compris le travail compensatoire et en dépassement d’horaire ainsi que sa situation

d) les jours de repos ou de remplacement accordés chaque semaine dans la mesure où ils ne tombent pas régulièrement sur un dimanche

e) la situation et la durée des pauses d’une demi-heure et plus

h) les suppléments de salaire et/ou de temps conformément à la loi (sur le travail)

 

Il existe ici trois exceptions:

Exception 1: La saisie du temps de travail pour le "Top Management"

La loi sur le travail n’est pas applicable au Top Management, autrement dit, aux cadres dirigeants au sens de la loi et de la jurisprudence. Mais seule sont considérés en tant que tels les membres suprêmes de la direction de l’entreprise qui peuvent prendre des décisions sur l’entreprise qui auront une influence durable et considérable sur la marche des affaires, donc typiquement le CEO, CFO, etc.

Par conséquent, aucune disposition de la loi sur le travail ne s'applique au top management en matière de saisie du temps de travail. Il convient toutefois de tenir compte du devoir d'assistance de l'employeur.

Exception 2: La saisie du temps de travail simplifiée

La saisie simplifiée du temps de travail permet d’enregistrer simplement la durée quotidienne de travail pour certains employés spécifiques. Il ne faut enregistrer que la durée totale du travail effectué en nombre d’heures. Le début et la fin de la durée du travail ainsi que la durée des pauses ne sont pas nécessaires.

Il n’existe aucune prescription par rapport à la forme sous laquelle cet enregistrement doit être réalisé. La saisie du temps de travail peut par exemple être réalisée avec un tableau Excel. Les indications doivent correspondre à la réalité et être enregistrées quotidiennement. Avec ces indications, les inspectorats du travail peuvent vérifier les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires de travail, le nombre de jours de travail consécutifs (6 jours de travail) ainsi que si l’interdiction de travail du dimanche a été respectée et donc apprécier si les principaux éléments de protection de la santé ont été pris en compte.

Exception: en cas de travail de nuit et du dimanche, il faut également documenter le début et la fin de ces engagements. Cela permet de vérifier le respect de la compensation prescrite par la loi pour le travail de nuit et du dimanche ainsi que la durée maximale quotidienne du travail fixée par la loi en cas du travail de nuit.

Dans les moyennes à grandes entreprises (à partir de 50 employés) qui disposent d’une représentation des collaborateurs, la saisie simplifiée du temps de travail est prévue dans une convention collective entre l’employeur et la représentation des collaborateurs d’un secteur ou d’une entreprise. Est considéré comme représentation des collaborateurs pour ces négociations et leur approbation un syndicat déjà présent dans l’entreprise ou la commission du personnel interne élue selon la loi sur la participation. Dans les moyennes à grandes entreprises (à partir de 50 collaborateurs) sans représentation interne des employés, la saisie simplifiée du temps de travail peut être introduite en accord avec la majorité des employés d’une entreprise. Une possibilité serait par exemple de faire nommer par les collaborateurs un groupe de projet qui vérifie les propositions préalables de l’employeur et qui suggère d’éventuelles améliorations. Ensuite, ce groupe présenterait les résultats pour approbation par les collaborateurs de l’entreprise. Ce qui est nécessaire, c’est qu’une majorité de collaborateurs donne son consentement à la saisie simplifiée du temps de travail. La loi sur la participation (articles 5–7) prévoit l’existence d’un droit à une commission du personnel dans les entreprises de plus de 50 employés. Les collaborateurs peuvent ainsi exiger qu’une telle commission soit constituée.

Dans les petites entreprises de moins de 50 collaborateurs, il est possible de conclure une convention à titre individuel.

La saisie simplifiée du temps de travail ne peut être introduite que pour les collaborateurs qui disposent d’une certaine autonomie dans la fixation de leur horaire de travail. Le fait de travailler seulement selon un horaire flexible ne satisfait pas à ce critère. Il n’est satisfait que si les collaborateurs peuvent disposer librement d’au moins un quart de leur temps de travail. Il faut porter dans la convention les catégories d’employés resp. les postes dans l’entreprise qui disposent du degré requis d’autonomie dans leur temps de travail de sorte qu’une saisie simplifiée du temps de travail puisse être réalisée. Il s’agit ici généralement de personnes dans des positions de cadre intermédiaire ou celles dont les fonctions ne sont pas directement liées à la production ou à la fourniture de prestations d’une entreprise et qui bénéficient ainsi de libertés en termes d’horaires.

Étant donné qu’il n’y a pas de détail sur la saisie des temps de travail et de repos, aucun contrôle du respect des temps de repos n’est possible. Il faut donc préciser dans la convention, pour les entreprises de 50 collaborateurs et plus, quelles sont les mesures qui seront utilisées pour que les dispositions relatives aux temps de travail et de repos soient respectées. En outre, il faut s’assurer qu’il existe un échange périodique entre les collaborateurs concernés resp. leur représentation et l’employeur en matière de déploiement de la convention.

Dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs, il faut faire référence, dans la convention, aux prescriptions en vigueur en matière de temps de travail et de repos. Par ailleurs, un entretien de fin d’année doit être mené sur la charge de travail et celui-ci doit également être documenté.

Même en présence d’une convention relative à la saisie simplifiée du temps de travail, le collaborateur ou la collaboratrice peut décider à titre individuel de documenter son temps de travail en intégralité. L’employeur doit alors lui mettre à disposition un instrument approprié à cet effet.


Exception 3: La saisie du temps de travail à la confiance

Toute la partie doit être complétée dans l’article en français sous «Exception 3»: Dans les conditions suivantes, le temps de travail à la confiance peut être appliqué et on peut renoncer à la saisie du temps de travail sous réserve que les critères suivants soient respectés sous forme cumulative:

La possibilité de renoncement à la saisie et à la documentation du temps de travail doit être prévue dans une convention collective de travail qui a doit avoir été signée par la majorité des organisations représentatives des employés, notamment dans le secteur ou dans l’entreprise. Les dispositions détaillées se trouvent dans l’ordonnance sur la loi sur le travail. il n’est pas prescrit qu’il doive s’agir d’une convention collective de travail pour laquelle la force obligatoire a été déclarée.

La convention collective de travail doit prévoir des mesures spécifiques pour la protection de la santé et le respect des temps de repos prescrits par la loi. Ainsi, la prise des pauses et le respect des temps de repos doivent être régis dans la convention collective de travail.

Une obligation de l’employeur de désigner un organe interne chargé des questions de temps de travail doit être ancrée dans la convention collective de travail. Cet organe de renseignement a notamment pour tâche d’évaluer régulièrement l’état de la charge de travail des collaborateurs et de proposer des mesures de manière précoce si un besoin d’agir se fait sentir.

Ne peuvent renoncer à la saisie du temps de travail que les collaborateurs qui disposent d’une grande autonomie de conception de leur travail et qui peuvent saisir leurs heures de travail eux-mêmes en majorité  (au moins la moitié du temps de travail). Dans ce contexte, les heures impératives de présence, les séances obligatoires ou les heures bloquées impératives, l’atteignabilité, etc. doivent être prises en compte. Le fait que ces conditions soient satisfaites doit être vérifié au cas par cas.

Les collaborateurs doivent disposer d’un revenu brut annuel, bonus compris, supérieur à CHF 120 000.–. La détermination du revenu brut annuel doit s’appuyer sur le salaire déterminant soumis à l’AVS de l’année précédente. Cela implique de tenir compte des éventuels paiements de bonus alors que les allocations sociales ne doivent pas être prises en considération. En cas d’occupation à temps partiel, il faut réduire ce montant sous forme proportionnelle. En ce qui concerne les nouveaux engagements, on peut se référer au salaire convenu dans le contrat de travail. Le montant de CHF 120 000.– est couplé au montant maximal du salaire assuré dans la LAA de CHF 148 200.–. Le renoncement à la saisie du temps de travail doit être convenu sous forme individuelle et par écrit avec chaque collaborateur/collaboratrice concerné /e (possible sous forme électronique).

Le renoncement à la saisie du temps de travail peut être révoqué chaque année par l’une des parties (employeur ou collaborateur) pour la fin d’une année.

La libération de la saisie du temps de travail n’est donc pas liée à un niveau de cadre. Les collaborateurs occupant un niveau hiérarchique élevé ne peuvent pas disposer de l’autonomie prévue en termes de temps de travail du fait des tâches directement liées au processus de conception des prestations de services, vu que leur temps de travail est lié directement aux besoins de l’exploitation resp. des clients. Par contre, des collaborateurs d’un niveau hiérarchique inférieur qui travaillent par exemple comme des spécialistes disposent d’une autonomie élevée en termes de temps de travail.

Prescriptions du CO

Il faut tenir compte des différents droits et obligations de l’employeur qui découlent du CO pour tous les groupements de personnel et notamment de:

  • octroi de vacances resp. réduction des vacances
  • continuation de versement du salaire en cas d’incapacité de travail telle que maladie, accident, service militaire
  • délais de blocage

En général, les entreprises exigent un contrôle des absences, même en cas d’abandon de la saisie de la durée du travail. Les cas portés devant les tribunaux touchent régulièrement des vacances et des jours de congés qui sont pris, en partie liés à des demandes compensatrices élevées. Lorsque les collaborateurs se voient confi er une obligation de participation dans la saisie des jours de vacances ou de jours fériés, c’est en dernier ressort l’employeur qui a l’obligation de démontrer la prise de vacances ou de jours de congé.

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