Saisir le temps de travail: Arguments pour et contre

Pourquoi la saisie du temps de travail reste-t-elle essentielle dans les entreprises suisses ?

Directives internes de l‘entreprise

La loi laisse aux entreprises une grande liberté concernant la manière de saisir le temps de travail. Par exemple, si une entreprise souhaite définir la présence et ainsi l’accessibilité sur le poste de travail, cela peut se faire soit par une instruction de travail orale ou – en cas de règlementations avec de plus grandes restrictions de la liberté personnelle des employés – par une disposition définie dans le contrat individuel de travail.

Souvent, les entreprises promulguent des règlements internes avec des dispositions relatives à la durée du travail ou encore un règlement séparé de la durée du temps de travail. Afin que ces directives soient légalement obligatoires, elles sont intégrées en tant que partie contractuelle dans le contrat de travail et remises aux employés ou mises à disposition sur l’Intranet de l’entreprise. Pour assurer encore plus ses arrières, on pourra demander de confirmer la réception de la règlementation de la durée du travail.

Du point de vue du droit du travail, une saisie fiable du temps de travail est essentielle dans de nombreuses entreprises afin de pouvoir prouver et respecter les heures de travail maximales ainsi que les prescriptions en matière de temps de pause et de repos. Même dans le cas du travail à domicile et du travail mobile, la manière dont le début et la fin du travail et les pauses sont enregistrés doit être clairement définie. Selon la fonction et l'organisation, des facilités ou des exceptions sont possibles, mais elles doivent être documentées proprement et mises en œuvre de manière compréhensible dans l'entreprise. Pour les systèmes électroniques, il faut également tenir compte de la protection des données et des restrictions d'accès.

Pourquoi continuer à saisir le temps de travail?

L’importance et la méthode de contrôle du temps de travail dans l’entreprise débouchent toujours encore, de nos jours, sur des discussions controversées. Dans de nombreuses entreprises, il existe des résistances contre une saisie automatique des heures parce que les collaborateurs le prennent comme un signe de méfance à leur égard lorsqu’ils doivent «timbrer». D’un autre côté, il existe plusieurs exemples d’entreprises dans lesquelles ce sont justement les collaborateurs qui s’opposent à la suppression des machines à timbrer. Les principaux arguments qui sont invoqués dans ce genre de circonstance sont les suivants:

• «Avec la saisie électronique du temps de travail, je dispose en permanence d’un aperçu sur la durée du travail que j’ai effectuée et ainsi, personne ne peut me reprocher de ne pas être suffisamment présent à mon poste de travail»
• « Nous travaillons selon un modèle de temps flexible. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer en permanence d’une vision sur les soldes positifs ou négatifs du temps de travail, saisir le temps de travail électroniquement permet de répondre facilement à cette exigence. »

En dehors de l’attitude des collaborateurs, il ne faut pas ignorer la philosophie de direction et les valeurs qui règnent au sein de l’entreprise, car elles sont toujours sous-jacentes à la question de l’introduction d’un système de saisie des heures de travail. Faut-il introduire un contrôle des heures afn de pouvoir surveiller les collaborateurs? Ou faut-il renoncer à toute saisie et à tout contrôle du temps de travail parce qu’il faut considérer les collaborateurs comme du personnel responsable qui fait son travail dans l’entreprise sans tenir compte des heures de travail qui pourraient lui être imposées? Ou est-ce que saisir le temps de travail est compris, dans l’entreprise, comme un soutien technique à l’application de la réglementation en matière de temps de travail ?

Les modèles fexibles de temps de travail (horaire fexible, etc.) requièrent généralement une saisie électronique des heures afn d’être en mesure de fonctionner dans la pratique. Le début et la fn de l’horaire quotidien de travail ainsi que les pauses seront enregistrés dans les systèmes de saisie du temps de travail et ils pourront être évalués. Le système de saisie des heures de travail donnera un aperçu sur le montant et sur la durée des présences et des absences, sur le travail supplémentaire (heures supplémentaires et dépassement d’horaire) ainsi que, en cas e travail en équipe, sur les heures d’équipe et la fréquence des équipes. En tant que système à l’échelon de l’entreprise, il peut être installé rapidement et sans grand investissement en termes de travail tout en étant utilisé pour réaliser des analyses statistiques à partir des données tirées.

Choix du système

Pour une sélection correcte du système, il est nécessaire de prendre en compte la totalité des critères techniques, factuels et organisationnels dans le cadre d’une évaluation: quels sont les critères indispensables, quels sont ceux qui sont nécessaires et quels sont ceux qui sont souhaitables.

Avant de se décider en faveur d’un système permettant de saisir le temps de travail, il vaut la peine de consulter plusieurs modèles et de les évaluer soigneusement en fonction de critères applicables dans l’entreprise.

Il ne faut pas sous-estimer les frais d’un système moderne de saisie du temps de travail. Alors que les frais d’acquisition sont encore relativement faciles à apprécier, les frais de suivi d’un système sont souvent sous-estimés, notamment lorsque les saisies manquantes, les absences payées, etc. doivent être imputées sous forme centralisée.

FAQ: Saisir le temps de travail

La saisie du temps de travail est-elle obligatoire pour toutes les entreprises en Suisse ?

Non, la loi suisse laisse une grande liberté aux entreprises pour définir la manière de saisir le temps de travail. Cependant, une saisie fiable est souvent nécessaire pour prouver le respect des durées maximales de travail et des pauses, surtout dans un contexte de contrôle légal.

Comment gérer la résistance des collaborateurs face à la saisie des heures ?

Il est crucial de communiquer la philosophie de l'entreprise : la saisie ne doit pas être perçue comme un contrôle de méfiance, mais comme un outil de soutien technique et de protection des droits des employés, notamment pour les heures supplémentaires et les soldes de temps.

Quels sont les risques liés à l'abandon de la saisie des heures ?

L'abandon expose souvent les collaborateurs à des heures supplémentaires non saisies, donc ni compensées ni payées. De plus, l'entreprise perd la capacité de prouver le respect des prescriptions légales en matière de temps de travail et de repos.

Comment intégrer les règles de temps de travail dans les contrats ?

Les directives internes doivent être intégrées en tant que partie contractuelle dans le contrat de travail individuel. Elles peuvent être remises aux employés ou mises à disposition sur l'Intranet, avec une confirmation de réception recommandée pour assurer leur validité.

Quels critères privilégier lors du choix d'un système de saisie ?

Il faut évaluer les critères techniques, factuels et organisationnels, en distinguant les critères indispensables, nécessaires et souhaitables. Les coûts de suivi, la protection des données et la capacité d'analyse statistique sont des facteurs déterminants.