Déléguer une tâche: Comment éviter de devoir la reprendre vous-même
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EN BREF
La délégation inversée survient lorsqu'un collaborateur restitue une tâche déjà attribuée, souvent en invoquant un manque de compétences ou d'opportunité. Ce phénomène augmente la charge du manager et affaiblit son autorité au sein de l'équipe si la tendance s'installe. Pour y faire face, il est crucial d'anticiper ce comportement lors de la phase de transmission initiale plutôt que de réagir après coup.
À retenir:
- La délégation inversée transforme un allègement attendu en charge supplémentaire immédiate.
- L'acceptation passive de la restitution affaiblit l'autorité du cadre et complique les futures délégations.
- Il faut distinguer clairement « attribuer » (donner une instruction) de « déléguer » (transférer la responsabilité).
- L'analyse de ses propres réflexes permet de réduire le risque de reprise implicite de la tâche.
- Connaître les habitudes comportementales de chaque collaborateur aide à anticiper les objections.
Brigitte Miller
Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.
Comment éviter que les tâches déléguées ne reviennent sur votre bureau ?
La tâche revient sur votre bureau sans que vous l’ayez voulu
Tout cadre est confronté à ce type de situation, souvent avec étonnement. Lorsqu’on se concentre avant tout sur le processus de délégation, on anticipe rarement, voire pas du tout, les objections susceptibles de conduire à une délégation inversée. Comme s’il suffisait de déléguer correctement la tâche au collaborateur pour que tout se déroule ensuite sans difficulté.
Or, comme vous l’avez peut-être déjà constaté, ce n’est pas toujours le cas. La délégation inversée prend donc de nombreux cadres au dépourvu. Résultat: ils ne parviennent pas à s’y opposer et la tâche finit, sans qu’ils l’aient voulu, par revenir sur leur bureau.
Une question se pose alors: comment gérer efficacement ce phénomène, dans la situation présente comme à l’avenir?
Anticiper le phénomène de la délégation inversée
Pour limiter ce phénomène, il faut d’abord le considérer comme une composante possible du processus de délégation. Dès lors que vous avez conscience qu’une tâche peut vous être redéléguée, vous pouvez agir de manière ciblée à deux niveaux.
1. Examiner son propre comportement lors de la délégation
À chaque délégation, demandez-vous si vous assumez vous-même une part de responsabilité dans la situation.
Vous avez peut-être mal évalué les compétences du collaborateur. Ou peut-être avez-vous tendance à reprendre rapidement les tâches en main dès qu’un problème survient.
Analysez-en les causes, puis réfléchissez aux moyens de réduire à l’avenir le risque de délégation inversée.
Recommandations de séminaires
Important: Vous trouverez de nombreuses idées pour réduire les risques de délégation inversée et optimiser l’ensemble de votre processus de délégation dans le dossier «Déléguer avec succès: réduire le stress et accroître la satisfaction des collaborateurs». Celui-ci explique notamment la différence essentielle entre «attribuer une tâche» et «déléguer une tâche».
2. Mieux évaluer le comportement du collaborateur
Apprendre à reconnaître les habitudes et les comportements de chaque collaborateur augmente vos chances de déjouer les tentatives de délégation inversée.
Chaque collaborateur aura probablement sa manière privilégiée de procéder. En connaissant ces comportements, vous pourrez mieux vous préparer à une éventuelle tentative de vous restituer la tâche.
Checklist pratique
- Vérifier objectivement les compétences techniques et soft skills du collaborateur cible.
- Définir clairement le niveau d'autonomie accordé (contrôle total, contrôle partiel, autonomie totale).
- Expliquer le « pourquoi » de la tâche pour donner du sens à la mission.
- Fixer des jalons de reporting précis pour éviter les surprises tardives.
- S'engager à ne pas intervenir immédiatement si le premier obstacle apparaît.
- Préparer sa réponse aux objections classiques comme « je n'y arriverai pas ».
- Documenter les responsabilités partagées entre le manager et l'exécutant.
- Planifier une revue de suivi à mi-parcours pour ajuster sans reprendre la main.
Pourquoi faut-il redéléguer une tâche qui vous est rendue?
Accepter qu’une tâche déléguée vous soit rendue peut avoir des conséquences importantes.
D’une part, elle augmente immédiatement votre propre charge de travail. D’autre part, et cet aspect ne doit pas être sous-estimé, le fait qu’un collaborateur soit parvenu à vous restituer une tâche déléguée peut rapidement se savoir au sein de l’équipe.
Votre autorité de cadre risque alors de s’en trouver affaiblie et il deviendra progressivement plus difficile de déléguer des tâches.
Lorsqu’un collaborateur tente de vous rendre une tâche que vous lui avez déléguée, l’objectif consiste donc à maintenir clairement les responsabilités convenues et à lui confier à nouveau la réalisation de cette tâche.
FAQ: Déléguer une tâche
Que faire si un collaborateur refuse catégoriquement la tâche déléguée ?
Ne cédez pas immédiatement. Rapprochez-vous du collaborateur pour comprendre la source du blocage (manque de temps, peur de l'échec, incompréhension). Rappelez ensuite fermement mais courtoisement que la décision est prise et qu'il reste responsable de la réalisation, tout en offrant un soutien ponctuel si nécessaire.
Quelle est la différence exacte entre attribuer et déléguer ?
Attribuer consiste à demander à quelqu'un d'exécuter une action sous votre supervision directe. Déléguer implique le transfert complet de la responsabilité de la réussite de la tâche. Le collaborateur doit être capable de prendre des décisions dans le cadre défini sans solliciter votre validation pour chaque détail.
Comment savoir si j'ai moi-même provoqué la délégation inversée ?
Analysez si vous avez fourni trop peu d'informations au départ, si vous avez exprimé un doute sur les capacités du collaborateur, ou si vous avez eu tendance à reprendre les commandes dès le premier signe de difficulté. Une délégation mal cadrée invite involontairement à la restitution.
Est-il acceptable de reprendre une tâche une seule fois pour sauver un projet urgent ?
Dans des cas exceptionnels liés à l'urgence opérationnelle critique, une intervention ponctuelle peut se justifier. Cependant, il est impératif d'expliquer au collaborateur que c'est une mesure exceptionnelle liée au contexte, et non une remise en cause de sa capacité, afin de préserver la dynamique de délégation future.
