Automatisation: Comment digitaliser le traitement des factures

Numérisation du traitement des factures fournisseurs grâce à la RPA

La «Robotic Process Automation – RPA» permet le traitement numérique des factures fournisseurs. La RPA est une technologie qui exécute des processus d'affaires automatisés et structurés. Les étapes de ces processus peuvent impliquer plusieurs systèmes informatiques. Grâce à la RPA, il n'est plus nécessaire de programmer des interfaces complexes et coûteuses. Pour ce faire, la RPA accède à l'interface utilisateur correspondante à l'aide d'un logiciel.

L'automatisation des processus passe d'abord par l'analyse de ces derniers. Celle-ci est aujourd'hui réalisée à l'aide du «Process Mining». L'analyse des processus, ou «Process Mining», permet de mettre en évidence la complexité opérationnelle des processus, qui ne résulte pas seulement du nombre d'entrées, de sorties et des activités du processus elles-mêmes, mais surtout du nombre potentiel de leurs variantes.

La diversité des variantes de processus n'indique pas seulement des gains d'efficacité potentiels, mais signifie aussi, dans la plupart des cas, que le taux d'erreur et le risque de non-conformité sont élevés dans le processus concerné. Les logiciels actuels de «Process Mining» permettent d'extraire des informations sur les processus à partir des systèmes informatiques de l'entreprise, de les représenter graphiquement et d'analyser les différentes variantes.

La RPA fonctionne de manière autonome, à l'instar d'un collaborateur humain, car elle est capable de se connecter et de se déconnecter automatiquement de divers systèmes et d'exécuter ainsi les différentes étapes d'un processus d'affaires défini.

Contrairement à l'automatisation classique de processus simples, la RPA permet le traitement automatisé, par des robots, de données structurées dans le cadre de processus routiniers ou répétitifs. Une utilisation économiquement efficace est donc possible lorsque ces processus présentent un taux de répétition élevé. En revanche, le traitement automatisé de données non structurées (par exemple sous forme de textes ou d’images) n’est pas pris en charge par la RPA, mais par ce que l’on appelle l’automatisation cognitive, qui utilise des méthodes et des techniques dans le contexte du Big Data et de l’intelligence artificielle (IA).

L'automatisation robotisée des processus (RPA) présente en outre les caractéristiques suivantes:

• La RPA repose sur des robots logiciels entraînés qui se comportent comme des travailleurs virtuels.
• Peu importe les processus automatisés, pour autant qu’ils soient définissables et répétitifs, qu’ils traitent des volumes importants, qu’ils soient basés sur des règles, standardisés et structurés et, dans l’idéal, qu’ils ne nécessitent aucune interaction humaine.
• La RPA est prise en charge par le service informatique, mais elle est créée et développée par les spécialistes du traitement des comptes fournisseurs.
• La RPA n’est pas une solution destinée à une fonction spécifique; il faut plutôt analyser les processus d’affaires, puis automatiser les points problématiques et les perfectionner en permanence.
• Une mise en œuvre rapide est possible et peut s’avérer économique.
• Les RPA peuvent être développées et adaptées à la plupart des processus de routine, mais ne peuvent pas remplacer entièrement l’intervention humaine.
• Les RPA fonctionnent sur de nombreux systèmes ERP individuels (SAP, Abacus, Navision, etc.) sans interfaces (Swisscom, 2017, p. 4).

Parmi les principaux avantages de la RPA, on peut citer la possibilité de réduire considérablement les coûts, les capacités d'évolutivité et le gain de flexibilité, l'amélioration des délais et de la qualité, la réduction des erreurs humaines, une mise en œuvre relativement simple et un fonctionnement 24/7.

Les défis à surmonter pour une utilisation efficace de la RPA sont les coûts cachés, l'acquisition des connaissances nécessaires, la nécessité de convaincre le service informatique et la sensibilisation des collaborateurs.

En ce qui concerne l'intégration du Big Data et de l'IA, la RPA n'est pas encore suffisamment avancée pour permettre aux robots de développer une certaine intelligence. La RPA nécessite des données structurées (tableaux comportant des colonnes et des attributs associés). Celles-ci peuvent être décomposées, regroupées et présentées de manière simple. Bien que de nombreux éditeurs de logiciels soient orientés IA, ils mettent toutefois clairement l’accent sur les tâches simples et répétitives qui sont automatisées à l’aide de robots. Les robots sont, dans le meilleur des cas, aussi intelligents que celui qui les programme, jamais plus, ne l'oublions pas.

L'objectif de tous les éditeurs de logiciels est toutefois que les collaborateurs apprennent de manière autonome à analyser les processus, puis à créer eux-mêmes des robots. Cette approche présente l'avantage de permettre aux collaborateurs d'effectuer eux-mêmes des ajustements rapides en cas de modification des processus. Une approche optimale consiste à créer soi-même les processus simples, à les faire vérifier par des spécialistes, puis à élaborer et mettre en œuvre des processus plus complexes en collaboration avec une entreprise partenaire.

Pour que le collaborateur puisse créer des robots de manière autonome, certaines connaissances de base sont nécessaires. Ces connaissances sont acquises dans le cadre d'une formation fournissant des exemples pratiques. Une fois ces connaissances acquises, la création d'un robot ne prend pas beaucoup de temps. L'utilisateur peut ainsi utiliser les robots à sa guise et y apporter des modifications directement. L'utilisateur prend ainsi les commandes, et l'utilisation du logiciel permet de visualiser les différentes étapes du processus à l'échelle 1:1. Il faut ici imaginer son bureau, sur lequel on simule les différentes étapes du processus dans un logiciel associé à un système ERP, et ainsi créer le robot étape par étape.

Si nécessaire, il est également possible d’intégrer une «interaction utilisateur» qui permet à l’utilisateur d’arrêter des processus spécifiques à un certain moment, d’intervenir et de les relancer. De plus, il est possible de connecter plusieurs robots entre eux et de diviser ainsi un processus long et complexe en plusieurs sous-processus. Grâce à l’acquisition de ces connaissances, chaque individu devient un spécialiste de son propre processus.

Dans le processus de gestion des fournisseurs, l'automatisation robotisée des processus (RPA) est principalement utile pour le traitement des factures lors de leur comptabilisation. La réception des factures est généralement déjà prise en charge par la saisie automatique des données, soit directement via la facturation électronique, soit par la numérisation des factures papier ou le traitement de fichiers (généralement au format PDF). Ces données sont traitées via OCR (reconnaissance optique de caractères) et directement importées dans le système ERP correspondant.

Un bon exemple d'application RPA est le traitement d'une facture groupée vers différents centres de coûts ou d'autres éléments de comptabilisation secondaire. L'employé peut programmer son robot de manière à ce qu'il télécharge les données directement depuis le système partenaire correspondant, les traite en les comparant à un tableau de données de base et que les coûts puissent être comptabilisés sur les centres de coûts correspondants. Il n'est pas possible d'évaluer de manière définitive dans quelle mesure la mise en œuvre de la RPA est rentable dans ce cas. L'acquisition du logiciel entraîne des coûts élevés et les avantages pour le traitement des créanciers sont généralement faibles.

Une autre option envisageable consiste à renoncer à la connexion coûteuse auprès d'un fournisseur d'accès. Etant donné qu'une signature électronique n'est plus obligatoire, il est possible d'effectuer soi-même la saisie des données via la reconnaissance optique de caractères (OCR). Un robot pourrait prendre en charge ces étapes et attribuer les données aux champs correspondants grâce à la reconnaissance optique. La gageure est donc de transiter vers une facturation électronique avec les fournisseurs, car ce n’est qu’en réduisant au minimum les factures papier que l’on pourra réaliser les économies de coûts et les gains de temps nécessaires.

Le taux de «No-touch» va encore augmenter à l'avenir: la combinaison de différentes applications donnera naissance à des systèmes d'auto-apprentissage dotés d'intelligence artificielle. Au cours de la phase d'apprentissage, l'utilisateur indiquera bientôt au système quelles données il doit traiter, et le système s'en chargera ensuite de manière autonome, bien que ce procédé soulève toutefois certaines questions au niveau du contrôle des processus.

Les robots enregistrent certes chaque étape de travail et un journal est tenu en arrière-plan, mais des contrôles aléatoires devraient continuer à être effectués. Après tout, c’est toujours l’humain qui est le moteur des processus automatisés. Comme pour toutes les technologies liées à la numérisation qui seront utilisées à l’avenir dans les entreprises, le principal défi de la RPA reste avant tout la qualité des données: en l'absence de cette qualité, le résultat d’une automatisation des processus ne sera pas exploitable.

Il convient également de veiller à ce que les compétences financières décrites dans une matrice des compétences soient respectées; c'est pourquoi celles-ci doivent impérativement être configurées ou enregistrées dans les systèmes informatiques, afin que les factures soient correctement acheminées lors de leur attribution via le flux de travail.

Risques liés au traitement des factures RPA entrantes

Compte tenu de la redéfinition du processus de gestion des fournisseurs, il convient de définir les principaux risques et contrôles à effectuer. Quels sont les contrôles clés dans le cadre du traitement numérique des factures? Quels sont les risques pouvant survenir lors du passage au traitement électronique des factures? Une entreprise doit mener cette réflexion fondamentale dans le cadre d'un SCI existant et devant être adapté.

La transition vers le traitement automatisé ou robotisé des factures fournisseurs s'effectue par étapes, étapes durant lesquelles les deux procédures continueront de coexister et devront être gérées en conséquence. Une analyse précise des processus à automatiser en priorité est nécessaire. Il s'agit ici d'éviter les doublons et d'intégrer impérativement des contrôles de processus internes.