Justificatifs comptables: Pas d’écriture sans justificatif
Contenu
EN BREF
En Suisse, le principe « pas d’écriture sans justificatif » est fondamental pour toute comptabilité régulière. Les justificatifs, qu’ils soient papier ou électroniques, doivent prouver chaque opération financière et respecter strictement les critères de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico). Cela inclut l’obligation d’archivage sécurisé, l’impossibilité de modification non détectable et la reconstitution fidèle des faits économiques.
À retenir:
- Tout écriture comptable doit être soutenue par un justificatif valide (facture, avis de crédit, etc.).
- Les documents doivent contenir des éléments obligatoires : date, montant, émetteur, visa et numéro.
- La conservation doit garantir l’intégrité des données et permettre un accès rapide pendant toute la durée légale.
- Le processus EVA (Enregistrement, Traitement, Archivage) structure la gestion des pièces.
- L’Olico impose des normes strictes pour les justificatifs électroniques et papier.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Quelles sont les exigences légales et les bonnes pratiques pour la gestion des justificatifs comptables en Suisse ?
Exigences relatives aux justificatifs comptables
Les justificatifs comptables sont des documents électroniques ou papier servant à prouver (justifier) des opérations financièrement pertinentes au sein de l’entreprise. Ils doivent notamment contenir les informations suivantes:
- Date d’émission
- Type de justificatif / Libellé de l’opération
- Montant et devise
- Mention d’imputation et de comptabilisation
- Numéro du justificatif
- Visa (signature de validation)
- Émetteur du justificatif
Les justificatifs comptables peuvent être classés selon plusieurs critères:
Selon leur origine:
- Justificatif original: tels que factures, débits bancaires, avis de crédit
- Justificatif complémentaire: pour des opérations telles que les amortissements, les régularisations temporelles, les extournes, etc.
Selon l’objet:
- Justificatifs bancaires
- Pièces de caisse
- Bulletins de salaire
- Factures fournisseurs
- Factures clients
- Quittances
- Notes de crédit
Recommandations de produits
Selon leur provenance:
- Justificatifs internes (établis par l’entreprise)
- Justificatifs externes (provenant de tiers)
- Justificatifs comptables de remplacement (créés en l’absence du document original)
On distingue également:
- Justificatifs unitaires: concernant une seule opération
- Justificatifs collectifs: regroupant plusieurs opérations
La comptabilisation des pièces justificatives suit le principe EVA, en trois étapes:
- E: Enregistrement des justificatifs
- V: Traitement des justificatifs
- A: Archivage / sortie des données traitées
Des exigences supplémentaires relatives à l’enregistrement, au traitement et à la conservation des justificatifs sont fixées dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Checklist pratique
- Vérifier la présence de la date d’émission sur chaque document.
- S’assurer que le libellé de l’opération est clair et précis.
- Confirmer l’indication du montant et de la devise.
- Valider l’existence d’une mention d’imputation comptable.
- Contrôler l’attribution d’un numéro de justificatif unique.
- Vérifier la présence d’un visa ou d’une signature de validation.
- Identifier l’origine du document (interne, externe ou de remplacement).
- S’assurer que le justificatif est conservé dans un ordre logique.
- Vérifier que les données ne peuvent être modifiées sans laisser de trace.
- Confirmer que l’accès aux documents est possible par une personne autorisée.
Conformément à l’art. 2, al. 1 de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), l’enregistrement des pièces justificatives doit respecter les principes commerciaux reconnus, autrement dit les règles d’une comptabilité régulière. Lorsqu’elles sont enregistrées et conservées de manière électronique ou selon un procédé équivalent, les principes d’un traitement régulier des données doivent également être respectés (art. 2, al. 2 Olico).
Les justificatifs comptables doivent être enregistrés et conservés de manière à ce qu’aucune modification ne puisse être apportée sans qu’elle soit détectable (art. 3 Olico). De plus, leur conservation doit permettre de reconstituer fidèlement l’opération ou les faits économiques sous-jacents à l’écriture comptable.
En ce qui concerne la conservation, il convient également de s’assurer que les pièces justificatives soient conservées avec soin, dans un ordre approprié et protégées contre toute détérioration (art. 5 Olico). Par ailleurs, elles doivent pouvoir être consultées et vérifiées dans un délai raisonnable par une personne autorisée, et ce jusqu’à l’expiration du délai de conservation (art. 6, al. 1 Olico).
FAQ: Justificatifs comptables
Quels sont les éléments obligatoires sur un justificatif comptable ?
Un justificatif doit comporter la date, le type de document, le montant avec devise, la mention d’imputation, un numéro unique, le visa de validation et l’identité de l’émetteur.
Quelle est la différence entre un justificatif original et un justificatif de remplacement ?
Le justificatif original est émis par un tiers (ex: facture fournisseur), tandis que le justificatif de remplacement est créé par l’entreprise elle-même en cas de perte ou d’absence du document initial, pour permettre la comptabilisation.
Comment l’Olico réglemente-t-elle l’archivage des pièces ?
L’Olico exige que les justificatifs soient conservés de manière à empêcher toute modification non détectable, à permettre la reconstitution fidèle des opérations et à garantir un accès rapide et sécurisé jusqu’à l’expiration du délai de conservation.
Le principe EVA s’applique-t-il uniquement aux documents papier ?
Non, le principe EVA (Enregistrement, Traitement, Archivage) s’applique à tous les justificatifs, qu’ils soient papier ou électroniques. Pour les versions électroniques, des principes supplémentaires de traitement régulier des données s’appliquent.
