Comptabilité en temps réel: L’évolution de la comptabilité financière dans les PME
Stefan Wittwer
Stefan Wittwer est CEO de NextBusiness, développeur d'infinity.swiss. Infinity est le logiciel de comptabilité idéal pour les PME suisses. Il automatise les processus centraux tels que la comptabilisation des pièces justificatives, la facturation et la synchronisation avec les services bancaires en ligne. Grâce à l'utilisation ciblée de l'intelligence artificielle, la comptabilité devient nettement plus simple et plus efficace pour les entreprises et les fiduciaires. Du développement du logiciel au support qu'il offre, toute la création de valeur a lieu en Suisse.
Aides de travail appropriées
Introduction
La pratique classique est particulièrement contraignante dans le segment des PME, où la charge de travail est élevée et irrégulière. En discutant avec des fiduciaires qui se concentrent sur les petites entreprises et les entreprises individuelles, on se rend vite compte qu'elles doivent faire face à un volume important d'écritures comptables supplémentaires, de recherche de pièces justificatives et de correction d'erreurs commises par leurs clients. Tout cela généralement dans des délais très courts, lorsque la déclaration fiscale annuelle ou le décompte trimestriel de la TVA doivent être effectués.
Alors que l'idée d'une comptabilité continue n'est plus un sujet nouveau dans l'industrie depuis longtemps, ce n'est que grâce à trois développements importants ces dernières années que l'application d'une méthodologie de «comptabilité en temps réel» est aujourd'hui possible dans les PME.
La comptabilité en temps réel ne relève plus de l'utopie pour les petites entreprises
L'adaptation accélérée de trois procédés dans le paysage entrepreneurial suisse rend enfin possible une comptabilité continue dans le quotidien de la plupart des petites entreprises. Les voici.
Justificatifs numériques
Les justificatifs doivent être disponibles sous forme numérique et lisible par machine. Pendant longtemps, cela a constitué un obstacle considérable pour les PME. L'obligation d'utiliser les factures QR en 2022, qui peuvent également contenir des informations de facturation «S1» lisibles par machine, l'augmentation considérable de l'envoi de factures numériques au cours des cinq dernières années et les nouvelles solutions de numérisation des documents papier telles que ePost pour les clients professionnels, Peax et d'autres prestataires similaires ont conduit à ce que les documents soient désormais disponibles sous forme numérique de manière standard, même dans les PME, de sorte qu'ils peuvent être analysés et traités en temps réel par différents logiciels.
Transactions bancaires en temps réel
Grâce à l'Open Banking, à des interfaces API largement standardisées et à des connexions optimales, les transactions sont désormais actualisées quotidiennement. Un nombre croissant de banques de premier plan mettent même à disposition des données intrajournalières, ce qui permet la comptabilisation provisoire des écritures au cours de la journée. Ces nouvelles interfaces bancaires, telles que bLink, introduites pour la première fois en 2020, ont atteint au cours des deux dernières années la maturité nécessaire pour être utilisées dans le cadre de l'harmonisation bancaire automatique, même sur des plateformes de grande envergure telles qu'Abacus. Une autre possibilité intéressante est celle d'être informé des nouvelles transactions dans l'ERP via une interface. Cela pourrait permettre de nouveaux flux de travail importants dans le domaine des notifications prévisionnelles en matière de dépenses, ce même en l'absence de logiciel dédié.
Traitement assisté par IA avec tolérance aux erreurs
Cependant, ce n'est pas seulement la saisie qui est déterminante pour les systèmes de «comptabilité en temps réel», mais aussi le contexte : un système intelligent doit être capable d'interpréter correctement la transaction commerciale à partir du contenu du document, de la date de paiement, de la contrepartie, du comportement antérieur et du modèle commercial de base.
Les systèmes basés sur des règles utilisés dans le passé pour les premières écritures semi-automatisées atteignent très rapidement leurs limites dans la pratique en raison de leur manque de tolérance aux imprécisions et aux erreurs. Aujourd'hui, les systèmes d'IA sont toutefois en mesure de mieux gérer les écarts tels que les documents difficiles à lire, les informations incomplètes ou les transactions commerciales exceptionnelles. Par exemple, les modèles de raisonnement visuel ont un taux de réussite beaucoup plus élevé dans la lecture de documents ou de factures inconnus qui ne correspondent pas à une mise en page standard, et les modèles «Transformer» avec chaîne de pensée peuvent également appliquer correctement des règles comptables complexes à des transactions commerciales qui ne se sont jamais produites auparavant.
Recommandations de produits
Les systèmes d'IA les plus prometteurs
Pour qu'un système d'IA puisse créer des écritures comptables avec une grande précision, un pipeline d'IA dans la comptabilité doit combiner différentes tâches telles que la reconnaissance de documents, la compréhension sémantique et la logique transactionnelle. L'un des facteurs les plus importants pour la qualité des résultats d'un système d'IA moderne est le contexte disponible, par exemple les informations sur les transactions commerciales passées ou les pièces justificatives disponibles correspondantes. La «Retrieval-Augmented-Recuperation» (RAG) est une nouvelle méthode qui consiste à charger de manière ciblée les informations pertinentes relatives au document ou à la transaction avant de générer l'écriture comptable. Cela permet également d'éviter les problèmes classiques d'hallucination qui ont fait la renommée des chatbots courants tels que ChatGPT. La combinaison de ces capacités dans un pipeline de comptabilisation IA permet, en particulier pour les petites entreprises disposant de sources de documents hétérogènes, un degré d'automatisation de la comptabilité nettement plus élevé qu'il y a quelques années encore.
La comptabilité en temps réel ouvre de nouvelles perspectives pour le contrôle de gestion et la planification financière
L'introduction de la comptabilité en temps réel modifie non seulement la comptabilité elle-même, mais aussi de nombreux processus financiers en aval. Elle ouvre de nouvelles possibilités, en particulier dans le contrôle de gestion et la planification financière. Les entreprises disposent de leurs chiffres clés non plus quelques semaines après la fin du mois ou du trimestre, mais quotidiennement. Des tableaux de bord indiquant les coûts, les recettes, les postes ouverts et les flux de trésorerie actuels montrent à tout moment où en est l'entreprise. Les décisions sont ainsi toujours basées sur des chiffres réels plutôt que sur des données obsolètes ou des intuitions. Il s'agit d'un changement considérable, en particulier pour les micro-entreprises et les start-ups, car jusqu'à présent, la comptabilité quotidienne n'était pas possible dans ces entreprises: la charge administrative était en effet totalement disproportionnée.
Les données actualisées en permanence permettent d'établir des prévisions continues: combien de temps les liquidités suffiront-elles au rythme actuel du cashburn? Comment les objectifs financiers évoluent-ils en fonction des différentes tendances du chiffre d'affaires? Cette transparence est particulièrement importante pour les start-ups, les scale-ups ou les PME gérées par leur propriétaire, car leur situation en matière de liquidités peut changer rapidement. Aujourd'hui, de nombreux entrepreneurs ne reçoivent de rapports que de manière sporadique, parfois même bien après la fin de l'exercice, ou ne comprennent pas leurs chiffres en détail. La comptabilité en temps réel permet des analyses automatisées et faciles à lire, par exemple sur l'actuel burn-rate d'une entreprise en croissance ou sur l'évolution des coûts d'acquisition de clients.
Obstacles actuels
Malgré une maturité technologique croissante, il existe encore quelques obstacles à l'application généralisée de la « comptabilité en temps réel » comme norme comptable. L'un des problèmes les plus courants, malgré la numérisation des factures, est la disponibilité en temps voulu des pièces justificatives, en particulier lorsqu'il n'existe pas encore de pipeline automatique pour les intégrer dans l'ERP. Une solution possible consiste à intégrer des systèmes de messagerie électronique, des applications de numérisation ou la reconnaissance automatique des justificatifs directement dans la boîte de réception. En outre, les systèmes d'IA pourraient à l'avenir être plus réactifs et demander de manière autonome les informations manquantes au client final.
La situation est également fragmentée en ce qui concerne les frais et les cartes de crédit. Des dépenses privées peu claires, des cartes de crédit d'équipe sans facturation reliée à l'ERP et des frais enregistrés manuellement compliquent la comptabilisation autonome. De nombreuses banques locales ne proposent pas encore d'interfaces ouvertes pour les cartes de crédit des PME, ce qui limite souvent toute intégration directe dans le système comptable. Une standardisation via des projets d'open banking pourrait toutefois remédier à cette situation à moyen terme.
Comment la branche va-t-elle réagir à ce changement ?
La direction est claire : la comptabilité devient de plus en plus réactive. Son rôle change ainsi considérablement et passe d'une charge opérationnelle à une instance de conseil et de contrôle.
