Révision comptable: Digitaliser la révision restreinte
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
EN BREF
La digitalisation de la révision restreinte transforme les étapes manuelles en processus numériques structurés. Elle améliore la traçabilité, réduit les échanges informels et permet une meilleure préparation en amont, tout en exigeant une infrastructure fiable et une documentation conforme aux exigences légales.
À retenir :
→ La digitalisation renforce la transparence et la traçabilité
→ Les questionnaires standardisés structurent la planification
→ La documentation numérique doit respecter les obligations légales
→ La qualité des outils conditionne la réussite du projet
→ La relation client doit rester active malgré la numérisation
Digitaliser la révision
Le passage de processus analogiques à des processus numériques ainsi que les technologies nécessaires à cette transformation sont aujourd’hui regroupés sous le terme de digitalisation (ou numérisation). Celle-ci est responsable de la conversion de certaines tâches et de certains processus, parfois uniquement de sous-processus ou d’étapes de travail individuelles, en processus numériques, voire de leur automatisation complète. Les informations peuvent ainsi être utilisées ou traitées numériquement à tout moment et les processus optimisés.
Conformément à la définition ci-dessus, la digitalisation dans le cadre de la réalisation d’une révision restreinte doit également être comprise comme la transformation d’étapes de travail manuelles individuelles en processus numériques et vise à optimiser le processus global et, lorsque cela est possible, à l’automatiser.
L’objectif de la révision restreinte numérique est de digitaliser et de simplifier l’interaction décrite précédemment entre le client et l’équipe de révision. Grâce à un outil complémentaire, le client peut communiquer à tout moment avec l’équipe de révision, traiter des questionnaires ou mettre des documents à disposition. Sans devoir envoyer d’innombrables e-mails, le client peut ainsi tout préparer et l’équipe de révision peut effectuer un suivi ponctuel, de sorte qu’au moment du début de la révision, tous les éléments soient prêts et qu’aucun document supplémentaire, ou presque, ne doive encore être demandé.
Une révision restreinte numérique repose sur un outil en ligne mis à disposition par la société de révision, auquel le client ainsi que les membres de l’équipe de révision ont accès. SharePoint de Microsoft constitue un exemple d’une telle solution et couvre les applications suivantes afin de soutenir une équipe de révision:
- gestion des projets et coordination des tâches
- interaction via des sites web personnels, des sites d’équipe, des groupes de discussion et des blogs
- portails intranet
- gestion de contenu grâce à des fonctions de gestion documentaire, de gestion de contenu, de métadonnées et de fonctions de recherche personnalisées
Il est ainsi possible, par exemple, de versionner les documents des réviseurs ou ceux du client et de mettre en place des règles relatives à leur conservation et à leur gestion. Un tel outil en ligne offre à une équipe de révision un environnement de travail numérique permettant de mettre à disposition des collaborateurs de la révision et des clients des formulaires, des descriptions de processus et de procédures (workflows).
Questionnaire de planification standardisé comme point de départ de la digitalisation de la révision
Au début d’un projet de révision, un questionnaire de planification standardisé est initialisé par l’équipe de révision et transmis au client afin qu’il le remplisse. Dès que celui-ci est renvoyé à l’équipe de révision, celle-ci peut vérifier les réponses du client et définir la stratégie d’audit appropriée sur la base des réponses fournies.
Chaque domaine d’audit (par ex. stocks, immobilisations corporelles, passifs transitoires, capitaux propres, etc.) dispose dans l’outil en ligne d’un questionnaire standardisé comprenant des questions prédéfinies importantes pour le domaine concerné. Sur la base des réponses issues du questionnaire de planification, l’équipe de révision peut ensuite sélectionner les questionnaires nécessaires et les transmettre au client afin qu’il y réponde.
Le client peut ensuite, au moment qui lui convient le mieux, parcourir les différents questionnaires et répondre aux questions qu’ils contiennent. Les questions sont structurées de manière logique et programmées de telle sorte que lorsqu’une réponse diverge de celle attendue (par ex. le client répond «Non» à la question: «La liste ouverte des débiteurs peut-elle être rapprochée de la balance des soldes?»), une question complémentaire immédiate soit générée (dans cet exemple: «Comment s’explique la différence?»).
Le client a en outre toujours la possibilité d’ajouter d’autres documents adaptés à la situation à chaque question (par ex. la liste ouverte des débiteurs ou un fichier Excel contenant le rapprochement entre la liste ouverte des débiteurs et la balance des soldes). Toutes les questions relatives au domaine d’audit concerné sont standardisées et conformes à la norme d’audit applicable à la révision restreinte. Toutes les questions pertinentes pour le domaine thématique sont ainsi posées et traitées.
Chaque questionnaire est ensuite vérifié et analysé par l’équipe de révision (par ex. toutes les questions ont-elles été correctement remplies et traitées?). Si certaines réponses ne sont pas correctes, l’équipe de révision a la possibilité de renvoyer le questionnaire au client et de marquer précisément la réponse qui se situe en dehors des attentes de l’équipe de révision.
Comme cela a déjà été clairement indiqué ci-dessus, la documentation de la réalisation de la révision revêt une importance centrale et est en outre soumise à des dispositions légales. Les questionnaires remplis par le client font partie intégrante de la documentation globale et doivent être contrôlés et, le cas échéant, complétés par l’équipe de révision. Il convient de garantir que l’ensemble des informations fasse partie de la documentation d’audit et soit archivé de manière adéquate afin de respecter les prescriptions légales en matière d’archivage.
Révision comptable sur une plateforme en ligne
La réalisation d’une révision restreinte au moyen d’une plateforme en ligne constitue une approche prometteuse de la transformation numérique. La condition fondamentale à une mise en œuvre réussie réside ici dans la technologie. Un outil en ligne approprié doit fonctionner parfaitement et aucun dysfonctionnement ni aucune perte de données ne doivent survenir, car cela nuirait à la confiance des clients et porterait considérablement atteinte à la réputation de la société de révision.
Les questionnaires revêtent une importance critique, car les questions qu’ils contiennent pourraient être mal comprises par les clients et, par conséquent, recevoir des réponses erronées, ou les réponses pourraient être mal interprétées par l’équipe de révision. Dans le pire des cas, cela pourrait conduire la société de révision à établir un rapport de révision erroné et porter durablement atteinte à la confiance accordée à la société de révision.
Par ailleurs, la communication numérique réduit fortement le lien personnel avec le client, et il est important de ne pas limiter la communication à une simple solution technique appropriée. Cela pourrait influencer durablement la relation client et conduire à une anonymisation croissante de la société de révision aux yeux du client. Le client pourrait alors changer plus rapidement d’organe de révision, le lien personnel avec la direction du mandat étant fortement réduit, voire inexistant.
Naturellement, la révision restreinte sous forme numérique offre également, en plus des risques mentionnés ci-dessus, de nombreuses opportunités, principalement en matière d’efficacité, car la communication avec le client est considérablement simplifiée et les documents nécessaires sont regroupés en un lieu central. Dans ce contexte, la révision comptable bénéficie d’une meilleure centralisation des données et d’une coordination plus fluide des échanges.
L’équipe de révision peut en outre mieux piloter l’avancement des travaux du client et ne réaliser la révision qu’une fois tous les questionnaires remplis et les documents demandés disponibles. Le lieu de travail devient également plus flexible, car une équipe de révision ne doit pas nécessairement être présente chez le client ou peut réduire fortement le nombre de jours sur place. Cela réduit le temps de déplacement pour l’équipe de révision et les frais qui en résultent pour le client, lesquels sont facturés séparément des honoraires de révision.
Le client peut également utiliser les questionnaires comme liste de contrôle de clôture et gagner un temps considérable grâce au transfert automatisé des réponses à l’exercice suivant.
Une révision comptable digitalisée permet ainsi d’améliorer la coordination entre les différentes parties prenantes tout en renforçant la qualité du suivi documentaire.
Recommandations de produits
Checklist pratique : réussir la digitalisation d’une révision restreinte
→ Choisir une plateforme sécurisée et stable
→ Définir des questionnaires standardisés conformes aux normes applicables
→ Mettre en place une gestion documentaire avec versioning
→ Garantir l’archivage conforme aux prescriptions légales
→ Former les collaborateurs et les clients à l’utilisation de l’outil
→ Définir des responsabilités claires pour la validation des réponses
→ Maintenir des échanges personnels réguliers avec le client
→ Tester les workflows avant déploiement complet
→ Prévoir des contrôles de cohérence automatisés
→ Évaluer périodiquement les gains d’efficacité obtenus
Note sur l’intelligence artificielle
La digitalisation du processus de révision a connu des avancées considérables ces dernières années. Les plateformes numériques permettent de simplifier l’interaction entre le client et l’équipe de révision, de traiter les questionnaires de manière structurée et de mettre les documents à disposition de manière centralisée, sans recourir aux échanges d’e-mails traditionnellement utilisés.
Jusqu’à présent toutefois, le potentiel de l’intelligence artificielle pour non seulement soutenir ces processus numériques, mais également les faire évoluer qualitativement vers un nouveau niveau, reste largement inexploité.
Les systèmes basés sur l’IA sont capables de contrôler automatiquement les données et questionnaires collectés dans le cadre de la révision restreinte en termes de cohérence, d’exhaustivité et de plausibilité du contenu. Étant donné que les questions sont structurées de manière logique et programmées de sorte que des réponses divergentes déclenchent immédiatement des questions complémentaires, une analyse assistée par IA peut être mise en œuvre afin d’examiner les combinaisons de réponses, d’identifier des schémas, de prioriser les zones de risque et d’attirer l’attention de l’équipe de révision sur d’éventuelles faiblesses.
L’intégration de l’IA dans la révision comptable permet également d’anticiper certaines anomalies et d’orienter plus efficacement les contrôles de révision.
Enfin, la révision comptable assistée par des outils numériques et des technologies d’intelligence artificielle constitue un levier stratégique pour renforcer l’efficacité des sociétés de révision et la qualité des prestations fournies aux clients.
FAQ – Révision comptable et digitalisation
La digitalisation remplace-t-elle le jugement professionnel ?
Non. Elle structure et facilite les processus, mais l’analyse et la responsabilité restent humaines.
Quels sont les principaux risques ?
Problèmes techniques, mauvaise interprétation des questionnaires et affaiblissement du lien client.
La documentation numérique est-elle juridiquement valable ?
Oui, à condition de respecter les prescriptions légales en matière d’archivage et de traçabilité.
Quel est l’apport concret de l’intelligence artificielle ?
Détection de schémas, priorisation des risques et contrôle automatisé de cohérence.
La digitalisation réduit-elle les coûts ?
Elle peut réduire les frais administratifs et de déplacement tout en améliorant l’efficacité globale.
