Reporting: Digitalisation orientée pratique dans les PME
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Étape 1 : Analyser la situation initiale et définir les objectifs
Avant d’entamer la digitalisation du reporting dans les PME, il est recommandé d’examiner d’abord l’état actuel des processus existants. Pour ce faire, les questions suivantes doivent être clarifiées:
a. Quels rapports sont actuellement générés et à partir de quelles sources les données sont-elles extraites?
b. Quelles difficultés sont rencontrées (par exemple, délais de traitement élevés, processus manuels sujets aux erreurs)?
c. Quelles informations les dirigeants ont-ils besoin de consulter régulièrement pour prendre des décisions fondées?
Cette première étape vise à établir des objectifs clairs et mesurables pour le processus de digitalisation du reporting de gestion. Ces objectifs peuvent consister, entre autres, à réduire la charge manuelle liée à l’élaboration des rapports, accélérer leur production (mesurée en jours), ou améliorer la qualité des données (mesurée par la diminution du travail de correction).
Étape 2: Choisir la technologie appropriée
Le succès de la digitalisation du reporting repose en grande partie sur le choix des technologies et outils adaptés. Les points suivants méritent une attention particulière:
a. Logiciel
Une PME peut opter pour une solution de Business Intelligence (BI) qui lui correspond. Des options populaires incluent Power BI, Tableau ou Qlik. Une solution BI est une application ou un ensemble d’outils destinés à collecter, centraliser, analyser et convertir les données d’entreprise en informations utiles à la prise de décision.
Les outils BI offrent une interface conviviale, des visualisations puissantes et des intégrations souples. Ils incluent les modules suivants :
- Intégration des données: collecte depuis ERP, CRM, logiciels comptables, ou sources externes, centralisées dans un entrepôt de données (Data Warehouse) ou un Data Mart.
- Analyse des données: capacités avancées telles que OLAP ou data mining pour identifier tendances, modèles, prévisions.
- Visualisation et rapports: dashboards et rapports dynamiques, mis à jour en temps réel, souvent interactifs et explorables.
b. Cloud vs. On-Premise
En fonction des ressources IT disponibles et des exigences de sécurité, les PME choisissent entre solutions cloud (flexibles, accessibles partout, évolutives) et solutions on-premise (hébergées en interne, avec maîtrise totale des données).
c. Intégration
La solution choisie doit pouvoir s’intégrer facilement aux systèmes existants (comptabilité, ERP, CRM, SCM). Les outils BI doivent regrouper toutes les sources de données dans une base centralisée, garantissant un reporting homogène et fiable.
Étape 3: Identifier et centraliser les sources de données
La consolidation automatisée des sources de données est un facteur clé de réussite dans la digitalisation du reporting en PME. Elle permet de réduire les erreurs et de garantir la fraîcheur des données.
Sources typiques à intégrer:
- Financières: logiciel comptable pour générer automatiquement les rapports financiers.
- Commerciales & marketing: données clients et ventes issues du CRM pour enrichir les indicateurs clés.
- Opérationnelles: informations de production, logistique, pour une vue globale de la performance.
Étape 4: Mettre en œuvre des rapports automatisés et tableaux de bord
La mise en place d’un reporting automatisé repose sur l’utilisation judicieuse des fonctionnalités avancées des outils BI. Trois éléments clés:
- Rapports standards: conçus pour répondre régulièrement aux besoins d’information des décideurs ; générés automatiquement à fréquence fixe (par ex. mensuelle) et diffusés selon les droits d’accès.
- Dashboards en temps réel: visualisent en direct les indicateurs de performance (KPI), personnalisés selon les profils utilisateurs (direction, chefs de service, etc.).
- Alertes: signalent automatiquement les écarts critiques dès qu’un seuil est dépassé, permettant une réactivité accrue.
Recommandations de produits
Aperçu de solutions BI adaptées aux PME
| Fournisseur | Points forts |
|---|---|
| Microsoft Power BI | Intégration native à Microsoft 365, bon rapport coût-performance. |
| Tableau | Visualisations puissantes, très adapté à l’analyse visuelle. |
| Qlik Sense | Traitement associatif, navigation intuitive entre sources de données. |
| SAP Analytics Cloud | Parfaitement intégré à l’écosystème SAP, analyse avancée. |
| Looker | Optimisé pour Google Cloud, idéal si usage des services Google. |
| IBM Cognos Analytics | IA intégrée, configuration flexible. |
| MicroStrategy | Solutions mobiles poussées, fonctionnalités de découverte avancée. |
Les tarifs dépendent des besoins spécifiques, du nombre d’utilisateurs et des modules souhaités. Une analyse précise est indispensable avant de faire un choix.
Étape 5: Former et accompagner le changement
Instaurer un système de reporting digital nécessite un changement organisationnel. Il est essentiel d’impliquer les équipes, notamment les services financiers, dès le début du projet et de leur proposer des formations adaptées.
Ces formations doivent expliquer l’utilité des nouveaux outils, rassurer, et lever les éventuelles résistances en proposant un accompagnement sur mesure.
Des études confirment que former les collaborateurs sur les enjeux de la digitalisation favorise leur adhésion et diminue les oppositions.
Étape 6: Vérifier et ajuster régulièrement
La digitalisation ne s’arrête jamais. Les PME doivent périodiquement:
- contrôler l’efficacité du reporting automatisé;
- recueillir les retours des utilisateurs et ajuster les outils;
- suivre les innovations technologiques pour rester à jour.
Conclusion
La digitalisation du reporting de gestion permet aux PME d’améliorer leurs processus internes et de prendre de meilleures décisions. En adoptant une technologie adéquate, en automatisant les flux de données et en utilisant des tableaux de bord intuitifs, elles gagnent en efficacité et en compétitivité.
Une solution de Business Intelligence bien intégrée renforce les capacités décisionnelles grâce à des analyses en temps réel. Le reporting devient ainsi un véritable levier stratégique pour piloter les performances, anticiper les évolutions et structurer durablement la croissance des PME.
Références
Appelfeller, W., Feldmann, C. (2023). Stufenweise Transformation der Elemente des digitalen Unternehmens. In: Die digitale Transformation des Unternehmens. Springer Gabler, Berlin, Heidelberg.
Grinninger, J., Kaiser, P., Lieb, C. (2023). Status quo und Hürden der Digitalisierung im Supply Chain Management bei KMU. In: Schallmo, D.R.A., Lang, K., Werani, T., Krumay, B. (eds). Digitalisierung. Schwerpunkt Business Model Innovation. Springer Gabler, Wiesbaden.
Hecht, N., Scherrer, P. (2020). Nutzen und Stolpersteine bei der Einführung einer Business Intelligence-Lösung für KMU am Beispiel der Firma SIGA. In: Keimer, I., Egle, U. (eds). Die Digitalisierung der Controlling-Funktion. Springer Gabler, Wiesbaden.
Schallmo, D.R.A.; Lang, K.; Werani, T., Krumay, B. Digitalisierung – Fallstudien, Tools und Erkenntnisse für das digitale Zeitalter. Springer Gabler, Wiesbaden.
Stoffers, P., Karla, J. & Kaufmann, J. Digitalisierung von Management-Reporting-Prozessen – Ein technologieorientiertes Reifegradmodell zum Einsatz in KMU. HMD 59, 940–960 (2022).
