Home Office: Qui doit payer le matériel et les frais professionnels?

Qui est responsable du paiement du matériel et des frais liés au Home Office?

Introduction

En principe, le lieu de travail convenu contractuellement est celui où le travail doit être exécuté. L’employeur comme le travailleur ont le droit et l’obligation, respectivement, de recevoir et de fournir la prestation de travail au lieu convenu. Ce lieu peut être déplacé d’un commun accord, par exemple au domicile du travailleur pour exercer son activité en home office. Aujourd’hui, différents contrats de travail ou avenants prévoient déjà le domicile comme lieu de travail principal. Dans ce cas, les employeurs devraient toutefois vérifier au préalable si le déplacement du lieu de travail du collaborateur à son domicile ne crée pas un établissement stable. La loi ne confère cependant au collaborateur aucun droit à exercer son activité, même partiellement, en télétravail.

En revanche, la question se pose de savoir si le lieu de travail peut aussi être déplacé unilatéralement au domicile du collaborateur, sur instruction de l’employeur. Au moins pendant le confinement lié à la COVID-19, le télétravail imposé par l’employeur était admissible. Il se justifiait notamment par les directives de l’Office fédéral de la santé publique (OFSP) et par la mise en œuvre correcte des recommandations du Conseil fédéral. En dehors de telles situations exceptionnelles, ou de situations comparables, l’imposition unilatérale du télétravail ne devrait en principe pas être admissible, à moins que l’employeur ne se soit réservé ce droit dans le contrat.

Il est donc essentiel de distinguer le télétravail volontaire, exercé en tout ou en partie à la demande du collaborateur, du télétravail imposé. Cette distinction est particulièrement déterminante pour la prise en charge des coûts liés au télétravail.

Existe-t-il des exceptions à l’obligation de rembourser les frais?

Comme indiqué précédemment, le collaborateur dispose d’un droit impératif au remboursement, par l’employeur, de tous les frais nécessairement engagés pour l’exécution du travail. Cela suppose que ces frais soient effectivement nécessaires à l’activité professionnelle. Dans ce contexte, et en cas de télétravail exercé en tout ou en partie, il est déterminant de savoir dans l’intérêt de qui le travail à domicile est effectué.

Si le home office est pratiqué dans l’intérêt de l’employeur, celui-ci est en principe tenu de rembourser les frais. Le travail à domicile est généralement dans l’intérêt de l’employeur lorsque celui-ci ne met pas de poste de travail à disposition au lieu convenu contractuellement, ou lorsque le poste mis à disposition n’est pas adapté.

En revanche, l’obligation de rembourser les frais disparaît si le travail à domicile est effectué à la demande du collaborateur et que l’employeur continue à mettre à disposition un poste de travail entièrement équipé.

Ces règles s’appliquent même si le contrat prévoit également une activité en télétravail. Il est donc essentiel de préciser dans le contrat dans l’intérêt de qui le télétravail, exercé en tout ou en partie, est effectué. Cela vaut en particulier lorsque le collaborateur souhaite travailler à domicile, en tout ou en partie, alors que l’employeur met un poste de travail à sa disposition.

Quels frais sont nécessaires?

La question se pose de savoir quels frais l’employeur doit rembourser lorsque le télétravail est effectué dans son intérêt. Il est évident que tous les frais liés au domicile du collaborateur ne peuvent pas relever de cette disposition. Si le collaborateur n’a, par exemple, aucun appel téléphonique à passer, les frais de téléphone ne sont pas nécessaires. En revanche, le passage à une connexion Internet plus rapide pour garantir, par exemple, des appels vidéo professionnels sans interruption doit être considéré comme une dépense nécessaire. Selon un arrêt du Tribunal fédéral de 2019, l’employeur est toutefois tenu de participer proportionnellement, en fonction de l’utilisation, tant aux coûts des locaux, à savoir le loyer, l’électricité et le chauffage, qu’aux autres frais, par exemple ceux liés à Internet.

Le caractère nécessaire d’une dépense doit donc être examiné au cas par cas et ne peut pas faire l’objet d’une réponse générale. En règle générale, les différents frais nécessaires sont cependant difficiles à déterminer et à détailler. Il est donc recommandé de convenir d’un forfait pour les frais occasionnés par le home office. Cette solution est admissible si l’accord est conclu par écrit et si le forfait couvre tous les frais nécessaires.

FAQ: Home Office

L'employeur est-il obligé de rembourser l'abonnement Internet du collaborateur ?

Oui, mais seulement si le télétravail est dans l'intérêt de l'employeur ou imposé. Le remboursement doit être proportionnel à l'utilisation professionnelle. Un forfait global peut être convenu pour simplifier le décompte.

Que se passe-t-il si le collaborateur utilise son propre ordinateur personnel ?

Si l'employeur y consent, il doit verser une indemnité convenable couvrant les coûts engagés pour cet appareil. Cette règle ne s'applique pas si le télétravail est purement volontaire et qu'un poste complet est disponible au bureau.

Puis-je refuser de payer les frais de chauffage si je travaille chez moi ?

Vous pouvez refuser si le télétravail est à l'initiative exclusive du collaborateur et que l'employeur met un poste de travail adapté à sa disposition dans les locaux. Dans ce cas, les frais domestiques restent à la charge du salarié.

Combien de temps ai-je pour réclamer des frais non remboursés ?

Le délai de prescription est de cinq ans. Il commence généralement à courir à la fin du mois où les frais ont été engagés. Il est conseillé de conserver les justificatifs détaillés.

Un forfait fixe suffit-il à couvrir tous les risques légaux ?

Oui, à condition que le forfait soit raisonnable et couvre l'ensemble des frais nécessaires. Une convention écrite précisant ce forfait protège les deux parties contre les litiges ultérieurs sur le montant exact des dépenses.