SIRH: Un outil indispensable pour la gestion moderne du personnel

Les systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) sont aujourd'hui indispensables pour la gestion et l'administration du personnel. Ces solutions informatiques, désormais enrichies par l'intelligence artificielle et majoritairement basées sur le cloud, s'appuient sur des bases de données sophistiquées. Parmi les logiciels les plus répandus figurent SAP SuccessFactors et Abacus, bien qu'il existe de nombreuses autres solutions sur le marché suisse. En raison de la sensibilité des données personnelles stockées et du contexte croissant de cybermenaces, une attention particulière doit être portée à leur protection.

27/01/2025 De: Florian Müller, Thomas Wachter
SIRH

Avantages d'un système d'information sur les ressources humaines

Les atouts des SIRH sont multiples. Ces logiciels assurent au minimum la gestion des salaires et l'administration du personnel. Les versions plus évoluées offrent des fonctionnalités supplémentaires comme la planification des effectifs et le contrôle de gestion RH. Le choix des fonctionnalités à implémenter varie selon les besoins spécifiques de chaque organisation.

L'utilisation d'un SIRH améliore considérablement l'efficacité de la gestion des ressources humaines. Elle permet non seulement de gagner du temps mais aussi de réduire les erreurs. La qualité de la planification et de la prise de décision s'en trouve également améliorée. Les professionnels RH peuvent ainsi consacrer davantage de temps aux aspects stratégiques de leur fonction, les tâches répétitives étant automatisées.

Les managers bénéficient aussi de ces systèmes : le SIRH devient un élément central du système d'information de gestion. Il leur permet d'accéder rapidement aux données essentielles pour la planification et le pilotage des ressources humaines.

Cependant, la mise en place d'un SIRH représente un investissement conséquent. Dès que l'on souhaite aller au-delà des fonctionnalités de base d'un logiciel simple, cela nécessite une gestion de projet rigoureuse, mobilisant des ressources importantes sur une longue période et impliquant des investissements significatifs.

Fonctionnalités d'un système d'information RH (SIRH)

Le SIRH dans sa dimension salariale 

Au cœur des PME suisses, les solutions de base constituent avant tout un précieux allié pour le traitement des salaires. Elles permettent la gestion quotidienne des données collaborateurs, leur rattachement aux différents services de l'entreprise, et assurent la production des décomptes de salaire. Toutes ces informations sont soigneusement archivées mois après mois, tandis que le système génère automatiquement les documents réglementaires et dialogue harmonieusement avec la comptabilité. Bien que ces solutions soient accessibles pour quelques centaines de francs, elles nécessitent une actualisation annuelle pour intégrer les évolutions des taux et plafonds des assurances sociales suisses (AVS/AI/APG, AC, LAA, LPP, IJM) ainsi que les barèmes d'imposition à la source.

L'évolution vers une gestion RH intégrée 

L'évolution vers une gestion RH intégrée Les SIRH d'aujourd'hui ont considérablement évolué depuis leur origine de simple outil de paie. Enrichis par l'intelligence artificielle et les technologies cloud, ils embrassent désormais l'ensemble du spectre de la gestion moderne des ressources humaines, du présentiel au travail à distance.

La maîtrise des échéances 

Le système devient votre agenda RH personnalisé, vous alertant des anniversaires à célébrer, des jubilés à honorer, vous aidant à suivre les âges des collaborateurs, à anticiper les départs à la retraite et à planifier vos effectifs.

Le SIRH comme outil stratégique 

Dans un environnement où la prise de décision repose sur des informations fiables, le SIRH s'impose comme une pierre angulaire du pilotage d'entreprise. Grâce à l'intelligence artificielle et l'analytique prédictive, il offre désormais des capacités d'anticipation inédites : prédiction des risques de départ, identification automatique des talents, recommandations personnalisées de formation. Il met à disposition des cadres, à tout moment et sur tout appareil, les données de leurs collaborateurs ainsi que les outils de planification et de décision. Plus besoin de maintenir des fichiers parallèles : toutes les informations sont centralisées, actualisées et accessibles via des tableaux de bord intelligents.

Les indicateurs de pilotage RH incluent :

  • L'état des effectifs et leurs variations, avec le suivi des entrées/sorties et des taux de fluctuation
  • La structure détaillée du personnel par genre, âge, ancienneté, nationalité et niveau hiérarchique
  • L'analyse approfondie des frais de personnel
  • L'analyse prédictive des tendances RH
  • Les indicateurs de bien-être et d'engagement
  • Les métriques du travail hybride


La gestion du temps de travail au quotidien 

Le système intègre harmonieusement la gestion des horaires variables, incluant désormais le télétravail et les modes de travail hybrides. Au-delà du simple suivi des absences et de la planification des vacances, le SIRH moderne facilite la collaboration à distance, la réservation d'espaces de travail flexibles et le monitoring du bien-être des collaborateurs, le tout directement dans l'environnement SIRH ou via une application mobile dédiée.

L'optimisation du recrutement 

Le SIRH accompagne l'ensemble du processus de recrutement : de la création des descriptifs de poste et des profils d'exigence jusqu'à la sélection finale. Il gère les postes vacants, alimente les bourses d'emploi électroniques, et facilite le recrutement en ligne où les candidats saisissent directement leurs informations. Le système aide également à la décision en comparant automatiquement les profils des candidats avec les exigences du poste.

Le développement des talents 

Les systèmes modernes enrichissent la démarche de développement professionnel en facilitant les entretiens d'évaluation et la saisie des appréciations. Ils assurent le suivi complet des formations continues par collaborateur et soutiennent l'organisation des formations internes, de la préparation jusqu'au feedback. Pour les formations externes, ils gèrent l'ensemble du processus : des demandes initiales jusqu'au suivi financier, en passant par les validations nécessaires.

La digitalisation des processus RH 

Les SIRH modernes intègrent désormais un coffre-fort numérique sécurisé permettant de stocker et gérer l'ensemble des documents RH (contrats, bulletins de salaire, certificats). L'onboarding des nouveaux collaborateurs peut se faire entièrement en virtuel, avec signature électronique des documents et parcours d'intégration digitalisé. Des chatbots RH assurent un support de premier niveau aux collaborateurs 24/7, répondant aux questions courantes et guidant vers les bonnes ressources.

Un éventail de possibilités complémentaires 

Le SIRH moderne s'étend bien au-delà de ces fonctions de base. Il peut inclure :

  • Le benchmarking salarial
  • La gestion des déplacements professionnels
  • L'administration des badges d'accès et des places de parc
  • Le suivi des conventions d'objectifs
  • La gestion des compétences et des talents, incluant la planification des carrières et des successions
  • Les systèmes de feedback managérial
  • La conduite d'enquêtes de satisfaction
  • Le monitoring des absences
  • L'accompagnement du développement organisationnel
  • Le déploiement du Balanced Scorecard
  • La gestion des connaissances via des systèmes experts
  • Le suivi des relations avec les anciens collaborateurs

La mise en place d'un nouveau SIRH : un parcours stratégique

Le processus de sélection d'un nouveau système d'information ressources humaines représente un défi complexe. Face à la multitude de solutions disponibles sur le marché, l'enjeu est de déterminer celle qui répondra le mieux aux besoins spécifiques de l'organisation.

Cette démarche débute par l'élaboration minutieuse d'un cahier des charges. Ce document fondamental nécessite une expertise pluridisciplinaire, combinant des compétences en informatique, en gestion des ressources humaines, et en protection et sécurité des données. Généralement, seules les grandes structures disposent en interne des experts capables de mener à bien cette mission. Pour les autres, il est judicieux de s'appuyer sur l'accompagnement d'un consultant spécialisé, qui guidera l'entreprise dans la rédaction du cahier des charges, l'analyse des solutions et la sélection des prestataires.

L'intégration du nouveau système dans l'infrastructure informatique existante constitue un enjeu majeur. Les grands groupes privilégient aujourd'hui les solutions ERP (Enterprise Resource Planning), des logiciels qui centralisent et pilotent l'ensemble des processus de l'entreprise : comptabilité financière, traitement des offres et des commandes, pilotage de la production, gestion des adresses, et bien d'autres fonctionnalités essentielles. Même pour les PME, l'interconnexion avec le système comptable reste primordiale.

Le cahier des charges doit aborder quatre aspects essentiels : l'analyse de l'existant (solutions actuelles, lacunes, sous-systèmes, équipements disponibles), la définition des objectifs (stratégiques, techniques, économiques, organisationnels, fonctionnels et juridiques, notamment en matière de protection des données), les critères de sélection du prestataire, et les modalités de réponse attendues.

La phase de personnalisation succède au choix de la solution. Il s'agit d'adapter le système aux spécificités de l'entreprise, tant au niveau de l'architecture des données que des processus métiers et des droits d'accès utilisateurs. Pour des raisons de cohérence comptable et sociale, le déploiement s'effectue généralement en début d'année. Une période d'au minimum douze mois est nécessaire entre la décision finale et la mise en production effective.

L'implémentation d'un nouveau SIRH implique souvent une refonte des processus RH existants pour optimiser l'efficacité opérationnelle. Par exemple, certains rapports d'évaluation autrefois personnalisés peuvent être remplacés par des formats standardisés disponibles directement dans le système. Ces changements organisationnels génèrent naturellement des résistances, tant sur le plan structurel que socio-culturel, qui s'estompent progressivement avec le temps et l'accompagnement approprié.

La protection des données et cybersécurité: des enjeux majeurs

La dimension juridique et sécuritaire constitue un pilier fondamental dès la conception du cahier des charges pour un nouveau SIRH. Au-delà du respect du droit du travail, la protection des données et la cybersécurité sont devenues des priorités absolues. Dans ce contexte, les responsables de projet doivent conduire une analyse approfondie portant sur plusieurs aspects cruciaux.

En premier lieu, il convient de valider la légitimité de l'utilisation des données personnelles au regard des objectifs visés et de la nouvelle loi suisse sur la protection des données (nLPD). Ensuite, une évaluation précise des informations réellement nécessaires au fonctionnement du système permet d'optimiser et d'assainir les bases de données.

Face aux cybermenaces croissantes, la gestion des accès requiert une attention particulière. L'authentification multifactorielle est désormais la norme, combinant différents niveaux de sécurité (mot de passe, validation mobile, données biométriques) pour prévenir toute consultation non autorisée. Des systèmes de détection et de prévention des intrusions protègent contre les ransomwares et autres malwares, tandis qu'un monitoring constant des accès permet de repérer toute activité suspecte. Le système doit également intégrer des processus efficaces pour traiter les demandes d'accès et de suppression des données.

Aujourd'hui, le système d'information du personnel est majoritairement hébergé dans le cloud. Bien que cette solution offre généralement un niveau de sécurité élevé, elle implique une délégation partielle du contrôle au prestataire de services. Cette configuration nécessite des protocoles de cybersécurité renforcés, des audits réguliers des accès et des permissions, particulièrement cruciaux pour protéger les données stockées dans le coffre-fort numérique et garantir la confidentialité des échanges lors du travail à distance.

Du point de vue de la protection des données, cette évolution constitue fondamentalement un traitement sur mandat. La réglementation impose donc à l'entreprise utilisatrice de la solution cloud, en tant que responsable du traitement, de formaliser sa relation avec le prestataire par un Contrat de Traitement des Données (CTD). Ce document contractuel vise à garantir un niveau optimal de sécurité des données chez le prestataire. Il encadre notamment les aspects essentiels de la relation : le droit d'instruction, les obligations générales de confidentialité, les dispositifs de sécurité à mettre en œuvre, les procédures de notification des incidents et les modalités d'audit. Un point crucial à retenir : même si l'exploitation technique de la solution cloud est externalisée, l'entreprise utilisatrice conserve l'entière responsabilité en cas de manquement aux obligations de protection des données.

SIRH : points clés à retenir

Le SIRH moderne s'affirme comme un pilier essentiel de la fonction RH en Suisse. Son évolution, de simple outil administratif vers une plateforme intelligente et intégrée, reflète la transformation numérique des organisations. Plusieurs éléments critiques se dégagent :

  • L'automatisation des tâches administratives libère les équipes RH pour des missions à plus forte valeur ajoutée, transformant ainsi le rôle des professionnels RH.
  • La richesse fonctionnelle des SIRH actuels, enrichie par l'intelligence artificielle et le cloud, permet une gestion RH globale, du recrutement au développement des talents, en passant par la gestion du travail hybride.
  • La protection des données et la cybersécurité sont devenues des impératifs incontournables, nécessitant une approche structurée et des investissements dédiés.
  • Le déploiement d'un SIRH, bien que complexe, représente un investissement stratégique crucial pour la compétitivité et l'efficacité opérationnelle des organisations.

Dans un environnement professionnel en constante évolution, le SIRH s'impose comme un levier de performance indispensable, permettant aux entreprises suisses de relever les défis RH actuels et futurs avec agilité et efficacité.

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