Élaborer un certificat de travail: Questions et réponses fréquentes

Élaborer un certificat de travail: Questions formelles

Qui signe le certificat de travail?

Situation de départ: Notre ancien directeur général, qui était également délégué du conseil d'administration, a exigé que le certificat de travail soit signé par le président du conseil d'administration, sans quoi il n'aura d'autre choix que d'intenter une action en justice. Nous ne céderons pas au chantage. Nous sommes dans notre droit, n'est-ce pas ?

Réponse: Les salariés ont droit à un certificat de travail signé par une personne hiérarchiquement supérieure et habilitée à signer. Une signature par une personne de même rang ou même subordonnée constituerait une atteinte à la personnalité du salarié (art. 328 CO). Le directeur général exige donc à juste titre que son certificat soit signé par le président du conseil d'administration.

Quand un certificat doit-il être rédigé dans une langue étrangère?

Situation de départ: Une frontalière française exige que nous rédigions son certificat de travail en français. Sommes-nous vraiment obligés de le faire ?

Réponse: L'employeur doit rédiger le certificat de travail dans la langue usuelle du lieu où se trouve l'entreprise. Dans les régions bilingues, le certificat doit être rédigé de manière à ne pas nuire à l'avenir professionnel du travailleur. A Bienne ou à Fribourg, un salarié pourrait tout à fait exiger que son certificat soit rédigé en français et en allemand. Il en va autrement pour les étrangers, les frontaliers ainsi que les salariés qui cherchent un emploi dans une autre région linguistique. Dans ce cas, il incombe clairement au salarié de prendre en charge les frais de traduction. Élaborer un certificat de travail dans la langue adéquate est donc une étape déterminante, à aborder avec rigueur.

Un certificat de travail complet déjà après trois mois ?

Situation de départ: Nous avons délivré une attestation de travail à une collaboratrice étrangère qui n'a travaillé chez nous que pendant trois mois. Elle réclame maintenant un certificat de travail. Nous ne délivrons toutefois pas ce type de document pour des missions aussi courtes. Comment devons-nous réagir ?

Réponse: Les employeurs ont l'obligation légale de délivrer à tout moment un certificat de travail à la demande du travailleur (art. 330a al. 1 CO). Il appartient toutefois à l'employeur d'examiner en détail les éventuelles difficultés liées à une qualification approfondie et de les mentionner dans le certificat. Dans la grande majorité des cas, un employeur peut toutefois se prononcer clairement après quelques jours ou quelques semaines et ainsi assumer sa responsabilité et son obligation légale (qualifier les performances et le comportement) puis délivrer un certificat. Même dans un emploi de courte durée, élaborer un certificat de travail ne saurait être refusé sans enfreindre les obligations légales.

Remarque : Le salarié peut toutefois exiger que le certificat se limite à des informations sur la durée et la nature de son travail.

L’établissement d’un mauvais certificat est-il interdit?

Situation de départ: Un collègue m'a dit qu'il était interdit de rédiger de mauvais certificats de travail, car cela serait contraire à la loi. Est-ce vrai?

Réponse:  A l'heure actuelle, une multitude d'affirmations indéfendables et erronées circulent au sujet des certificats de travail. La loi n'interdit nulle part de faire des commentaires négatifs dans les certificats. Un certificat doit être véridique et formulé avec bienveillance : la bienveillance est clairement subordonnée au principe de vérité. Ces deux exigences peuvent être conciliées en faisant preuve d'un certain tact, qui est parfois d'un précieux secours lorsqu'il s'agit de élaborer un certificat de travail pouvant s’avérer problématique.

Une prestation insuffisante doit-elle être tue?

Situation de départ: Nous avons été contraints de licencier un collaborateur en raison de ses performances insuffisantes. Comme je ne veux pas lui nuire, j'ai écrit à propos de ses performances: «Monsieur H. a toujours travaillé conformément à ses capacités. Il nous quitte d'un commun accord.» Ai-je trouvé la solution miracle avec cette formulation ?

Réponse: Pas du tout ! De telles considérations remontent à une époque où l'on tentait d'avertir les employeurs au moyen d’un langage voilé dans les certificats. Celui qui écrit qu'un employé a travaillé «conformément à ses capacités» juge ses performances insuffisantes. Le lecteur ne peut pas savoir si les prestations de la personne concernée ont donné satisfaction ni dans quelle mesure. En utilisant ce type de formulation, l'employeur enfreint donc clairement l'obligation légale prévue à l'art. 330a CO de délivrer un certificat se prononçant sur les prestations effectives du salarié. Il est en l’occurrence faux et mensonger d'affirmer que la séparation s'est faite d'un commun accord. Lorsqu'une personne est licenciée, cela doit être mentionné dans le certificat de travail. Cependant, dans ce cas également, il est nécessaire de trouver une formulation qui place cette affirmation dans un contexte plutôt positif et la rende ainsi bienveillante.

Remarque : Les éléments négatifs ne peuvent être mentionnés dans le certificat que s'ils ont eu un impact significatif sur la relation de travail. Toutefois, les faits importants ne peuvent être simplement résumés en une phrase. Une telle approche ouvrirait la voie à toutes sortes de spéculations.

Codes

A-t-on droit à la mention «à notre plus entière satisfaction» ?

Situation de départ: Nous avons attesté, dans le certificat de travail d'un collaborateur, qu'il «a toujours fourni de très bonnes prestations». Il exige désormais que nous attestions qu’elles ont été fournies «à notre plus entière satisfaction». A-t-il droit à cette formulation?

Réponse: Non! Dans un jugement rendu le 27 mars 1992, le Tribunal des prud'hommes de Zurich a rejeté une telle demande. D'un point de vue purement linguistique, l'expression «plus entière satisfaction» doit être rejetée : «entière» ne peut être intensifié. C'est pourquoi il est nettement plus judicieux de simplement attester les très bonnes performances d'un très bon collaborateur. Il s'agit d'exprimer de manière linguistiquement vraie et précise ce que l'on pense. Les certificats ne peuvent et ne doivent pas être rédigés à base de formules toutes faites et d'allusions. Une «satisfaction plus entière» est un code particulièrement voyant dont nul n'a désormais besoin. On ne lave pas plus blanc que blanc. Une chose est entière ou elle ne l’est pas.

L’absence d’un «label de qualité» indique-t-elle dès lors un certificat codé?

Situation de départ: Voici ce que j’ai récemment lu dans un certificat de travail : «Ce certificat n'est pas codé. Les déclarations sont à prendre au sens littéral.» Les certificats ne mentionnant rien de tel sont-ils alors tous codés?

Réponse: Non, bien évidemment. Les codes sont de toute façon interdits, qu'une telle mention soit écrite ou non, ce qui rend cette formulation inutile. Les certificats de travail doivent être rédigés de manière claire et conforme à la vérité. Les nombreux utilisateurs, convaincus du bien-fondé de certificats de travail transparents, ont réalisé que les intérêts des titulaires de ces certificats coïncidaient avec ceux des nouveaux employeurs potentiels. Les travailleurs veulent obtenir un poste correspondant à leurs compétences sur le marché du travail, tandis que les employeurs souhaitent éviter d'apprendre des faits désagréables après coup. Les travailleurs qui ont appris à accepter leurs faiblesses (encore existantes) se montrent plus ouverts lors des entretiens d'embauche que ceux ayant quelque chose à cacher.

De potentiels problèmes de santé doivent-ils figurer dans le certificat?

Situation de départ: Une collaboratrice démissionne en invoquant des problèmes de santé (douleurs articulaires) liés à son poste de travail, dépourvu de fenêtres et situé au sous-sol. Malgré ses plaintes, elle n'a toutefois jamais été absente. Le certificat de travail contient désormais la mention suivante : «Madame ... quitte son poste de son plein gré pour des raisons de santé ». La collaboratrice demande a posteriori un nouveau certificat dans lequel la mention «pour des raisons de santé» est supprimée. Doit-on satisfaire à cette demande?

Réponse: Conformément à l'article 330a du Code suisse des obligations (CO), le certificat de travail doit mentionner la nature et la durée de l'emploi, ainsi que les performances réalisées et le comportement affiché. Les considérations relatives à la santé d'un salarié qui conduisent à son licenciement sont de nature purement personnelle et ne doivent donc pas figurer dans le certificat. Sa demande de suppression doit par conséquent être acceptée. Il en irait autrement si la collaboratrice avait été licenciée en raison d'une maladie réelle et de longue durée ayant eu une véritable incidence sur la relation de travail.