Etablir un certificat de travail: Astuces pratiques
Fabia Struss
Fabia Struss, MLaw, a terminé ses études de droit à l'Université de Zurich en mars 2020. Ensuite elle passé un auditorat juridique chez un tribunal de district et effectue actuellement und stage d’avocat chez «Küng & Vögeli Rechtsanwälte».
Dr. Nicole Vögeli Galli, avocate spécialisée en droit du travail
Après plusieurs années d’activités au Tribunal des prud'hommes de Zurich et dans le service juridique d'une banque, l'auteure travaille depuis 2000 en tant qu’avocate. En 2002, elle a rejoint Engel & Küng Rechtsanwälte en tant que partenaire. En 2007, elle a achevé avec succès une formation d’avocate spécialisée en droit du travail. Elle collabore depuis 2007 avec WEKA Business Media comme conférencière sur des thèmes touchant au droit du travail.
Aides de travail appropriées
Un droit reconnu aux employés
En cas de démission, de reprise de l’entreprise, de changements à l’interne ou autre, il est conseillé d’établir un certificat de travail. Il arrive souvent que l’employé pense pouvoir s’en passer parce qu’il a déjà trouvé un autre poste. Mais s’il perd sa nouvelle place de travail ou – chose qui de nos jours arrive tôt ou tard – la quitte, il aura également besoin de ses certificats de travail antérieurs. Pour l’employeur, établir une telle attestation des années plus tard est une opération ardue, qui demande bien plus de temps que de le faire sur le moment. Selon la jurisprudence du tribunal fédéral (BGE 147 III 78 E. 6.2-6.9), l’employé dispose en effet de dix ans à partir de la fin du rapport de travail pour exiger de son employeur qu’il lui fournisse un certificat.
Lorsque l’employeur décide de lui-même d’établir un certificat de travail, il s’agit en général d’un certificat complet, qui aborde tant les prestations de l’employé que son comportement. C’est à ce type de certificat que nous nous référons dans les paragraphes qui suivent.
Un document ayant valeur juridique
Le certificat de travail est un document ayant valeur juridique, qui établit ce que l’employeur sait sur les prestations et la conduite d’un employé précis. Délivrer un certificat comportant des appréciations inexactes ou non fondées peut avoir des conséquences pénales. De plus, l’employeur s’expose à des peines civiles (pour résiliation abusive,
atteinte à la personnalité, etc.) si le contenu du certificat n’est pas similaire à ce qui apparaît dans d’autres documents établis par ses soins.
Etablir un certificat de travail, une obligation pour l’employeur
C’est l’employeur qui est tenu d’établir un certificat de travail et de le délivrer. L’employé, quant à lui, ne peut exiger que cette tâche soit confiée à la personne de son choix parmi le personnel de l’entreprise. Il peut par contre s’opposer à ce qu’une personne ne pouvant évaluer son travail soit chargée de la rédaction de son certificat. Cela s’explique en particulier par le fait que les potentiels futurs employeurs s’adresseront avant tout aux personnes qui ont signé le certificat pour avoir des informations supplémentaires sur l’employé. Si ces personnes ne connaissent pas ce dernier, elles ne pourront pas fournir de renseignements corrects.
Le certificat doit porter la signature d’au moins une personne pouvant représenter légalement l’entreprise. La signature d’un employé ne disposant pas du droit de signature ne suffit que s’il a été mandaté à l’interne pour le faire.
En cas de location de services (entreprises de travail temporaire par exemple), l’employeur légal est l’entité qui met à disposition le personnel. Il ne connaît certes ni les prestations ni la conduite de l’employé, mais l’entreprise cliente doit lui fournir toutes les indications utiles.
C’est la condition d’employeur légal qui prévaut ici. Afin que cette différence entre l’employeur « légal » et l’employeur « réel » - qui connaît les prestations de l’employé – ne porte pas préjudice à ce dernier, elle doit être mentionnée dans le certificat de travail.
En cas de reprise de l’entreprise, l’élément décisif est de savoir si l’employé a refusé ou non la reconduction du rapport de travail. S’il l’a fait, le contrat de travail conclu avec l’ancien propriétaire reste valable, et l’employé ne pourra exiger de certificat de salaire que de son ancien employeur. Si, au contraire, le rapport de travail a été reconduit, l’employé pourra, pour la période allant jusqu’à la reprise de l’entreprise, exiger un certificat de travail tant de son ancien que de son nouvel employeur ; pour la période suivant la reprise, seul ce dernier sera habilité à lui fournir un certificat.
Qui peut exiger un certificat de travail ?
Toutes les personnes engagées ont droit à un certificat de travail, indépendamment de la durée du rapport de travail, et du pourcentage occupé (temps partiel, engagement en tant qu’intérimaire, etc.).
Notons qu’en cas d’engagement de très courte durée, le certificat ne peut être que plutôt bref.
Forme et langue du certificat de travail
Le certificat de travail s’établit
- par écrit,
- sur papier en-tête de l’entreprise,
- dans un langage approprié,
- dans un graphisme soigné.
Cela signifie concrètement : éliminer toute erreur de frappe, mentionner toujours de la même manière les dates (s’en tenir à la forme «1er janvier 2017» si c’est celle que l’on a choisie) et le nom de l’employé (écrire toujours «Monsieur Untel» par exemple), utiliser du papier A4 de bonne qualité, écrire le texte à l'ordinateur, bien structurer le certificat et délivrer le document non plié.
Dans quelle langue établir un certificat de travail ? Cela dépend du lieu où l’employé a travaillé (dans quelle région linguistique de la Suisse, ou dans quel Etat étranger) ainsi que du lieu où il compte utiliser le certificat. Un collaborateur de vente qui a été actif aussi bien en Suisse alémanique qu’en Suisse romande a le droit d’exiger un certificat dans la langue de son choix (français ou allemand). Cela vaut aussi pour les personnes qui ont exercé une activité professionnelle internationale. Dans ce cas, l’employeur doit en général rédiger le certificat en français et en anglais. Ce qui déterminera le choix de la langue est la région linguistique ou le secteur dans lequel l’employé compte postuler. Les frais de traduction sont à la charge de l’employeur, à moins qu’il ne soit pas probable que l’employé veuille faire valoir le certificat dans une langue étrangère (exemple : un menuisier désirant s’exiler devra faire traduire son certificat à ses frais).
Le certificat devrait en règle générale s’étendre sur 0,75 à 2 pages. Cela dépend du rapport de travail en question (durée, tâches, mutations internes, etc.).
