L’établissement d’un certificat de travail: Les devoirs de l’employeur
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EN BREF
L'établissement d'un certificat de travail constitue une obligation formelle pour l'employeur, bien que la délivrance spontanée ne soit pas systématiquement requise par la loi. Ce document, qui peut être exigé jusqu'à dix ans après la fin du contrat, doit être rédigé avec soin pour éviter tout risque juridique, qu'il s'agisse de conséquences pénales pour fausse déclaration ou de litiges civils pour atteinte à la personnalité. La qualité du certificat repose sur l'équilibre entre la véracité des faits et le tact dans la formulation, en particulier lors de l'évaluation des performances.
À retenir:
- Tout employé a droit à un certificat de travail, indépendamment de la durée ou du type de contrat.
- Le certificat doit être établi sur papier à en-tête, daté de la délivrance et signé par une personne habilitée.
- La langue du certificat dépend de la région d'exercice et du lieu de la future recherche d'emploi de l'employé.
- Une rédaction incorrecte peut entraîner des sanctions pénales ou civiles pour l'employeur.
- L'employeur doit anticiper la demande pour éviter la perte de mémoire des détails après plusieurs années.
Michael Oberdorfer
Michael Oberdorfer est avocat et médiateur. Chez Personal & Recht Sarl, il conseille les collectivités publiques en droit du personnel et les PME en droit du travail et travaille en tant que médiateur, conseiller en conflits et Ombudsman externe chez KühneOberdorfer Médiations.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Quelles sont les obligations légales et les bonnes pratiques pour l'établissement d'un certificat de travail en Suisse ?
Principes liés à l’établissement d’un certificat de travail
Droit à un certificat de travail
Selon les bases légales, l'employeur n'est pas tenu de délivrer spontanément un certificat de travail à ses salariés. Toutefois, l’établissement d’un certificat de travail est recommandé en cas de départ, de reprise d'entreprise, de mutation interne ou autre. Les salariés sont souvent d'avis qu'ils n'ont pas besoin de certificat de travail puisqu'ils ont déjà trouvé un nouvel emploi. S'ils perdent leur nouvel emploi ou le quittent, ce qui peut arriver tôt ou tard, ils auront alors à nouveau besoin de leurs anciens certificats de travail pour rechercher un nouvel emploi. Pour l'employeur, il est difficile et fastidieux de devoir procéder à l’établissement d’un certificat de travail après plusieurs années – sachant que les salariés peuvent en exiger un jusqu'à dix ans après la fin de leur contrat de travail.
Si l'employeur délivre un certificat de sa propre initiative, il s'agira généralement d'un certificat qualifié (certificat complet), évaluant performances et comportement. Si les explications qui suivent se réfèrent au certificat complet, elles s'appliquent en principe à toutes les formes de certificats.
Le certificat de travail est un titre
Tout certificat de travail est un document officiel attestant des connaissances de l'employeur concernant les performances et le comportement d'un travailleur donné. La rédaction incorrecte de certificats de travail peut donc entraîner des conséquences pénales. Des conséquences civiles (licenciement abusif, atteinte à la personnalité, etc.) sont également à craindre si le contenu du certificat ne corrobore pas d'autres informations relatives à la relation de travail. L’établissement d’un certificat de travail doit donc être effectué avec le plus grand soin.
La personne qui doit délivrer le certificat
C'est l'employeur qui est tenu de fournir le certificat. Le salarié n'a pas le droit d'exiger qu'il soit établi par une personne déterminée travaillant pour l'employeur. Le salarié peut toutefois s'opposer à ce que le certificat soit délivré par une personne qui n'est pas en mesure de l'évaluer. Cela se justifie dans la mesure où les nouveaux employeurs potentiels demandent principalement des références aux signataires du certificat de travail, en accord avec le salarié. Si ceux-ci ne connaissent pas le salarié en question, ils ne sont donc pas aptes à servir de références.
Le certificat de travail doit être signé de manière juridiquement valable. La signature d'une personne non habilitée à signer n'est valable que si elle a été mandatée à l'interne pour délivrer le certificat.
En cas de location de services, le bailleur de services est l'employeur. Il n'est, en règle générale, pas au courant des performances et du comportement du travailleur et l'entreprise locataire de services doit lui fournir les informations nécessaires. C'est la qualité d'employeur juridique qui prévaut ici. Afin que la divergence entre la qualité d'employeur et les connaissances effectives sur le travailleur ne porte pas préjudice à ce dernier, il convient de mentionner le contrat de location de services.
En cas de reprise d'entreprise, le fait que le salarié ait refusé ou non le transfert de son contrat de travail est déterminant. Si tel est le cas, le contrat de travail avec l'ancien propriétaire reste en vigueur et il ne peut demander un certificat de travail qu'à ce dernier. En revanche, si le contrat de travail est transféré au nouveau propriétaire, le salarié peut demander un certificat de travail aux deux parties pour la période allant jusqu'à la reprise de l'entreprise et uniquement au nouveau propriétaire pour la période suivante.
L’ayant droit au certificat
Tous les employés ont droit à un certificat de travail. Cela vaut indépendamment de la durée ou de l'étendue (temps partiel, emplois temporaires, etc.) de leur contrat de travail. Toutefois, si la durée de l'emploi a été très courte, le certificat de travail sera plutôt succinct.
Recommandations de séminaires
Exigences formelles
Forme et volume
Dans la pratique, les normes suivantes ont été développées :
- Le certificat doit être clairement identifié comme étant un certificat de travail.
- La raison sociale ou le nom complet de l'employeur doit figurer sur le document.
- Les données personnelles du salarié doivent être indiquées dans leur intégralité (nom, prénoms, titres universitaires, date de naissance, lieu d'origine et adresse).
- Le certificat doit porter la date réelle de délivrance, exception faite lorsqu'un certificat de travail doit être obtenu par voie judiciaire. Dans ce cas, le nouveau certificat de travail doit porter la date de départ.
- être établi par écrit
- sur papier à en-tête de l’employeur
- être grammaticalement correct
- et d’apparance soignée
Cela signifie : pas de fautes de frappe, orthographe uniforme des données (exemple : mois toujours écrit en toutes lettres = 1er janvier 2025) et du nom de l'employé (exemple : après l'introduction, toujours M. Muster), utilisation d'un papier A4 de bonne qualité, présentation claire, impression propre et envoi du document non plié.
Son volume dépend de la relation de travail à évaluer (durée, tâches, changements internes, etc.) ; il devrait généralement être compris entre 0,75 et 2 pages.
Langue, rédaction et tact de mise
La langue dans laquelle est rédigé le certificat de travail dépend des régions ou des cantons dans lesquels le salarié a exercé son activité et du lieu où le certificat sera produit. Si, par exemple, un certificat de travail doit être délivré à une vendeuse qui a travaillé à la fois en Suisse alémanique et en Suisse romande, celle-ci a droit à un certificat rédigé en allemand et en français. Il en va de même pour les salariés ayant exercé leur activité à l'international. Dans ce cas, l'employeur doit généralement rédiger le certificat de travail en français et en anglais. Le facteur décisif sera la région linguistique dans laquelle le travailleur cherche à trouver un emploi ou l’emploi que le salarié postule. Les frais de traduction sont à la charge de l'employeur. Sont exclus les cas dans lesquels il n'est pas prévisible qu'un salarié ait besoin d'un certificat de travail rédigé dans une langue étrangère (exemple : un menuisier souhaite émigrer).
Checklist pratique
- Identifier clairement le document comme un certificat de travail.
- Vérifier l'exactitude des données personnelles complètes (nom, prénoms, date de naissance, lieu d'origine, adresse).
- Confirmer que les dates de début et de fin de contrat sont correctes.
- S'assurer que le certificat est rédigé dans la langue appropriée (ex. : français et allemand pour un bilingue).
- Vérifier l'absence de fautes d'orthographe et de grammaire, ainsi que l'uniformité des données.
- Utiliser du papier de bonne qualité et une mise en page soignée sur format A4.
- Signer le document avec une signature juridiquement valable ou une délégation de pouvoir interne.
- Évaluer les performances et le comportement avec tact, en équilibrant les aspects positifs et négatifs.
- Mentionner spécifiquement le contrat de location de services si l'employeur est un bailleur de services.
- Adapter le volume du texte (0,75 à 2 pages) à la durée et à la complexité de la relation de travail.
Formuler des affirmations négatives avec tact – Technique du «panachage»
Il n'est pas utile de dénigrer un collaborateur dans un certificat de travail et de dénoncer de manière unilatérale ses comportements négatifs. Il est donc recommandé de mentionner les qualifications positives au moins autant que les qualifications négatives. Un certain tact est utile à cet effet et il s'agit parfois d'arrondir les angles.
Dans un premier temps, les expériences positives doivent être abordées de manière aussi concrète que possible. Les points négatifs les plus pertinents sont ensuite mentionnés, là encore de manière claire et sans ambiguïté mais en formulant la chose de manière prudente, c’est-à-dire avec tact. Certains termes explétifs, adverbes ou locutions adverbiales sont souvent utilisés dans ce cadre, tels que «pas encore, pas toujours, pas tout à fait, parfois, occasionnellement, peut-être et dans l'ensemble». On enchaîne ensuite sur un point plus positif ou l'on trouve une issue au problème.
Exemple pratique :
Monsieur Ulrich s’est illustré de par son engagement. En effet, même en cas d’imprévus, nous avons pu compter à tout instant sur sa précieuse collaboration et avions la certitude qu’il mettait tout en œuvre pour atteindre les objectifs. Ses relations avec les clients étaient honnêtes et directes, ce qui était la plupart du temps apprécié des clients mais qui a quelquefois occasionné certaines réclamations. Nous aurions apprécié qu’il sache davantage distinguer les situations dans lesquelles un langage direct est souhaitable et celles nécessitant plus de retenue. A quelques exceptions près, l’environnement professionnel de notre entreprise requière plutôt l’emploi de mots bien choisis et une certaine réserve. Néanmoins, nous sommes convaincus que Monsieur Ulrich obtiendra d’excellents résultats dans un environnement privilégiant une communication directe et où les clients pourront se fier en tout temps à son franc-parler. Ceci se ressent d’autant plus qu’il met à chaque fois tout en œuvre pour respecter un accord passé. Nous retiendrons de Monsieur Ulrich le profond engagement dont il faisait preuve dans son travail et au sujet duquel un grand nombre de clients s’exprimaient très positivement.
FAQ: L’établissement d’un certificat de travail
Un employé peut-il exiger un certificat de travail après plusieurs années ?
Oui, un employé peut exiger un certificat de travail jusqu'à dix ans après la fin de son contrat de travail. Il est donc recommandé aux employeurs de rédiger le certificat dès le départ pour éviter des difficultés de mémoire et de documentation.
Qui est responsable de la rédaction du certificat en cas de location de services ?
C'est le bailleur de services qui reste l'employeur juridique et donc responsable de la délivrance du certificat. Cependant, l'entreprise locataire de services doit fournir les informations nécessaires sur les performances et le comportement du travailleur.
Comment formuler des aspects négatifs dans un certificat sans nuire à l'employé ?
Il est recommandé d'utiliser la technique du « panachage » : présenter d'abord les points positifs de manière concrète, puis mentionner les aspects négatifs avec tact en utilisant des modulateurs comme « parfois » ou « occasionnellement », avant de conclure sur une note positive ou une perspective d'amélioration.
Quelle langue doit être utilisée pour un certificat de travail ?
La langue dépend de la région linguistique où l'employé a exercé son activité et de l'endroit où le certificat sera présenté. Si l'employé a travaillé en Suisse alémanique et romande, il a droit à un certificat bilingue. Les frais de traduction sont à la charge de l'employeur.
Un certificat de travail doit-il toujours être qualifié ?
Non, mais si l'employeur délivre un certificat de sa propre initiative, il s'agit généralement d'un certificat qualifié (complet) évaluant performances et comportement. Si l'employé le demande, un certificat simple peut suffire, mais le certificat complet est la norme pour faciliter la recherche d'emploi.
