13/06/2016

La redaction d'un certificat de travail: Conseils pour une rédaction en toute simplicité et juridiquement conforme

L’employé peut demander à tout moment à son employeur un certificat qui se prononce sur le type et la durée de la relation de travail ainsi que sur sa performance et son comportement. Cet outil de travail vous montre pas à pas comment rédiger un certificat de travail juridiquement conforme.

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La redaction d'un certificat de travail

La redaction d'un certificat de travail

Etape 1 : informer les collaborateurs

Après la résiliation du contrat de travail, vous pouvez expliquer à l’employé(e) comment se déroule l’établissement du certificat et que ce dernier sera remis à la date du dernier jour de travail. Il est déconseillé de laisser la personne quittant l’entreprise rédiger une ébauche. Cela crée des discussions inutiles sur l’évaluation de la performance et du comportement.

Etape 2 : regroupement des documents nécessaires

Regroupez ensuite tous les documents nécessaires, tels que les certificats intermédiaires, contrats de travail, descriptions du poste, organigrammes et diagrammes des fonctions, correspondance relative aux promotions, évaluations de l’employé(e), avertissements.

Etape 3 : obtention des informations relatives au certificat

Obtenez auprès du supérieur hiérarchique les informations relatives au certificat si celui-ci ne le rédige pas lui-même.

Etape 4 : rédaction de l’ébauche du certificat

Dans la pratique, les normes suivantes ont été développées :

Le certificat de travail doit être rédigé dans la langue usuelle dans le secteur, sur le lieu de travail, dans le quotidien professionnel. Dans les entreprises internationales, il s’agit généralement de l‘anglais. Une rédaction supplémentaire dans une autre langue n’est pas une obligation, mais au mieux une complaisance de la part de l’employeur.

  •  En tant qu’employeur, l’entreprise est indiquée avec l’adresse correspondant à celle fournie sur le contrat de travail actuellement en vigueur.
  • Le document doit être clairement désigné comme un certificat de travail, même si cela n’est pas prescrit légalement.
  • Pour les certificats finaux, le document est appelé « Certificat de travail », autrement « Certificat intermédiaire » ou « Confirmation de travail ».
  • L’identité de l’employé(e) doit être intégralement mentionnée : nom de famille, prénom, titre académique, date de naissance, lieu d’origine (pour les employés étrangers : pays d’origine) et adresse (généralement indiquée dans l’en-tête).
  • Les principales fonctions de la carrière dans l’entreprise doivent être décrites de manière suffisamment précise. Cela inclut la désignation, la position hiérarchique, les tâches correspondantes, la responsabilité ainsi que, en cas de délégation de longue durée dans des filiales ou des succursales étrangères, la désignation et le lieu de travail. Il convient par ailleurs de désigner en tant que tels les contrats de formation, les stages et interventions similaires.
  • Dans le cas des employés à temps partiel, la durée du temps de travail doit être indiquée. La description des tâches doit être fournie brièvement et se limiter à l‘essentiel. Les termes choisis doivent être compréhensibles également pour les personnes extérieures (ainsi, ne pas écrire « Projet ABC », mais « Projet de développement de logiciel de la dernière génération de commandes »).
  • Evaluation de la performance et du comportement : voir à ce propos « Exigences pour le certificat de travail » . Pour les formulations négatives, utilisez la «technique des ponts».
  • La longueur du certificat dépend de la durée d’emploi et de la position professionnelle de l’employé(e). Des certificats trop courts sont évalués négativement. La taille maximale est d’environ 1 page et demie.

Etape 5 : envoi de l’ébauche de certificat

Vous faites parvenir l’ébauche du certificat au supérieur hiérarchique afin que celui-ci puisse procéder à des ajustements. En cas de grandes différences concernant les informations, nous recommandons de les discuter ensemble.

Etape 6 : relecture

Vous envoyez le certificat à une personne de confiance en vue de la relecture. Le certificat doit être parfait au niveau de la grammaire et de l’aspect. L’employé(e) n’a pas à accepter les erreurs, corrections et insertions.

Etape 7 : discussion du certificat de travail

Vous discutez le certificat de travail pas encore signé avec l’employé(e). Cette étape n’est pas toujours facile. Elle implique d’allier leadership et capacité à faire des compromis. Il est tout à fait possible de tenir compte des demandes qui n’influencent pas le ton général du certificat. Mais l’idée essentielle de l’évaluation de l’employeur n’est pas négociable. De même, les demandes d’omission de remarques incommodes doivent être rejetées si cela devait entraîner une modification de l’évaluation ou poser problème à l’intégralité du certificat. Le certificat final n’est pas le résultat d’une négociation. La responsabilité relève clairement de l’employeur.

Etape 8 : établissement du certificat de travail original

Premier établissement de deux originaux, datation du certificat, signatures et remise à l’employé(e). 

  •  Le certificat est remis à la date du dernier jour de travail. Si l’employé(e) demande à recevoir le certificat de travail pendant le délai de préavis, celui-ci doit être établi en tant que certificat intermédiaire (pratiquement identique) avec l’indication que la relation de travail arrive à sa fin. Il est recommandé de ne pas remettre le certificat final avant l’heure. Les employés se comportent alors parfois différemment pendant le délai de préavis.
  • Le certificat doit porter la date d’établissement réelle. Une exception n’est possible que si le certificat de travail est obtenu dans le cadre d’une procédure légale et qu’il est alors antidaté à la fin de la relation de travail.
  • Les signataires doivent être autorisés à signer.

 Etape 9 : classement

Classement du 2ème original dans le dossier personnel.

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