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La rédaction d'un certificat de travail: Conseils pour une rédaction en toute simplicité et juridiquement conforme

L’employé peut demander à tout moment à son employeur un certificat qui se prononce sur le type et la durée de la relation de travail ainsi que sur sa performance et son comportement. Cet outil de travail vous montre pas à pas comment rédiger un certificat de travail juridiquement conforme.

09/02/2022 De: Équipe de rédaction de WEKA
La redaction d'un certificat de travail

Etape 1 : informer les collaborateurs

Après la résiliation du contrat de travail, vous pouvez expliquer à l’employé(e) comment se déroule l’établissement du certificat et que ce dernier sera remis à la date du dernier jour de travail. Il est déconseillé de laisser la personne quittant l’entreprise rédiger une ébauche. Cela crée des discussions inutiles sur l’évaluation de la performance et du comportement.

Etape 2 : regroupement des documents nécessaires

Regroupez ensuite tous les documents nécessaires, tels que les certificats intermédiaires, contrats de travail, descriptions du poste, organigrammes et diagrammes des fonctions, correspondance relative aux promotions, évaluations de l’employé(e), avertissements.

Etape 3 : obtention des informations relatives au certificat

Obtenez auprès du supérieur hiérarchique les informations relatives au certificat si celui-ci ne le rédige pas lui-même.

Etape 4 : rédaction de l’ébauche du certificat

Dans la pratique, les normes suivantes ont été développées à ce sujet, ce dont il faut tenir compte lors de la rédaction d'un certificat de travail:

  • Le certificat de travail doit être rédigé dans la langue usuelle dans le secteur, sur le lieu de travail, dans le quotidien professionnel. Dans les entreprises internationales, il s’agit généralement de l‘anglais. Une rédaction supplémentaire dans une autre langue n’est pas une obligation, mais au mieux une complaisance de la part de l’employeur.
  •  En tant qu’employeur, l’entreprise est indiquée avec l’adresse correspondant à celle fournie sur le contrat de travail actuellement en vigueur.
  • Le document doit être clairement désigné comme un certificat de travail, même si cela n’est pas prescrit légalement.
  • Pour les certificats finaux, le document est appelé « Certificat de travail », autrement « Certificat intermédiaire » ou « Confirmation de travail ».
  • L’identité de l’employé(e) doit être intégralement mentionnée : nom de famille, prénom, titre académique, date de naissance, lieu d’origine (pour les employés étrangers : pays d’origine) et adresse (généralement indiquée dans l’en-tête).
  • Les principales fonctions de la carrière dans l’entreprise doivent être décrites de manière suffisamment précise. Cela inclut la désignation, la position hiérarchique, les tâches correspondantes, la responsabilité ainsi que, en cas de délégation de longue durée dans des filiales ou des succursales étrangères, la désignation et le lieu de travail. Il convient par ailleurs de désigner en tant que tels les contrats de formation, les stages et interventions similaires.
  • Dans le cas des employés à temps partiel, la durée du temps de travail doit être indiquée. La description des tâches doit être fournie brièvement et se limiter à l‘essentiel. Les termes choisis doivent être compréhensibles également pour les personnes extérieures (ainsi, ne pas écrire « Projet ABC », mais « Projet de développement de logiciel de la dernière génération de commandes »).
  • Evaluation de la performance et du comportement : voir à ce propos « Exigences pour le certificat de travail » . Pour les formulations négatives, utilisez la «technique des ponts».
  • La longueur du certificat dépend de la durée d’emploi et de la position professionnelle de l’employé(e). Des certificats trop courts sont évalués négativement. La taille maximale est d’environ 1 page et demie.

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