Fiche de salaire: Exemples et contrôle de la fiche de salaire
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
EN BREF
La fiche de salaire est un document obligatoire remis à chaque paiement du salaire. Elle détaille les composantes du salaire brut, les déductions sociales et le salaire net versé. Sa conformité repose sur des règles précises liées aux assurances sociales, aux bases salariales et aux situations particulières (temps partiel, retraite, activité irrégulière).
À retenir :
→ La fiche de salaire doit être remise à chaque versement de salaire
→ Les déductions légales (AVS, AC, LPP, LAA) sont obligatoires
→ Chaque assurance sociale utilise une base salariale spécifique
→ Les cas particuliers (petits salaires, retraités, indépendants) modifient les règles
→ Les allocations familiales ne sont pas soumises aux cotisations sociales
Règles de calcul lors de l’établissement d’une fiche de salaire
Le cas le plus fréquent consiste à calculer le salaire horaire à partir du salaire mensuel, par exemple lorsque vous souhaitez verser des heures supplémentaires ou des heures de travail supplémentaires. Vous trouverez différents outils de calcul sous le terme « salaire horaire ».
Il convient également d’indiquer correctement la part de vacances sur la fiche de salaire des travailleurs rémunérés à l’heure ou de verser les jours de vacances restants à la fin des rapports de travail.
Conseil pratique : les vacances ne peuvent être indemnisées en espèces qu’à la fin des rapports de travail. Dans tous les autres cas, elles doivent être prises en temps.
Le paiement des vacances pour les travailleurs rémunérés à l’heure est soumis à des restrictions strictes : cette indemnisation n’est autorisée que lorsque les rapports de travail sont très irréguliers ou de courte durée. Dans ce cas, la part de vacances doit être indiquée de manière précise, tant dans le contrat que sur la fiche de salaire, en francs suisses et en pourcentage. Vous trouverez également ces informations sous « Contrat de travail – salaire horaire ». Les bases de calcul figurent sous « Vacances et jours fériés ».
Les indemnités pour jours fériés sont facultatives pour les employés rémunérés à l’heure, à l’exception du 1er août qui doit être payé lorsqu’il tombe sur un jour de travail. Le caractère facultatif signifie également que l’employeur peut fixer librement un pourcentage de 2 %, 3 % ou 4 %. Nous recommandons de verser entre 3,0 % et 3,5 % pour neuf jours fériés.
Déductions des assurances sociales et charges salariales
L’employeur doit effectuer les déductions salariales prévues par la loi. En outre, certaines déductions peuvent être prévues par le contrat individuel de travail, un contrat-type de travail ou une convention collective de travail (par ex. assurance perte de gain, prévoyance surobligatoire, etc.).
Base salariale utilisée
À l’exception de l’AI et des APG, chaque assurance sociale utilise une base salariale qui diffère de celle de l’AVS.
Base salariale AVS
En principe, tout revenu est soumis à l’AVS et doit donc être déclaré à la caisse de compensation AVS. Les déductions AVS correspondantes doivent être effectuées sur le salaire du travailleur puis versées ultérieurement à la caisse de compensation.
Il existe toutefois certaines exceptions. Ainsi, les honoraires de personnes exerçant une activité indépendante, les frais professionnels remboursés, les allocations familiales ainsi que, pour les salariés, les indemnités journalières versées par une assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie ou par l’assurance-accidents ne doivent pas être déclarés comme salaire AVS. (Pour les personnes sans activité lucrative, certaines conditions différentes s’appliquent ; elles ne sont pas traitées ici. Voir à ce sujet les mémentos correspondants sur le site de l’AVS/AI.)
Base salariale AI et APG
Pour l’AI et les APG, les mêmes règles que pour l’AVS s’appliquent.
Base salariale AC
L’assurance-chômage (AC) reprend la base salariale AVS. La principale différence par rapport à l’AVS est qu’il faut tenir compte du plafond de cotisation AC et qu’aucune cotisation n’est due après l’atteinte de l’âge AVS.
Base salariale LAA
Pour l’assurance-accidents obligatoire, la base salariale AVS est également déterminante dans la plupart des cas. Les principales différences concernent le salaire maximal assuré ainsi que l’obligation d’assurance complète pour tous les travailleurs, y compris avant l’âge de 18 ans et après l’âge ordinaire de la retraite. Les cotisations ne sont pas réparties par moitié entre employeur et travailleur comme dans l’AVS (AANP à la charge du travailleur, AAP à la charge de l’employeur).
Salaires LPP
Les institutions de prévoyance appliquent leur propre système. En matière de prévoyance professionnelle, ce sont les salaires futurs, c’est-à-dire ceux de l’année à venir (par ex. début 2026 pour l’année 2026), qui servent de base au calcul des prestations futures (déclaration anticipée du salaire).
Bien que les salaires AVS doivent en principe également servir de base de calcul pour cette branche de la prévoyance, les règlements des institutions de prévoyance peuvent prévoir des dispositions divergentes.
Ainsi, les gratifications ou autres participations au résultat dont le montant n’est pas connu à l’avance peuvent, lorsqu’elles sont irrégulières (un versement annuel unique n’est pas considéré comme irrégulier), être exclues des prestations LPP. Les lacunes de couverture qui en résultent doivent être assurées individuellement par les assurés ou les travailleurs eux-mêmes.
Bases de calcul lors de l’établissement d’une fiche de salaire
L’employeur effectue sur le salaire :
- les déductions prévues par la loi. Celles-ci comprennent notamment les cotisations AVS, l’assurance-accidents non professionnels ou encore la prévoyance professionnelle ;
- les déductions prévues par le contrat individuel de travail, le contrat-type de travail ou la convention collective de travail. Il peut s’agir par exemple d’une assurance collective d’indemnités journalières en cas de maladie, d’une prévoyance surobligatoire, etc.
Conseil pratique : vous trouverez également ces explications dans le mémento n° 2.01, disponible en téléchargement sur le site www.ahv-iv.ch.
Pour quelles personnes faut-il effectuer quelles déductions ?
Les contributions suivantes vous aideront à déterminer les déductions applicables :
- Obligation de cotiser à l’AVS
- Cotisation AVS
- Cotisation AC
- Cotisation LPP
- Assurance-accidents
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