Payroll Compliance: La gestion des salaires et des décomptes de fin d’année
Oksan Lopez-Cocel
Au bénéfice des brevets fédéraux de spécialiste en assurances sociales et en gestion du personnel et du certificat de formatrice en entreprise, Oksan travaille actuellement dans le domaine du Payroll et des assurances sociales. Elle intervient régulièrement dans les domaines touchant aux salaires et assurances sociales, ses deux domaines de prédilection et mets à votre disposition ses connaissances issues du terrain.
Aides de travail appropriées
Conformité en matière de gestion des salaires (Payroll Compliance)
Naviguer à travers la complexité des exigences légales en matière de salaires représente un véritable défi, qui demande une expertise spécifique. Cet article met en lumière certains aspects essentiels à prendre en considération en matière de Payroll Compliance.
Il est impératif de vérifier l’ensemble des données saisies. Il convient notamment de s’assurer que les types de salaires sont correctement paramétrés : par exemple, les allocations familiales et de formation doivent être déclarées comme « imposables » sur le plan fiscal, mais « non soumises » pour les assurances sociales.
Les divergences ne se limitent pas aux obligations fiscales et sociales : certains types de salaires sont également traités différemment selon les régimes d’assurance sociale applicable. Ainsi, les allocations pour perte de gain (APG), versées en cas de service ou de maternité, sont soumises aux cotisations AVS, mais pas à la LAA. Cela signifie que, dans le calcul du salaire, le montant des APG ne doit pas être prise en compte pour le calcul des primes d’assurance accidents.
Entrée du personnel
Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, il est essentiel, pour assurer une gestion salariale conforme, que ses données de base soient enregistrées de manière complète, correcte et continue. Selon la taille de la société, différents outils peuvent être utilisés, allant de logiciels spécialisés à une fiche de renseignements remise à l’employé dès son arrivée.
Le service des salaires utilise ces données pour établir les déclarations officielles. Si l’employé a des enfants ou subvient aux besoins de personnes à charge, une affiliation à la caisse d’allocations familiales compétente doit généralement être effectuée.
En cas d’imposition à la source, si l’entreprise transmet les données par voie électronique via ELM (Swissdec), la déclaration est considérée comme effectuée lors de la première transmission électronique. Dans le cas contraire, une déclaration doit être faite auprès de l’administration fiscale concernée dans un délai de huit jours.
Par ailleurs, le responsable de la paie doit maîtriser les contrats et polices d’assurance en lien avec la prévoyance professionnelle (LPP), l’assurance accidents (LAA) et l’assurance perte de gain maladie. Ce n’est qu’avec ces connaissances qu’il pourra procéder correctement aux diverses annonces nécessaires.
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Modifications en cours d’emploi
Pour garantir l’exactitude des déclarations aux autorités et aux assureurs durant la relation de travail, les données doivent être régulièrement mises à jour (payroll compliance). Les employés doivent donc être informés de l’importance de signaler sans délai tout changement, tel qu’un déménagement, une modification de l’état civil ou la naissance d’un enfant.
Un signalement tardif entraîne souvent des corrections administratives lourdes, et, dans certains cas, des retards dans les versements d’indemnités d’assurance par exemple, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires pour l’entreprise.
Il est donc indispensable de mettre en place des processus efficaces de payroll compliancepour la mise à jour des données. Cela peut passer par exemple par des rappels automatisés (email ou Intranet). Mais bien souvent c’est par l’échange informel – par exemple lors d’une pause-café –que les changements de situations sont détectés, faute de suivi efficace à ce niveau.
Déclarations de fin d’année
Les déclarations annuelles doivent être traitées avec la plus grande rigueur. Concernant les annonces des salaires à la caisse AVS, le délai est toujours au 30 janvier de l’année qui suit la période concernée. Pour les autres assurances, le délai est souvent au 31janvier mais l’assureur peut fixer un autre délai. Il faut donc se fier à la date officiellement communiquée par l’assureur. Les logiciels de salaires certifiés Swissdec facilitent la transmission des données à plusieurs destinataires. Si l’employeur ne suit pas la norme suisse de salaire (ELM), il doit remplir manuellement les formulaires de l’assureur.
Les décomptes finaux des cotisations (patronales et salariales) sont établis sur la base de ces déclarations. Avant de les transmettre, il est essentiel de vérifier que:
- Toutes les rémunérations, allocations et avantages ont bien été saisis dans la comptabilité des salaires;
- Toutes les cotisations aux assurances ont été comptabilisées;
- Les frais professionnels et bonifications ont été correctement intégrés;
- Les informations concernant les employés sont correctes, etc.
Il est fondamental que tous les éléments de salaire soient enregistrés avec précision et que les cotisations soient calculées en fonction des composantes pertinentes. Concernant les frais professionnels, les règlements de frais agréés ou les normes définies au chiffre 52 de la directive sur le certificat de salaire doivent être respectés. Tout dépassement des plafonds autorisés sera potentiellement considéré comme un revenu imposable par les autorités.
Une attention particulière doit également être portée aux employés dont la famille réside à l’étranger : le respect des conventions internationales en matière de fiscalité et de sécurité sociale est impératif. Même de légers changements de situation peuvent avoir des impacts majeurs sur l’assujettissement social. Ces employés doivent donc fournir régulièrement des justificatifs, comme un calendrier de déplacements, pour permettre un suivi adéquat.
Enfin, lors de l’ouverture du système de paie en début d’année, tous les changements doivent être correctement intégrés. La législation évoluant régulièrement, il est crucial d’appliquer les nouveaux taux de cotisation et seuils salariaux en vigueur.
Départ d’un salarié
Lors du départ d’un collaborateur, plusieurs démarches sont nécessaires pour assurer la conformité du traitement salarial. Les heures supplémentaires, les soldes de vacances ou d’heures doivent être inclus dans le décompte final.
Pour les salariés soumis à l’impôt à la source, il faut veiller à ce que le prélèvement soit calculé correctement. L’employeur, en tant que débiteur de la prestation imposable, est responsable de la bonne exécution de cette retenue. Si une erreur est détectée après le départ du salarié — en particulier s’il a quitté la Suisse — l’employeur pourrait devoir assumer la charge fiscale manquante.
Conclusion
Le respect des règles de Payroll Compliance en matière de gestion salariale est essentiel. Il est donc dans l’intérêt de l’entreprise de s’assurer que les responsables des salaires mettent à jour régulièrement leurs connaissances. Une paie conforme n’est pas seulement une obligation légale: c’est aussi une garantie de sécurité et de crédibilité pour l’employeur.
