Frais dans le certificat de salaire: Les variantes de déclaration

Frais dans le certificat de salaire – procédures de déclaration

Les remboursements de frais doivent être déclarés sur le certificat de salaire. L'employeur a le choix entre trois procédés:

1. Respecter les taux maximaux (p. ex. déjeuners et dîners: dépenses effectives jusqu'à CHF 35.– max. ou forfait de CHF 30.– max.; frais de voiture: CHF 0,70/km max.; faux frais: forfait de CHF 20.–/jour max.). Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'en déclarer le montant, il suffit de cocher la case 13.1.1.
2. Règlement des frais approuvé par les autorités fiscales cantonales: des écarts par rapport aux taux maximaux sont alors possibles en raison de situations spécifiques à l'entreprise (p. ex. frais de voiture, frais de repas). Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de déclarer le montant des frais effectifs sur le certificat de salaire, il suffit de cocher la case 13.1.1. Les frais forfaitaires doivent dans tous les cas être indiqués sous forme de montants.
3. Déclarer les frais effectifs de tous les collaborateurs sur le certificat de salaire. Cela n'est recommandé que dans les petites entreprises comptant peu d'employés.

Indication sur les frais forfaitaires

D'il est possible, dans le cadre d'un règlement de frais, de convenir d'une indemnité forfaitaire pour les cadres supérieurs (direction) afin de couvrir les petites dépenses. Cela permet par exemple de rembourser les frais suivants, dans la mesure où ils ne dépassent pas un montant maximal:

• Invitations (à déjeuner) ou à domicile, cadeaux offerts lors d'invitations, pourboires, etc.;
• Frais accessoires sans quittance, en faveur ou en compagnie de clients;
• Petites dépenses en cas d’entretiens, d'en-cas;
• Invitations et cadeaux aux collaborateurs;
• Frais postaux et de téléphone;
• Frais de parking, de tram, de bus, de taxi;
• Déplacements professionnels avec véhicule privé dans un rayon local (30 km).

Les frais forfaitaires doivent être portés dans la déclaration de salaire dans tous les cas, donc également lors de la présence d’un règlement de frais approuvé.

Le modèle de règlement des remboursements des frais reprend par exemple les indicateurs suivants pour calculer les frais de repas:

• en cas de décompte de frais effectifs: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 35.–, repas du soir CHF 40.–
• en cas d’indemnité forfaitaire: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 30.–, repas du soir CHF 35.–

Les entreprises sont bien sûr autorisées à verser des indemnités forfaitaires en l'absence d'un règlement de frais ou selon un règlement des frais non approuvé et à les indiquer dans le certificat de salaire. L'administration fiscale peut alors exiger les justificatifs de frais effectifs et imputer la différence entre les dépenses justifiées et les indemnités forfaitaires comme revenu. Le risque est toutefois particulièrement élevé lorsque les montants concernés sont importants.

Remarque pratique: Il est recommandé de fixer les frais forfaitaires en fonction de la situation réelle et non uniquement en fonction de la position hiérarchique occupée dans l'entreprise. Alors qu'une collaboratrice du service extérieur perçoit à juste titre des frais forfaitaires plus élevés, un collègue du service interne ou du service des achats n'a pas de dépenses correspondantes. Cela vaut également au niveau de la direction. Un directeur marketing aura probablement des dépenses plus élevées qu'une directrice financière. Il est donc vivement recommandé de se baser sur un règlement des frais approuvé par l'administration fiscale.