Frais: Éléments de salaire ou dépenses professionnelles?
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
Dispositions fiscales relatives aux frais
Les remboursements de frais sont exonérés d’impôt dès lors qu’ils constituent le remboursement de dépenses strictement liées à l’activité professionnelle. Deux distinctions essentielles doivent être respectées :
- Les indemnités couvrant des dépenses survenant en dehors de l’activité professionnelle proprement dite (p. ex. trajets domicile-travail, repas au lieu de domicile ou sur le lieu de travail habituel) ne sont pas considérées comme des frais professionnels au sens fiscal. Elles relèvent des frais professionnels généraux, partiellement déductibles dans la déclaration d’impôt.
- Des frais surévalués, souvent versés sous forme de frais forfaitaires abusifs («frais fictifs»), excèdent les montants réellement justifiables. Il est donc impératif de distinguer, fiscalement, entre frais remboursables et rémunération salariale.
Déclaration des frais dans le certificat de salaire
Selon les directives officielles, les employeurs disposent de trois modalités pour déclarer les frais :
1. Frais contre justificatifs / respect des plafonds
Il s’agit du remboursement effectif de frais sur présentation de pièces justificatives ou au moyen de forfaits ponctuels. Sont notamment concernés :
- Frais d’hébergement avec justificatif
- Repas de midi ou du soir remboursés jusqu’à CHF 35.–, ou forfait ponctuel jusqu’à CHF 30.–
- Invitations de clients avec justificatif original
- Déplacements en transports publics (train, avion, etc.) avec justificatif
- Indemnité kilométrique pour l’usage professionnel du véhicule privé (max. 70 cts/km)
- Petits frais justifiés ou forfait ponctuel journalier (max. CHF 20.–)
Si ces conditions sont remplies, il suffit de cocher le champ 13.1.1 du certificat de salaire. Aucun montant ne doit alors être indiqué.
2. Règlement de frais approuvé
Les employeurs souhaitant s’écarter des règles standards peuvent demander l’approbation de leur règlement de frais auprès de l’autorité fiscale cantonale. Il est conseillé de se baser sur le modèle de règlement établi par la Conférence suisse des impôts. L’approbation couvre aussi bien les remboursements effectifs que les frais forfaitaires.
3. Déclaration chiffrée des frais
Si les règles précitées ne sont pas respectées, tous les frais (déplacement, repas, hébergement), qu’ils soient effectifs ou forfaitaires, doivent être détaillés dans le certificat de salaire. Cela inclut également les frais remboursés sur justificatifs.
Frais forfaitaires
Les frais forfaitaires couvrant une période déterminée (par exemple frais de représentation mensuels ou forfait voiture) doivent toujours être déclarés. Les forfaits ponctuels seuls peuvent en être exclus.
Conseil : L’approbation d’un règlement de frais permet de simplifier la gestion administrative, notamment pour les petits frais. Les forfaits doivent toutefois correspondre approximativement aux frais réellement encourus.
Les frais forfaitaires sont généralement versés aux cadres ou collaborateurs itinérants pour couvrir :
- Petits frais (jusqu’à CHF 50.– par cas)
- Frais de représentation (ex. : réceptions à domicile)
Les bénéficiaires ne peuvent plus demander le remboursement effectif de ces petits frais.
Exemples typiques de frais de représentation couverts
Selon le règlement-type, les frais suivants sont considérés comme inclus dans les frais forfaitaires de représentation :
- Invitations simples au restaurant ou à domicile
- Cadeaux d’affaires (fleurs, alcools)
- Collations hors repas complets en déplacement
- Pourboires
- Appels professionnels depuis un téléphone privé
- Invitations et cadeaux pour collaborateurs
- Dons à des associations, institutions, etc.
- Dépenses accessoires sans justificatif pour clients
- Petites dépenses en réunions/séances
- Transports publics, taxi
- Parking
- Déplacements professionnels locaux en voiture privée (rayon 30 km)
- Frais postaux et télécommunications
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Frais forfaitaires pour l’utilisation du véhicule et les repas
Outre les frais de représentation, des frais forfaitaires peuvent aussi être versés pour l’usage professionnel du véhicule privé. Cela est accepté si l’utilisation est fréquente (plusieurs milliers de km/an). Des indemnités pour repas ou petits frais peuvent également être versées de manière forfaitaire.
La pratique des autorités fiscales en matière d’approbation reste restrictive. Néanmoins, des particularités propres à l’entreprise peuvent être prises en compte.
Frais forfaitaires sans règlement approuvé
Les entreprises peuvent verser des frais forfaitaires même sans règlement formel ou avec un règlement non validé, et les déclarer dans le certificat de salaire. Toutefois, l’administration fiscale peut alors demander les justificatifs effectifs, et requalifier les montants non prouvés en revenu imposable. Le risque est élevé pour des montants importants.
Les frais forfaitaires doivent refléter les besoins réels, et non simplement la hiérarchie. Par exemple, une commerciale itinérante aura des frais plus élevés qu’un collaborateur administratif. Même à niveau de direction, les besoins varient : un directeur marketing génère typiquement plus de frais qu’une responsable finances. Il est donc recommandé de se baser ici sur un règlement des frais approuvé.
Indemnités pour trajet domicile-travail et repas
Les indemnités pour les trajets domicile-travail ne peuvent pas être déclarées par simple coche au champ F («Transport gratuit entre domicile et lieu de travail»), car les montants déductibles sont limités (fédéral et parfois cantonal). Les indemnités pour trajets et repas doivent être intégrées au salaire, dans les champs 2.3 ou 1 du certificat de salaire.
Exception : si un·e collaborateur·trice du service externe utilise son véhicule privé pour aller directement de son domicile chez le client (sans passer par les bureaux), et se voit rembourser 70 cts/km, une coche au champ F suffit.
