Frais professionels: Définition pratique et principes du remboursement
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
En bref
Il faut rembourser les frais engagés par les employés qui sont nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Cela concerne les dépenses qui sont requises dans le cas de l’activité contractuelle.
Les frais de déplacement doivent être remboursés dans la mesure où le transport est nécessaire et qu’il ne relève pas d’un déplacement au lieu de travail.
Les frais de repas et de logement doivent également être remboursés par l’employeur lorsque le collaborateur ou la collaboratrice doit prendre ses repas à l’extérieur.
L’employeur peut mettre à disposition des vêtements de travail spéciaux ou alors il les rembourse.
De même, les autres frais indispensables doivent être remboursés par lui.
Bases légales
Code des obligations
- Instruments de travail, matériaux et frais
- Frais en général
- Frais, véhicule à moteur
- Frais, échéance
Droit au remboursement des frais professionels
L’employé a droit au remboursement de ses frais professionnels pour autant qu’ils s’avèrent nécessaires dans le cadre de son activité contractuelle. Sont ainsi sous-entendues les dépenses qui sont nécessaires lorsque l’employé s’acquitte de ses obligations de manière correcte et scrupuleuse. En font par exemple partie:
- les billets de transport (bus, de train et avion), respectivement les indemnités kilométriques pour les voyages d’affaires
- les notes de téléphone
- les frais postaux
- les frais d'hébergement et repas lors de déplacements professionnels,
- les frais de dédouanement et de visa
- etc.
Si les frais doivent être intégralement remboursés (c’est-à-dire les frais d’hébergement sans déduction des autres frais journaliers), des forfaits cohérents devraient toutefois être fi xés. En cas de séjours prolongés à l’étranger, les frais relatifs aux journées non travaillées ou lorsque la personne est malade doivent également être pris en charge.
Transport vers le lieu de travail
Les frais de déplacement domicile-travail ne constituent pas des frais professionnels et restent à la charge de l’employé.
En revanche, lorsque le travail s’effectue sur un autre site que le lieu de travail contractuel, ces frais sont remboursables (par ex. monteurs, personnel de chantier, représentants commerciaux).
En cas de transfert du lieu de travail, l’employeur doit rembourser les frais supplémentaires de déplacement et de repas, conformément à une décision du Tribunal fédéral.
Appareils et matériaux
L’employeur fournit les outils et matériaux nécessaires. Si l’employé utilise, avec l’accord de l’employeur, ses propres équipements, une indemnisation compensatoire doit lui être versée.
Recommandations de séminaires
Télétravail
Si le télétravail est exigé par l’employeur, celui-ci prend en charge les frais professionnels supplémentaires qui en résultent. Le local utilisé doit être exclusivement dédié au travail et séparé des espaces privés. En revanche, si le télétravail est volontaire et qu’un poste de travail est disponible dans l’entreprise, aucun remboursement n’est dû.
Vêtements de travail
Les vêtements de travail usuels ne font pas partie des frais professionnels remboursables. Toutefois, l’employeur prend en charge les uniformes, équipements de protection, leur entretien, nettoyage et remplacement. Ainsi, des vêtements de protection sur chantier sont fournis par l’employeur, tandis qu’un employé de banque porte généralement ses propres vêtements.
Important: tout uniforme obligatoire doit obligatoirement être financé par l’employeur.
Véhicules à moteur
Lorsque l’usage d’un véhicule est requis pour l’activité professionnelle, les frais professionnels liés à son utilisation doivent être remboursés. Cela comprend :
- amortissements, assurances, impôts sur le véhicule,
- frais de carburant, entretien, réparations, pneus, équipements hivernaux.
Seuls les déplacements professionnels sont remboursés. Les déplacements privés restent à la charge de l’employé. En pratique, un forfait kilométrique est généralement appliqué.
Astuce de la pratique: les clubs automobiles publient des barèmes indicatifs utiles.
Accidents de la circulation en mission
Les accidents subis avec un véhicule personnel pendant les déplacements professionnels génèrent fréquemment des litiges. Il est recommandé que l’employé souscrive une assurance casco remboursée par l’employeur. À défaut, l’employeur couvre les dommages sauf si la responsabilité de l’employé est engagée.
Remboursement de frais
L’employé doit justifier de la nécessité et du montant des frais professionnels engagés (sauf frais forfaitaires). Un décompte détaillé et des justificatifs sont requis, souvent via des formulaires standards.
Le remboursement intervient généralement avec le versement du salaire. Pour les frais récurrents, une avance mensuelle est recommandée.
Forfaits de frais
En lieu et place du remboursement effectif, des forfaits peuvent être convenus contractuellement (contrat individuel, CTT ou CCT). Les règlements internes annexés au contrat sont également valables.
Ces forfaits doivent couvrir les frais effectifs. Les véritables frais professionnels sous forme de forfaits ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Toutefois, d’un point de vue fiscal et AVS, ils sont considérés comme salaire si la charge effective n’est pas démontrée.
