Frais professionels: Définition pratique et principes du remboursement

En bref

Il faut rembourser les frais professionels engagés par les employés qui sont nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Cela concerne les dépenses qui sont requises dans le cas de l’activité contractuelle.

Les frais de déplacement doivent être remboursés dans la mesure où le transport est nécessaire et qu’il ne relève pas d’un déplacement au lieu de travail.

Les frais de repas et de logement doivent également être remboursés par l’employeur lorsque le collaborateur ou la collaboratrice doit prendre ses repas à l’extérieur. L’employeur peut mettre à disposition des vêtements de travail spéciaux ou alors il les rembourse.

De même, les autres frais indispensables doivent être remboursés par lui.

Bases légales

Code des obligations

• Article 327: Instruments de travail, matériaux et frais
• Article 327a: Frais en général Article
• 327b: Frais, véhicule à moteur
• Article 327c : Frais : Echéance

Qu’est-ce qui fait partie des frais professionnels?

L’employé a droit au remboursement de ses frais pour autant qu’ils s’avèrent nécessaires dans le cadre de son activité contractuelle. Sont ainsi sous-entendus les dépenses qui sont nécessaires lorsque l’employé s’acquitte de ses obligations de manière correcte et scrupuleuse. En font par exemple partie:

• les billets de train et d’avion respectivement les indemnités kilométriques pour les voyages d’affaires
• les notes de téléphone
• les frais de port
• ainsi que les notes d’hôtel et de repas sur des lieux de travail extérieurs
• les frais de dédouanement et de visa
• etc.

Si les frais doivent être intégralement remboursés (c’est-à-dire les frais d’hébergement sans déduction des autres frais journaliers), des forfaits cohérents devraient toutefois être fixés. En cas de séjours prolongés à l’étranger, les frais relatifs aux journées non travaillées ou lorsque la personne est malade doivent également être pris en charge.

Point 1: Transport vers le lieu de travail

Les frais professionels liés au transport vers le lieu de travail sont à la charge de l’employé.

Si, par contre, la prestation de travail s’effectue à l’extérieur (c’est-à-dire pas sur le lieu contractuel de travail, ni au lieu d’exploitation ni au domicile de l’employé), alors il faut rembourser les dépenses. Cela s’applique notamment aux monteurs de service, dans le bâtiment et pour les voyageurs de commerce. Lorsqu’un employeur transfère un employé sur un nouveau lieu de travail, il doit prendre en charge les frais liés à l’allongement du trajet au lieu de travail selon une décision du Tribunal fédéral. Dans un cas concret, le Tribunal fédéral a décidé qu’une telle modification unilatérale du contrat ne pouvait être admise que si les frais supplémentaires de transport et les repas étaient remboursés à l’employée concernée.

Point 2: Appareils et matériaux

Il relève également des obligations de l’employeur de mettre à disposition de l’employé tous les appareils et matériaux dont celui-ci a besoin pour effectuer son travail.

A l’inverse: si l’employé met à disposition des appareils et des matériaux personnels en accord avec l’employeur, il doit alors recevoir une indemnisation compensatoire à cet effet.

Point 3: Vêtements de travail

Les vêtements de travail ne font généralement pas partie des dépenses soumises à remboursement. Toutefois, les uniformes, les vêtements spéciaux de protection, etc., ainsi que leur entretien, leur nettoyage et leur remplacement doivent être financés par l’employeur.

Dans la pratique, on peut constater si les vêtements de travail nécessaires peuvent également être portés pour les loisirs et dans quelle proportion ils sont vraiment utilisés. Il est par exemple logique qu’un employé de banque vienne avec ses propres vêtements alors que, sur un chantier, les vêtements de protection nécessaires seront mis à disposition.

Important!
Un uniforme obligatoire est dans tous les cas à faire financer par l’employeur. L’obligation de paiement ne peut pas être refusée.

Point 4: Véhicules à moteur

Lors de l’utilisation nécessaire d’un véhicule à moteur à des fins professionnelles, les frais doivent être remboursés à l’employé.

Lors de l’utilisation d’un véhicule privé, il faut rembourser non seulement les charges d’utilisation (amortissements) mais aussi les frais d’assurance, les impôts sur le véhicule, etc.

Par ailleurs, les frais d’exploitation et d’entretien tels que les frais d’essence, d’huile, les pneus, l’équipement hivernal, la maintenance, les réparations et les services doivent aussi être remboursés. Les frais remboursés ne concernent que les déplacements professionnels alors que les déplacements privés sont à la charge de l’employé.

En règle générale, ces frais professionels sont convertis dans un forfait kilométrique.

Astuce de la pratique:
Les clubs automobiles donnent des indications relatives au montant des forfaits.

Point 5: Accidents avec des véhicules à moteur

Les accidents avec son propre véhicule que l’employé subit pendant les déplacements professionnels constituent des points fréquents de litige.

Il est recommandé d’obliger l’employé à conclure une assurance casco et de la lui rembourser. Ensuite, il ne reste à évoquer, en cas d’accident, que les questions de comportement et de perte de bonus. En cas de défaut d’une assurance de ce genre, il faut régler le dommage subi. Présenté de manière simplifiée, l’employeur est obligé de s’en acquitter dans le cadre de ses obligations de responsabilité sauf si la responsabilité de l’employé peut être engagée.

Remboursement de frais

Point 1: Délais de paiement

L’employé doit pouvoir justifier de la nécessité comme du montant des dépenses engagées (exception: frais discrétionnaires et dépenses forfaitaires). Il doit établir un décompte détaillé des frais et joindre les pièces justificatives afférentes. En règle générale, on utilise des formulaires de frais.

Il faut verser le remboursement des frais avec le salaire. En cas de frais intervenant régulièrement (et pas seulement pour des frais occasionnels), une avance mensuelle est au minimum recommandée. Dans la pratique, ce régime ne pose pas de problèmes pour autant que des discussions précises aient lieu à propos des échéances.

Point 2: Forfaits de frais

A la place du remboursement effectif des frais sur la base d’un décompte, on peut verser un forfait. Il faut convenir celui-ci par contrat (contrat individuel de travail, contrat type ou convention collective de travail). Une indication dans le contrat relative aux règlements existants est admise pour autant que ceux-ci soient remis et qu’ils fassent partie intégrante du contrat.

Il faut concevoir les forfaits de telle sorte qu’ils couvrent les frais effectifs. En présence de véritables forfaits de frais, aucune déduction n’est due au titre des assurances sociales. Les dépenses forfaitaires versées sont toutefois considérées comme un salaire d’un point de vue d’assurance et fiscal.