Justificatifs comptables: Pas d’écriture sans justificatif
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Exigences relatives aux justificatifs comptables
Les justificatifs comptables sont des documents électroniques ou papier servant à prouver (justifier) des opérations financièrement pertinentes au sein de l’entreprise. Ils doivent notamment contenir les informations suivantes:
- Date d’émission
- Type de justificatif / Libellé de l’opération
- Montant et devise
- Mention d’imputation et de comptabilisation
- Numéro du justificatif
- Visa (signature de validation)
- Émetteur du justificatif
Les justificatifs comptables peuvent être classés selon plusieurs critères:
Selon leur origine:
- Justificatif original: tels que factures, débits bancaires, avis de crédit
- Justificatif complémentaire: pour des opérations telles que les amortissements, les régularisations temporelles, les extournes, etc.
Selon l’objet:
- Justificatifs bancaires
- Pièces de caisse
- Bulletins de salaire
- Factures fournisseurs
- Factures clients
- Quittances
- Notes de crédit
Recommandations de produits
Selon leur provenance:
- Justificatifs internes (établis par l’entreprise)
- Justificatifs externes (provenant de tiers)
- Justificatifs comptables de remplacement (créés en l’absence du document original)
On distingue également:
- Justificatifs unitaires: concernant une seule opération
- Justificatifs collectifs: regroupant plusieurs opérations
La comptabilisation des pièces justificatives suit le principe EVA, en trois étapes:
- E: Enregistrement des justificatifs
- V: Traitement des justificatifs
- A: Archivage / sortie des données traitées
Des exigences supplémentaires relatives à l’enregistrement, au traitement et à la conservation des justificatifs sont fixées dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).
Conformément à l’art. 2, al. 1 de l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), l’enregistrement des pièces justificatives doit respecter les principes commerciaux reconnus, autrement dit les règles d’une comptabilité régulière. Lorsqu’elles sont enregistrées et conservées de manière électronique ou selon un procédé équivalent, les principes d’un traitement régulier des données doivent également être respectés (art. 2, al. 2 Olico).
Les justificatifs comptables doivent être enregistrés et conservés de manière à ce qu’aucune modification ne puisse être apportée sans qu’elle soit détectable (art. 3 Olico). De plus, leur conservation doit permettre de reconstituer fidèlement l’opération ou les faits économiques sous-jacents à l’écriture comptable.
En ce qui concerne la conservation, il convient également de s’assurer que les pièces justificatives soient conservées avec soin, dans un ordre approprié et protégées contre toute détérioration (art. 5 Olico). Par ailleurs, elles doivent pouvoir être consultées et vérifiées dans un délai raisonnable par une personne autorisée, et ce jusqu’à l’expiration du délai de conservation (art. 6, al. 1 Olico).
