Absences: Comment mieux les gérer
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EN BREF
La gestion de l'absentéisme dépasse le simple suivi administratif ; elle exige une approche proactive centrée sur la prévention et le dialogue. Pour les responsables RH, l'enjeu consiste à outiller les managers, à formaliser des procédures claires et à cultiver un climat de confiance permettant des entretiens de retour bienveillants. Le taux d'absentéisme doit être analysé comme un symptôme du climat de travail, nécessitant une comparaison sectorielle et une analyse qualitative plutôt que punitive.
À retenir:
- L'absentéisme ne diminue jamais par la sanction ou un contrôle excessif, mais par la prévention.
- Des outils fiables et un reporting rigoureux sont indispensables pour centraliser les données.
- Les managers doivent être formés pour mener des entretiens de retour centrés sur le collaborateur.
- Le responsable RH joue un rôle clé d'accompagnement et de médiation entre la direction et les équipes.
- Une analyse fine et sectorielle est nécessaire pour situer le niveau d'absentéisme de l'entreprise.
Jacqueline Chorand
Jacqueline Chorand est psychologue clinicienne de formation et a une expérience de près de 30 ans dans les ressources humaines et la communication. Elle a en particulier occupé en Suisse la fonction de DRH dans plusieurs entreprises. Elle conseille aujourd’hui les entreprises et fait des formations sur mesure pour les managers dans de nombreux domaines RH: leadership, conduite du changement, gestion des conflits, prévention du stress et du burn out. Elle est aussi coach et consultante et intervient dans des diagnostics d’équipe pour construire des solutions adaptées aux problématiques rencontrées.
Aides de travail appropriées
Comment un responsable RH peut-il mieux gérer et prévenir l'absentéisme dans une PME ?
Voici une liste de quelques actions possibles pour améliorer la prévention et la gestion des absences, fruit de mon expérience :
- Mettre en place au sein de l’entreprise un suivi des absences avec des outils fiables pour suivre et remonter les absences, les centraliser dans l’entreprise. Viser un reporting efficace et rigoureux.
- Sensibiliser et responsabiliser les managers pour qu’ils entrent des données fiables dans les systèmes et ce, en temps réel.
- Communiquer à chaque manager le suivi des absences et les résultats.
- Formaliser et communiquer à l’ensemble des collaborateurs, une procédure sur les modalités de déclaration des absences.
- Informer et former les managers sur la politique RH et les objectifs visés.
- Etablir un lien de confiance entre les RH et les managers en les suivant régulièrement dans le travail auprès de leurs équipes, en abordant avec eux des aspects plus généraux que la gestion d’absences.
- Former les managers et leur donner des outils pour mieux conduire les entretiens de retour. Leur apprendre à ne pas banaliser l’absence et à mener des entretiens de retour bienveillants, qualitatifs et centrés sur le collaborateur. Les managers doivent garder le lien avec le collaborateur malade. Ils reçoivent des messages contradictoires du service RH du type : « Il ne faut pas appeler les collaborateurs chez eux … Il y a la protection des données personnelles, etc. Votre collaborateur s’est plaint au service RH suite à votre appel chez lui … ». De fait, les managers baissent les bras et laissent faire les RH plutôt que d’être pris en faute sur des sujets mal maîtrisés. Ils renoncent donc à gérer ce problème, d’autant qu’ils doivent aussi gérer l’absence de manière concrète : remplacer le collaborateur, répartir la charge de travail, anticiper le futur, etc.
- Viser et traiter les absences possiblement « abusives » (absences perlées, absences courtes fréquentes), sachant que le simple fait d’être attentif à ces absences dans une équipe les réduit.
- Faire un suivi régulier des absences longue maladie au service RH en travaillant avec les différents partenaires (service santé du personnel, assurances, AI) et tenir informés les managers de l’évolution des cas, dans le respect du secret médical.
- Travailler avec les managers pour augmenter leur leadership et améliorer le climat de travail : formaliser une vision et des objectifs communs pour développer l’esprit d’équipe, mettre en place un plan de communication managérial.
- Valoriser et remercier les collaborateurs face à certains efforts exigeant de leur part une grande disponibilité.
Le responsable RH joue un rôle fondamental pour accompagner les managers à la mise en place d’une politique de prévention et de gestion de l’absentéisme.
Le taux d’absentéisme n’est qu’un des symptômes du climat de travail d’une entreprise ou du fonctionnement d’une équipe. Il mérite une analyse plus générale.
Pour situer le niveau de son taux d’absentéisme (haut ou bas), chaque entreprise doit pouvoir se comparer avec des entreprises similaires, dans le même secteur d’activité, et réaliser une analyse fine et qualitative de ses absences en travaillant avec les managers.
Checklist pratique
- Implémenter un outil de suivi centralisé et fiable pour toutes les absences.
- Sensibiliser les managers à l'importance de la saisie de données en temps réel.
- Communiquer systématiquement les résultats et le suivi des absences aux équipes de direction.
- Formaliser et diffuser une procédure claire pour la déclaration des absences.
- Organiser des formations RH pour les managers sur la politique de l'entreprise.
- Établir un lien de confiance régulier avec les managers pour aborder les enjeux d'équipe.
- Former les managers à la conduite d'entretiens de retour bienveillants et qualitatifs.
- Traiter spécifiquement les absences courtes et fréquentes (absences perlées).
- Assurer un suivi collaboratif des absences longues avec les partenaires (médecine du travail, AI).
- Valoriser les efforts des collaborateurs pour renforcer l'engagement et le climat de travail.
Les points clés à retenir
- Le taux d’absentéisme ne baisse jamais par la sanction ou un contrôle excessif.
- Ne pas banaliser l’absence et veiller à mener des entretiens d’écoute en prêtant attention aux signaux envoyés par les collaborateurs.
- Le responsable RH doit accompagner les managers à analyser qualitativement les absences de son équipe et réfléchir sur les actions appropriées à mettre en place.
- Des outils fiables sont nécessaires pour suivre et quantifier les absences.
FAQ: Absences
Comment éviter que les managers n'hésitent à contacter un collaborateur absent ?
Il est crucial de former les managers à la distinction entre le suivi bienveillant et le harcèlement, tout en clarifiant les protocoles de protection des données. Les RH doivent accompagner les managers dans cette démarche pour éviter qu'ils ne se sentent seuls face aux contradictions entre le suivi humain et la réglementation.
Quelle est la meilleure approche pour réduire les absences courtes et fréquentes ?
La simple attention portée à ces absences par l'équipe de direction suffit souvent à les réduire. Il est essentiel de ne pas les banaliser et de traiter le sujet lors des entretiens individuels pour identifier les causes sous-jacentes.
Comment évaluer si le taux d'absentéisme de mon entreprise est anormalement élevé ?
Il faut comparer le taux avec celui d'entreprises similaires du même secteur d'activité et réaliser une analyse qualitative des motifs d'absence en collaboration avec les managers, plutôt que de se fier uniquement au chiffre brut.
Quel est le rôle exact du responsable RH face aux absences longues ?
Le responsable RH doit coordonner le suivi avec les partenaires externes (médecine du travail, assurances, AI) tout en tenant les managers informés de l'évolution des cas, dans le strict respect du secret médical.
La sanction est-elle un moyen efficace de lutter contre l'absentéisme ?
Non, le taux d'absentéisme ne baisse jamais par la sanction ou un contrôle excessif. Une approche basée sur l'écoute, la prévention et l'amélioration du climat de travail est nettement plus efficace.
