Entretien de retour: Guide à suivre après un arrêt-maladie
Contenu
EN BREF
L'entretien de retour après une absence pour maladie est un moment clé pour la réintégration, à condition de distinguer clairement le soutien nécessaire du traitement illicite de données de santé. Ce dialogue, mené par le supérieur hiérarchique direct et idéalement le jour de la reprise, vise à souhaiter la bienvenue, vérifier la capacité de travail et planifier les mesures d'accompagnement sans jamais s'immiscer dans le diagnostic médical. Un procès-verbal succinct est recommandé uniquement lorsque des engagements spécifiques sont pris.
À retenir:
- L'entretien doit se dérouler en tête-à-tête dans un cadre confidentiel, et non sur le lieu de travail ouvert.
- Le supérieur hiérarchique direct est le premier interlocuteur, sauf nécessité d'autres intervenants pour des cas complexes.
- L'objectif est de vérifier la capacité de travail et de planifier la réintégration, sans questionner sur la cause médicale précise.
- Un climat de confiance doit être instauré dès l'ouverture de l'entretien pour faciliter la réintégration.
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Comment mener un entretien de retour après un arrêt-maladie en respectant la vie privée et la réintégration?
Pour gérer l’entretien de retour après une absence maladie, nous vous conseillons le cadre suivant:
- Chaque personne revenant d’une absence pour incapacité de travail bénéficie d’un entretien.
- Le supérieur hiérarchique direct mène le premier entretien. Si des entrevues supplémentaires s’avèrent indispensables ou s’il s’agit d’un entretien de répétition, d’autres intervenants peuvent être consultés en fonction des nécessités.
- L’entretien a lieu au plus près de l’évènement, si possible le jour du retour. Pour de longs entretiens, organiser un rendez-vous au lieu de convoquer sur le champ une collaboratrice ou un collaborateur.
- L’entretien est confidentiel, il n’est pas mené sur le lieu de travail mais en tête-à-tête dans le bureau du supérieur.
- Rédiger un procès-verbal succinct de l’entretien lorsque qu’il porte sur des faits particuliers exigeant la prise d’engagements.
Buts de l’entretien de retour
Lors d’absences peu fréquentes ou de courte durée pour maladie telles qu’une grippe passagère, etc. En tant que supérieur hiérarchique direct, vous menez l’entretien de retour si possible le jour même de la reprise du travail, entretien le plus souvent bref et toujours en tête-à-tête.
Les buts de l’entretien sont :
- Souhaiter la bienvenue, manifester de l’intérêt.
- Examiner si l’état de santé permet d’effectuer toutes les tâches et convenir si nécessaire des mesures à prendre.
- Informations concernant la durée de l’absence.
- Convenir ou planifier les mesures d’amélioration à mettre en place en cas de difficulté de remplacement.
- Discuter des affaires en suspens, assurer le soutien.
Schéma d’entretien
Nous vous conseillons de suivre le schéma suivant :
- Instaurez un climat de confiance: faites comprendre à la collaboratrice ou au collaborateur que son retour vous réjouit.
Nous sommes heureux de vous voir à nouveau parmi nous, moi tout particulièrement. Vous nous manquiez déjà.» - Prenez des nouvelles de sa santé et clarifiez si son état actuel lui permet d’effectuer toutes les tâches ou si d’autres absences pour raison médicale sont encore prévues.
Comment allez-vous? Vous sentez-vous de nouveau en pleine forme pour reprendre le travail? Avez-vous des rendez-vous chez le médecin susceptibles de restreindre votre présence au travail?» - Mettez la collaboratrice ou le collaborateur au courant de la vie de l’entreprise durant sa brève absence.
Hier, la direction a décidé ... . Monsieur Meier de la société Muster SA s’est informé de la situation de sa commande. Je lui ai répondu que dans tous les cas les échéances pourront être respectées. Pourriez-vous le rappeler, s’il vous plaît, car il m’a paru un peu inquiet. Je n’y ai pas fait allusion, c’est sûrement mieux si vous vous en chargez.»
Checklist pratique
- Organiser l'entretien le jour même de la reprise ou au plus près de l'événement.
- Réserver un bureau privé pour garantir la confidentialité absolue de l'échange.
- Commencer par souhaiter la bienvenue et manifester de l'intérêt sincère pour le collaborateur.
- Demander si l'état de santé permet d'effectuer toutes les tâches sans aborder le diagnostic.
- Clarifier si de nouveaux rendez-vous médicaux sont prévus qui pourraient restreindre la présence.
- Informer brièvement de la vie de l'entreprise et des dossiers en suspens durant l'absence.
- Proposer des mesures d'amélioration si le remplacement a été difficile ou si des ajustements sont nécessaires.
- Conclure en réitétant le soutien et en fixant un prochain point de suivi si besoin.
- Rédiger un procès-verbal succinct uniquement si des engagements spécifiques ont été pris.
- Si, par exemple, son remplacement ne s’est pas passé sans difficulté: réfléchissez avec la collaboratrice ou avec le collaborateur aux améliorations à mettre en œuvre.
J’ai encore un soucis. Il s’est avéré plus difficile que prévu de retrouver les documents relatifs à la commande Meister. Une difficulté que nous prenons comme une chance de progresser encore. Pour l’instant, votre première tâche est de traiter les affaires en suspens. Pourrions-nous discuter la semaine prochaine de ce qu’il serait encore possible d’améliorer? Disons mardi à 11.30 heures, cela vous va-t-il?»
«D’ici là, vous aurez déjà peut-être trouvé quelques idées.» ou «Pouvez-vous, s’il vous plaît, me faire une proposition pour améliorer sensiblement notre organisation, afin que nous soyons encore mieux armés pour faire face à une situation similaire. Je vous en remercie.» - Discuter de la pile des dossiers en suspens.
Comme déjà précisé, vous allez tout d’abord examiner vos suspens. Informez-moi, s’il vous plaît, si vous relevez des faits particuliers ou s’il devait y avoir un risque de retard dans le traitement d’une commande, afin que nous puissions prendre ensemble les mesures utiles.» - Conclusion
Bien! Avez-vous encore des questions? Encore une fois, je suis heureux(se) de constater l’amélioration de votre santé. Je vous souhaite (encore) une excellente reprise.»
FAQ: Entretien de retour
Un employeur a-t-il le droit de demander des détails sur la maladie lors de l'entretien de retour ?
Non, l'employeur ne peut pas exiger de détails sur la nature de la maladie ou le diagnostic. L'entretien doit se concentrer sur la capacité de travail et la réintégration, en respectant strictement la protection des données personnelles.
Qui doit mener l'entretien de retour en Suisse ?
C'est généralement le supérieur hiérarchique direct qui mène le premier entretien. D'autres intervenants, comme les ressources humaines ou un médecin du travail, ne doivent intervenir que si des circonstances particulières l'exigent.
Faut-il toujours rédiger un procès-verbal après cet entretien ?
Non, un procès-verbal n'est nécessaire que lorsque l'entretien porte sur des faits particuliers exigeant la prise d'engagements précis. Pour les retours standards, un échange oral suffit.
Comment gérer un retour après une absence longue ou répétée ?
Pour les absences longues, l'entretien doit être plus structuré, éventuellement avec d'autres intervenants, et inclure une réflexion approfondie sur les aménagements de poste ou les mesures d'amélioration pour faciliter la réintégration durable.
