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Rédaction professionnelle: Pour spécialistes des RH

Une lettre doit donner le ton approprié, le courrier électronique doit être empreint du style correct. A quoi veiller spécialement ici en tant que RH? Quelques astuces pour les annonces de poste, les lettres de refus, etc.

17/11/2021 De: Andrea Kern
Rédaction professionnelle

Rédiger de manière professionnelle

En tant que spécialiste des RH, vous écrivez tous les jours. Vous rédigez des lettres de refus, vous formulez des certificats de travail, des textes pour des annonces de postes ou vous confirmez un entretien de présentation par courriel. Vous avez ainsi besoin non seulement de connaissances techniques approfondies, mais aussi d’un bon style d’écriture. Des astuces de la pratique constituent la clef à une présentation écrite réussie.

1. Utiliser des verbes à la place de noms

Utiliser des verbes rend le texte facilement compréhensible. Cela donne un effet plus direct et plus vivant qu’avec des noms. N’écrivez donc pas «faire preuve d’intérêt », mais «intéresser».

Difficilement compréhensible: Relèvent des tâches le soutien de la directrice du secrétariat, la réalisation de statistiques et la gestion du matériel de bureau.

Facilement compréhensible: Vous aidez la directrice du secrétariat, vous réalisez des statistiques et vous gérez le matériel de bureau.

2. Différencier les hommes et les femmes

L’égalité entre les hommes et les femmes fait partie des tâches des RH. Différenciez donc entre « la collaboratrice» et «le collaborateur », resp. entre «la candidate» et «le candidat ».

Si vous parlez à des groupes mixtes, une virgule peut faciliter la lecture:

Le collaborateur, la collaboratrice peut s’adresser directement à Madame Modèle en cas de question sur le décompte de salaire.

Variante 1: Les collaborateurs peuvent s’adresser directement à Madame Modèle en cas de question sur le décompte de salaire

Variante 2: Quiconque aura une question sur le décompte de salaire pourra s’adresser directement à Madame Modèle.

Les formes courtes telles que «candidat/e» et «candidat-e» ne sont pas très élégantes en termes de typographie. Il ne faut donc les utiliser que dans des cas d’exception ou de manque de place.

3. Formuler positivement

Les négations à l’aide du mot «pas» sont confuses pour notre esprit. Formulez sous forme positive. Cela aura un effet plus sympathique.

Formulation négative: veuillez envoyer votre candidature sous forme électronique car nous ne pourrons pas entrer en matière sur les documents transmis par voie postale.

Formulation positive: veuillez déposer uniquement votre candidature sous forme électronique – merci beaucoup.

4. Ecrire dans un style de vouvoiement

Le destinataire ou la destinataire de la lettre ou du courriel doit être placé eu centre de la communication. Cela s’applique notamment à la première phrase ne commencez pas par «nous», mais utilisez plutôt le style «vous» .

Style peu avenant: Nous nous réjouissons de vous recevoir le 1er décembre 2018 et vous prions de vous adresser à la réception à 08h00.

Style moderne vous: C’est pour bientôt : votre première journée de travail commencera le 1er décembre 2018. Cela nous réjouit. Veuillez vous adresser à la réception à 08h00.

5. Remplacer les formules vieillottes

Vous utilisez d’anciens modèles ou des blocs standards de texte?

C’est possible qu’y figurent des expressions surannées telles que «se tenir à disposition», «éventuelle», «prendre connaissance de», « efforts», «à l’avance», «en référence à» ou «avoir répondu à votre demande».

Remplacez ces vieilleries par des formulations modernes:

Ancien: Nous nous tenons volontiers à votre disposition pour toute question éventuelle sur le contrat de travail.

Moderne: Vous avez des questions sur votre contrat de travail ? Je vous répondrai volontiers sous le tél. XXX XXX XX.

6. Ecrire sous forme active

Avec les formes passives, il est difficile de savoir qui fait quoi. Formulez donc sous forme active. Cela aura un effet personnel et cela créera de la transparence.

Passif: Les candidatures doivent être transmises par courriel.

Actif: Veuillez envoyer votre candidature à jean.legrand@entreprise.ch.

7. Eviter les modes verbaux

Devoir, vouloir, pouvoir: les verbes modaux modifient la déclaration et sont souvent inutiles.

Pas: Nous souhaitons vous remercier sincèrement de votre collaboration de longue durée.

Mieux: Vous travaillez chez nous depuis 15 ans. Nous vous remercions sincèrement de votre fidélité.

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